Slik ser en god tavle for ledige vakter egentlig ut
De fleste tavler for ledige vakter svikter på grunn av små designvalg som er lette å rette opp. Her er forskjellen på en tavle folk faktisk sjekker, og en som i det stille dør hen.
En god tavle for ledige vakter er en tavle der en ansatt kan se på den i ti sekunder og vite nøyaktig hva som er ledig, hva det betaler og om de er kvalifisert, og så ta vakten med to trykk. Hvis det må en SMS til for å forklare vakten, eller en leder som «bare godkjenner den som spør først», er det ikke en tavle. Det er en huskeliste med ekstra mellomledd.
Fem ting enhver ledig vakt må ha
En utlyst vakt som faktisk blir besatt, viser disse opplysningene uten at noen trenger å spørre:
- Nøyaktig dato, starttid og sluttid, ikke «morgenvakt tirsdag»
- Avdeling eller rolle, særlig hvis du har flere avdelinger på samme vaktplan
- Hvorfor vakten er ledig, hvis det er relevant (noen har meldt seg syk, det trengs ekstra bemanning, noen har permisjon). Dette er ikke påkrevd, men det gir færre «hvorfor trenger dere meg?»-spørsmål
- Hvem som kan ta den: En baristavakt skal ikke kunne tas av noen som bare er opplært i kassa
- Hva som skjer når noen har tatt den: Blir den bekreftet automatisk, eller må en leder fortsatt godkjenne?
Hopper du over noe av dette, skaper tavlen forvirring i stedet for å få vaktene dekket. Den vanligste feilen er å legge ut en vakt uten sluttid, slik at ingen vet om de sier ja til tre timer eller åtte.
Åpen, målrettet eller begge deler
Ikke alle ledige vakter bør gå ut til alle. Det er en reell forskjell på:
- Helt åpen: Alle kvalifiserte kan ta den, og førstemann til mølla gjelder. Passer for vakter som må fylles raskt, og der det ikke spiller noen rolle hvem som tar dem.
- Rettet mot et team eller en avdeling: Bare de som jobber i avdelingen, ser den. Passer for å holde spesialiserte vakter utenfor fellespotten.
- Tilbudt noen få først, og deretter åpnet for flere hvis ingen biter på: Begynn smalt, og utvid automatisk etter en fastsatt tid hvis vakten fortsatt ikke er tatt.
Det tredje alternativet er det de fleste tavler mangler, og det er det som faktisk hindrer at vakter blir stående ledige i flere dager. En vakt som legges ut klokka 8 til «den som vil ha den», blir ofte ikke besatt, fordi ingen føler at den er ment for akkurat dem. En vakt som først tilbys tre kvalifiserte personer og deretter åpnes for alle hvis ingen har tatt den i løpet av noen timer, blir fylt raskere, fordi det alltid er noen som føler at det er opp til dem å bestemme seg.
Godkjenning bør ikke bli en flaskehals
Hvis hver vakt som blir tatt, må godkjennes manuelt av en leder før den gjelder, går tavlen aldri raskere enn lederens innboks. Det går fint i et lite team der én person følger tett med. I alt som er større, er det et reelt problem, særlig for natt- og helgevakter, når ingen leder sjekker meldinger.
Bestem på forhånd hvilke vakter som kan bekreftes automatisk i det øyeblikket noen kvalifisert tar dem, og hvilke som virkelig trenger en manuell sjekk, som regel på grunn av fare for overtid, en grense i arbeidsmiljøloven eller en rolle som krever godkjenning. De fleste vakter trenger ikke den siste typen kontroll. Det er når hver eneste forespørsel behandles som om den gjør det, at tavlen blir treg.
Tegn på at tavlen faktisk fungerer
Du vet at den fungerer når:
- Vakter blir tatt i løpet av timer, ikke dager
- Du ikke må sende SMS til folk for å spørre om de vil ha ekstra timer
- Lederne bruker tiden på unntakene, ikke på rutinegodkjenninger
- Loggen viser hvem som tok hvilken vakt og når, uten at noen må rekonstruere det etter hukommelsen
En tavle for ledige vakter som folk sjekker av seg selv, på mobilen, uten å bli minnet på det, gjør jobben sin. Trenger din stadig dytting, ligger problemet som regel ikke hos de ansatte. Det er de manglende opplysningene eller godkjenningssteget som bremser alt.