Avbud 40 minutter før vakten: dette bør du faktisk gjøre

Noen melder avbud 40 minutter før vakten starter. Kjerneproblemet er ikke å finne en erstatter. Problemet er at de fleste ledere prøver å løse det der og da, fra bunnen av, hver eneste gang, i stedet for å ha en fremgangsmåte som gjør det meste av jobben automatisk. Hvis du håndterer avbud på den samme panikkartede måten hver gang, er det ikke et planleggingsproblem du sitter med, men et kommunikasjonsproblem.

Hvorfor de første ti minuttene går galt

Det typiske forløpet ser slik ut: Du sender melding til tre personer du tror kan være ledige, venter på svar og får ett «beklager, kan ikke», ett som ikke svarer og ett «kanskje, skal sjekke». Når du endelig får et svar, har det gått 20 minutter, og vakten er fortsatt ikke dekket. Dette skjer fordi du gjetter hvem som er ledige i stedet for å sjekke det, og fordi du kontakter én og én i stedet for å sende ut til alle som faktisk kan ta vakten.

Noen ting gjør det enda verre:

• Du sender melding bare til dem du kommer på, ikke til dem som faktisk er ledige den dagen
• Du vet ikke hvem som allerede nærmer seg overtid, så du løser ett problem og skaper et nytt
• Det finnes ingen oversikt over hvem som sa ja først, og det fører til dobbeltbooking eller krangel i etterkant
• Du satser på en telefonsamtale når vakten starter om under en time og alle sover eller er på en annen jobb

En fremgangsmåte som fungerer under tidspress

Når noen melder avbud, vil du ha en rekkefølge du kan følge uten å tenke, for det er tenkingen som spiser opp tiden.

1. Få oversikt over hullet med en gang: hvilken vakt, hvilket tidspunkt, hvilken rolle. Ikke begynn å kontakte folk før du vet nøyaktig hva du skal fylle.
2. Send vakten ut til alle kvalifiserte samtidig, ikke til én og én. En oversikt over ledige vakter eller et felles tilbud om vaktbytte gjør dette umiddelbart i stedet for etter tur.
3. Filtrer på hvem som lovlig og rimelig kan ta den. De som allerede jobber den dagen, allerede nærmer seg overtid eller har innvilget fri, bør sorteres bort automatisk, ikke oppdages i etterkant.
4. Ta det første kvalifiserte ja-et og lukk vakten med en gang, så du ikke blir sittende med flere svar og må gå tilbake på ett av dem.
5. Loggfør det: hvem som meldte avbud, hvem som tok vakten, når det ble bekreftet. Dette blir viktig senere hvis det viser seg å være et mønster, eller hvis lønningsansvarlig spør hvorfor noen jobbet en annen vakt enn planlagt.

Grunnen til at en felles utsending slår en telefonkjede, er ikke bare farten. Alle ser det samme tilbudet samtidig, så du lover ikke vakten til to personer ved et uhell, og du glemmer ikke noen som ville ha sagt ja.

Slik blir neste avbud enklere

Du kan ikke forhindre avbud, men du kan begrense skaden hvert av dem gjør.

• Ha godkjenning av fri og vaktplanen på samme sted, slik at innvilget fravær faktisk sperrer vakten, i stedet for at noen glemmer det og ringer den personen ved en feil.
• Ha oversikt over hvor mange timer folk har nå, før krisen er et faktum. Kaller du inn noen som allerede har 38 timer, blir ett problem til et overtidsproblem.
• Gjør det til en selvfølge at de ansatte sjekker ledige vakter på mobilen, ikke bare når en leder sender dem melding. Er folk vant til å ta en titt på oversikten, tar det minutter å fylle et hull, ikke en lang rekke ubesvarte meldinger.
• Når du har hatt noen avbud, bør du se etter et mønster: samme person, samme ukedag, samme type vakt. Noen ganger er løsningen ikke en bedre måte å improvisere på, men en vaktplan som ikke var realistisk i utgangspunktet.

Målet er ikke et system der avbud aldri skjer. Det er et system der ett enkelt avbud koster deg fem minutter i stedet for å ødelegge hele morgenen.