Ny ansatt på vaktplanen: Slik får du de to første ukene til å sitte

De fleste råd om å ta imot nyansatte handler om opplæring: å gå sammen med en erfaren kollega, lære seg kassen og pugge menyen. Det er viktig, men det er ikke det som faktisk får nyansatte til å slutte i uke to. Det er kaos rundt vaktplanen: vakter som ikke stemmer med det de ble lovet, ingen anelse om hvordan de ber om fri, og usikkerhet om hvem de skal sende melding til når de blir forsinket. Får du vaktplanen på plass, sitter opplæringen også mye bedre.

Før den første vakten

Forholdet til vaktplanen begynner før den nyansatte har stemplet inn for første gang. Dette bør være ordnet på forhånd:

• Få tilgjengeligheten bekreftet skriftlig, ikke bare i intervjuet. Folk sier «jeg kan jobbe helger» når de mener «helst ikke». Få ned konkrete dager og klokkeslett før du setter opp de to første ukene deres.
• Avklar forventningene til antall timer, særlig i deltids- og sesongstillinger. Hvis du ansatte dem med tanke på 15 timer i uka, ikke sett dem opp på 30 i første uke fordi dere mangler folk. Det skaper en presedens du ikke klarer å holde.
• Legg dem inn i vaktplansystemet før første arbeidsdag, ikke etterpå. Hvis de ikke kan se den første vakten sin før de faktisk står på jobb, kan de ikke planlegge rundt den. Det kan heller ikke den som tar vakten for dem hvis noe endrer seg.
• Gi dem rutinen for vaktbytte og fri på første dag, selv om du synes det er for tidlig. Nyansatte er de som mest sannsynlig får en kollisjon i timeplanen den første måneden, for eksempel et familiearrangement eller endrede arbeidstider i en annen jobb. De må vite at rutinen finnes før de trenger den.

De to første ukene: overlapp og forutsigbarhet

Nyansatte trenger to ting fra vaktplanen som erfarne ansatte ikke trenger: overlapp med noen som kan svare på spørsmål, og forutsigbarhet. Ikke sett en helt ny ansatt alene på vakt, og ikke gi dem et helt annet vaktmønster med noen dagers mellomrom mens de fortsatt lærer seg rytmen i jobben.

En enkel fremgangsmåte som fungerer for de fleste team som jobber i vakter:

1. Sett opp den første uka med mest mulig overlapp med en opplæringsansvarlig eller vaktleder.
2. Hold vakttidene stabile de to første ukene, med samme starttid og lignende dager, selv om de etter hvert skal gå i turnus.
3. Unngå stengevakter og alenevakter til de har hatt minst noen hele vakter med noen som følger dem opp.
4. Ta en prat rundt dag 10, ikke dag 30. Innen dag 30 har du enten allerede mistet dem eller allerede løst problemet.

Der ledere faktisk bommer

Feilene som går igjen oftest, er ikke dramatiske. Det er små hull som hoper seg opp:

• Å sette opp vaktplanen for uke tre før den nyansatte i det hele tatt har jobbet uke én, slik at den faktiske tilgjengeligheten og innsatsen deres aldri blir tatt med i betraktningen.
• Å gå ut fra at en nyansatt forstår oversikten over ledige vakter eller byttesystemet bare fordi det ble nevnt én gang under introduksjonen.
• Å bruke en nyansatt som fleksibel reserve til å tette hull i bemanningen før de har fått ordentlig fotfeste i rollen.

Hvis du bruker vaktplanverktøyet i helloswap for nyansatte og legger dem inn i en eksisterende gjentakende ukemal, er de første vaktene deres synlige og stabile fra første dag. Du slipper å legge inn noe manuelt på nytt, og det blir ingen glipe mellom «ansatt» og «på vaktplanen». Bare det fjerner en av de mer vanlige grunnene til at det går galt den første uka: en nyansatt som møter opp klar til å jobbe og oppdager at ingen egentlig har dem på radaren ennå.

Å ta imot nyansatte handler like mye om vaktplanlegging som om opplæring. Behandle de to første ukene som en egen fase med egne regler, så vil færre nyansatte falle fra før de har fått en reell sjanse til å lære jobben.