Svona lítur góð tafla yfir lausar vaktir út

Góð tafla yfir lausar vaktir er þannig að starfsmaður getur litið á hana í tíu sekúndur, séð nákvæmlega hvað er laust, hvað það borgar og hvort hann megi taka vaktina – og tekið hana með tveimur smellum. Ef það þarf SMS til að útskýra vaktina, eða yfirmann sem „samþykkir bara þann sem spyr fyrstur“, þá er þetta ekki tafla heldur verkefnalisti með aukaskrefum.

Fimm atriði sem hver laus vakt þarf

Auglýsing um lausa vakt sem raunverulega tekst að manna sýnir þessar upplýsingar án þess að nokkur þurfi að spyrja:

• Nákvæm dagsetning, upphafstími og lokatími – ekki „morgunvakt á þriðjudag“
• Deild eða starf, sérstaklega ef margar deildir eru á sama vaktaplani
• Af hverju vaktin er laus, ef það skiptir máli (forföll, aukamönnun, einhver í leyfi) – þetta er ekki nauðsynlegt en fækkar spurningum á borð við „af hverju þurfið þið mig?“
• Hverjir mega taka hana – sá sem hefur eingöngu fengið þjálfun á kassa á ekki að geta tekið vakt kaffibarþjóns
• Hvað gerist eftir að einhver tekur vaktina – er hún staðfest sjálfkrafa eða þarf yfirmaður enn að samþykkja hana?

Vanti eitthvert þessara atriða verður taflan uppspretta ruglings í stað þess að tryggja mönnun. Algengustu mistökin eru að auglýsa vakt án lokatíma, svo enginn veit hvort hann er að taka að sér þrjá tíma eða átta.

Opin, afmörkuð eða hvort tveggja

Ekki á hver laus vakt að fara til allra. Það er raunverulegur munur á:

1. Alveg opin – allir sem hafa tilskilda hæfni geta tekið hana og fyrstur kemur, fyrstur fær. Hentar fyrir vaktir sem þarf að manna fljótt og þar sem engu skiptir hver tekur þær.
2. Afmörkuð við teymi eða deild – aðeins starfsfólk þeirrar deildar sér hana. Hentar til að halda sérhæfðum vöktum utan almenna pottsins.
3. Boðin fáum útvöldum fyrst og síðan opnuð fleirum ef enginn tekur hana – byrjað er þröngt og hópurinn stækkaður sjálfkrafa eftir ákveðinn tíma ef vaktin er enn laus.

Þriðja leiðin er sú sem flestar töflur vantar, og það er einmitt hún sem kemur í veg fyrir að vaktir standi lausar dögum saman. Vakt sem er auglýst klukkan 8 að morgni fyrir „hvern sem vill“ helst oft ómönnuð vegna þess að engum finnst hún beinlínis ætluð sér. Vakt sem er fyrst boðin þremur hæfum starfsmönnum og síðan opnuð öllum ef enginn hefur tekið hana innan nokkurra klukkustunda mannast hraðar, því þá finnst alltaf einhverjum að það sé í hans höndum að ákveða.

Samþykki á ekki að vera flöskuháls

Ef yfirmaður þarf að samþykkja hverja tekna vakt handvirkt áður en hún tekur gildi er taflan aðeins jafnfljót og pósthólf yfirmannsins. Það gengur í litlu teymi þar sem einn fylgist grannt með. Á stærri vinnustöðum er það hins vegar raunverulegt vandamál, sérstaklega á nætur- og helgarvöktum þegar yfirmaður er ekki að fylgjast með skilaboðum.

Ákveddu fyrir fram hvaða vaktir staðfestast sjálfkrafa um leið og einhver sem uppfyllir skilyrðin tekur þær, og hverjar þarf í raun að fara yfir – yfirleitt vegna hættu á yfirvinnu, marka sem kveðið er á um í vinnulöggjöf eða starfs sem krefst samþykkis. Flestar vaktir þurfa ekki slíka yfirferð. Það er einmitt það að meðhöndla hverja töku eins og hún þurfi þess sem gerir töflurnar hægvirkar.

Merki um að taflan virki

Þú veist að hún virkar þegar:

• Vaktir eru teknar innan nokkurra klukkustunda, ekki daga
• Þú þarft ekki sjálfur að senda fólki skilaboð til að spyrja hvort það vilji bæta við sig tímum
• Yfirmenn verja tíma sínum í undantekningar, ekki í hefðbundin samþykki
• Ferillinn sýnir hver tók hvaða vakt og hvenær, án þess að nokkur þurfi að rifja það upp eftir minni

Tafla yfir lausar vaktir sem fólk skoðar af sjálfsdáðum, í símanum, án þess að vera minnt á það, gegnir sínu hlutverki. Ef stöðugt þarf að reka á eftir fólki er vandinn yfirleitt ekki starfsfólkið – heldur upplýsingarnar sem vantar eða samþykktarskrefið sem hægir á öllu.