Eitt vaktaplan, fimm deildir: hagnýtar leiðbeiningar um uppsetningu

Ef þú stýrir fyrirtæki með fleiri en eina deild – sal og eldhús, verslunargólf og lager, legudeildir og móttöku – er stóri vandinn við vaktaskipulagið ekki að búa til vaktirnar sjálfar. Hann felst í því að halda deildunum samstilltum án þess að allir stjórnendur þurfi að fara í gegnum sama flöskuhálsinn. Vaktaskipulag eftir deildum leysir þetta með því að gefa hverju teymi eigin sýn og eigin reglur en halda öllu í einu sameiginlegu kerfi, þannig að eigandinn eða rekstrarstjórinn sér áfram heildarmyndina.

Hvers vegna eitt óskipt vaktaplan gengur ekki upp

Einfalt, óskipt vaktaplan virkar ágætlega í tíu manna verslun með einn vaktstjóra. Það hættir að virka um leið og annarri deild er bætt við, því þá gerist tvennt samtímis:

• Sá sem setur upp vaktaplanið þarf að hafa mönnunarreglur, réttindakröfur og vaktamynstur allra deilda í kollinum á sama tíma.
• Starfsfólk sem flettir í gegnum vaktaplanið þarf í huganum að sigta frá vaktir sem eru ekki þess, og það leiðir til vakta sem gleymast og ruglingslegra beiðna um vaktaskipti.

Þegar þú ert kominn með eldhús og veitingasal, eða vöruhús og sendibílaflota, hættir þetta að vera smávægilegt ónæði og fer að kosta raunverulegar vinnustundir í leiðréttingar og rugling.

Hvað skipting eftir deildum skilar í raun

Að skipta vaktaplaninu eftir deildum snýst ekki um að loka teymi af hvert frá öðru – heldur um að láta það hver skipuleggur hvað og hver sér hvað endurspegla hvernig vinnan er í raun skipulögð.

• Sjálfstætt skipulag. Eldhússtjóri getur sett upp og breytt vöktum síns teymis án þess að snerta vaktaplanið í salnum eða þurfa að skilja það, og öfugt.
• Skýrari sýn fyrir starfsfólk. Starfsfólk sér sjálfgefið aðeins vaktir sinnar deildar, svo enginn vafi leikur á því hvaða lausu vaktir eiga við um það.
• Reglur fyrir hverja deild. Kröfur um réttindi, lágmarksmönnun og lengd vakta eru oft ólíkar eftir deildum – vaktaplan starfsfólks í aðhlynningu og vaktaplan í móttöku þurfa ekki að lúta sömu takmörkunum.
• Hraðari samþykktir. Beiðnir um vaktaskipti og frí fara til stjórnandans sem raunverulega þekkir teymið, í stað þess að hrannast upp í einu pósthólfi þar sem einhver þarf að vinna úr þeim seinna.
• Yfirsýn yfir allt fyrirtækið helst óskert. Eigendur og rekstrarstjórar geta skoðað allar deildir í einu til að sjá heildarlaunakostnað, frí sem skarast eða deild sem er orðin undirmönnuð án þess að mikið beri á.

Þetta er jafnvægið sem skiptir máli: aðskilnaður fyrir þá sem sinna vaktaskipulaginu dags daglega og sameiginleg sýn fyrir þann sem ber ábyrgð á fyrirtækinu í heild.

Uppsetning án þess að skapa ný vandamál

Nokkur hagnýt atriði tryggja að vaktaskipulag eftir deildum virki vel í stað þess að vera bara aukið skipulag skipulagsins vegna:

1. Dragðu mörk deilda eftir því hver stýrir teyminu í raun, ekki eftir flokkum í skipuriti sem líta snyrtilega út á pappír. Ef einn vaktstjóri sér bæði um barinn og salinn skaltu ekki neyða hann til að halda úti tveimur aðskildum vaktaplönum.
2. Ákveddu snemma hver fær að sjá þvert á deildir. Yfirleitt er það eigandinn, rekstrarstjórinn eða sá sem fer fyrir vaktaskipulaginu – allir aðrir ættu sjálfgefið að sjá aðeins sitt eigið teymi.
3. Hafðu lausar vaktir bundnar við deildir en sýnilegar í öllu fyrirtækinu þegar það á við. Starfsmaður sem er þjálfaður í tveimur deildum ætti að geta tekið lausa vakt í hvorri þeirra sem er, án þess að þurfa að vaða í gegnum vaktir sem koma honum ekki við til að finna hana.
4. Fylgstu með deildum sem tala aldrei saman. Ef útkeyrslan og lagerinn missa ítrekað af breytingum á vaktaplani hvort annars er það merki um að stjórnendurnir tveir þurfi sameiginlega sýn, jafnvel þótt dagleg vaktaplön þeirra séu áfram aðskilin.

Stuðningur helloswap við margar deildir byggir einmitt á þessari málamiðlun – aðskilin vaktaplön fyrir aðskilin teymi, eitt kerfi undir niðri svo ekkert falli milli skips og bryggju. Markmiðið er hvorki færri vaktaplön né fleiri. Það er að laga uppbyggingu vaktaplansins að uppbyggingu fyrirtækisins, svo hver stjórnandi geti unnið hratt án þess að missa sjónar á heildarmyndinni.