Forföll 40 mínútum fyrir vakt: hvað þú átt raunverulega að gera

Starfsmaður boðar forföll 40 mínútum áður en vaktin hans hefst. Kjarni vandans er ekki að finna einhvern í staðinn. Hann er sá að flestir stjórnendur reyna að leysa málið á staðnum, frá grunni, í hvert einasta skipti, í stað þess að hafa ferli sem sér sjálfkrafa um mestallt verkið. Ef þú bregst alltaf við forföllum í sama óðagotinu ertu ekki að glíma við vandamál í vaktaskipulaginu heldur samskiptavandamál.

Af hverju fyrstu 10 mínúturnar fara í vaskinn

Þetta fer yfirleitt úrskeiðis á sama hátt: þú sendir skilaboð á þrjá sem þú heldur að gætu verið lausir og bíður eftir svörum. Frá einum kemur „því miður, kemst ekki“, annar svarar ekki og sá þriðji segir „kannski, ég athuga málið“. Þegar svarið loksins berst eru 20 mínútur liðnar og vaktin er enn ómönnuð. Þetta gerist af því að þú giskar á hverjir eru lausir í stað þess að athuga það, og hefur samband við einn í einu í stað þess að senda boðið á alla sem raunverulega koma til greina.

Nokkur atriði gera þetta enn verra:

• Að senda bara skilaboð á þá sem þú manst eftir, ekki þá sem eru í raun lausir þann daginn
• Að vita ekki hverjir eru þegar komnir nálægt yfirvinnu, svo þú leysir eitt vandamál en býrð til annað
• Engin skráning á því hver sagði fyrst já, sem leiðir til tvíbókana eða rifrildis síðar
• Að treysta á símtal þegar vaktin hefst eftir innan við klukkutíma og allir eru sofandi eða í annarri vinnu

Ferli sem virkar í tímapressu

Þegar einhver boðar forföll viltu hafa röð skrefa sem þú getur fylgt án þess að hugsa, því það er hugsunin sem étur tímann.

1. Staðfestu strax hvað vantar: hvaða vakt, klukkan hvað, hvaða starf. Ekki byrja að hafa samband við fólk fyrr en þú veist nákvæmlega hvað þarf að manna.
2. Sendu boðið á alla hæfa í einu, ekki einn í einu. Tafla með lausum vöktum eða sameiginlegt boð um vaktaskipti gerir þetta samstundis í stað þess að fara á milli manna hvers á eftir öðrum.
3. Síaðu eftir því hverjir mega og geta með góðu móti tekið vaktina: þeir sem eru þegar á vakt þann dag, eru komnir nálægt yfirvinnu eða eru í samþykktu fríi eiga að falla sjálfkrafa út, ekki uppgötvast eftir á.
4. Taktu fyrsta já-ið frá hæfum starfsmanni og lokaðu strax svo svörin hrannist ekki upp og þú þurfir ekki að draga loforð til baka.
5. Skráðu það: hver boðaði forföll, hver tók vaktina og hvenær það var staðfest. Þetta skiptir máli síðar ef um mynstur er að ræða, eða ef launadeildin spyr hvers vegna einhver vann aðra vakt en til stóð.

Ástæðan fyrir því að sameiginlegt boð slær út símakeðju er ekki bara hraðinn. Allir sjá sama boðið á sama tíma, svo þú lofar ekki óvart tveimur sömu vaktinni eða gleymir einhverjum sem hefði sagt já.

Undirbúningur svo næstu forföll verði auðveldari

Þú getur ekki komið í veg fyrir forföll, en þú getur dregið úr skaðanum sem hvert tilvik veldur.

• Hafðu samþykkt frí og vaktaplanið á sama stað, svo samþykkt fjarvera loki í raun á vaktina í stað þess að einhver gleymi sér og hringi óvart í viðkomandi.
• Hafðu á hreinu hve marga tíma hver í hópnum hefur unnið áður en neyðin skellur á. Ef þú kallar inn einhvern sem er þegar kominn í 38 tíma breytist eitt vandamál í yfirvinnuvandamál.
• Gerðu það að venju að starfsfólk skoði lausar vaktir í símanum, ekki bara þegar stjórnandi sendir því skilaboð. Ef fólk er vant því að kíkja á töfluna tekur nokkrar mínútur að manna gat í stað þess að það endi í keðju ósvaraðra skilaboða.
• Eftir nokkur forföll skaltu leita að mynstri: sami einstaklingur, sami vikudagur, sama tegund vaktar. Stundum felst lausnin ekki í betra neyðarferli heldur í því að vaktaplanið var aldrei raunhæft til að byrja með.

Markmiðið er ekki kerfi þar sem forföll koma aldrei upp. Heldur kerfi þar sem ein forföll kosta þig fimm mínútur í stað þess að setja allan morguninn úr skorðum.