Nýr starfsmaður á vaktaplanið: fyrstu tvær vikurnar

Flest ráð um móttöku nýliða snúast um þjálfun: að fylgja reyndum starfsmanni eftir, læra á kassann, leggja matseðilinn á minnið. Það skiptir máli, en það er ekki það sem fær nýtt starfsfólk til að hætta í annarri viku. Það sem veldur því er óreiða í vaktaplaninu: vaktir sem passa ekki við það sem fólki var lofað, engin hugmynd um hvernig á að sækja um frí, óvissa um hverjum á að senda skilaboð þegar maður verður seinn. Ef vaktamálin eru í lagi skilar þjálfunin sér mun betur.

Áður en fyrsta vaktin hefst

Samband nýs starfsmanns við vaktaplanið hefst áður en hann stimplar sig inn í fyrsta sinn. Nokkur atriði sem gott er að ganga frá fyrir fram:

• Fáðu skriflega staðfestingu á því hvenær hann getur unnið, ekki bara munnlega í viðtalinu. Fólk segir „ég get unnið um helgar“ þegar það meinar „ég vil helst sleppa því“. Fáðu nákvæma daga og tíma á blað áður en þú setur upp fyrstu tvær vikurnar hans.
• Hafðu skýrt hve marga tíma hann á að vinna, sérstaklega í hlutastörfum eða árstíðabundnum störfum. Ef þú réðst hann með það í huga að hann ynni 15 tíma á viku skaltu ekki setja hann á 30 tíma í fyrstu vikunni af því að þig vantar fólk. Það skapar fordæmi sem þú getur ekki staðið undir.
• Settu hann inn í vaktakerfið áður en hann byrjar, ekki eftir á. Ef hann sér ekki fyrstu vaktina sína fyrr en hann mætir á staðinn getur hann ekki skipulagt sig í kringum hana, og það getur enginn sem leysir hann af heldur ef eitthvað breytist.
• Kynntu honum fyrirkomulagið við vaktaskipti og frí strax fyrsta daginn, jafnvel þótt þér finnist það of snemmt. Nýir starfsmenn eru líklegastir til að lenda í árekstrum við vaktaplanið fyrsta mánuðinn, til dæmis vegna fjölskylduviðburðar eða breytts vinnutíma í öðru starfi, og þeir þurfa að vita að ferlið sé til áður en á það reynir.

Fyrstu tvær vikurnar: samvaktir og fyrirsjáanleiki

Nýir starfsmenn þurfa tvennt úr vaktaplaninu sem reynt starfsfólk þarf ekki: að vera á vakt með einhverjum sem getur svarað spurningum, og fyrirsjáanleika. Láttu glænýjan starfsmann ekki standa einn vaktina, og ekki setja hann á gjörólíkt vaktamynstur á nokkurra daga fresti meðan hann er enn að átta sig á takti starfsins.

Einföld nálgun sem virkar á flestum vinnustöðum með vaktavinnu:

1. Skipuleggðu fyrstu vikuna þannig að hann sé sem mest á vakt með leiðbeinanda eða vaktstjóra.
2. Haltu vaktatímunum stöðugum fyrstu tvær vikurnar, með sama byrjunartíma og svipaða daga, jafnvel þótt hann fari seinna á skiptivaktir.
3. Forðastu lokavaktir og að láta hann standa einn vaktina fyrr en hann hefur tekið að minnsta kosti nokkrar heilar vaktir undir leiðsögn.
4. Taktu stöðuna með honum í kringum 10. dag, ekki 30. dag. Á 30. degi ertu annaðhvort búinn að missa hann eða búinn að leysa vandann.

Þar sem stjórnendum verður helst á

Mistökin sem koma oftast upp eru ekki stórvægileg. Þetta eru lítil göt sem safnast saman:

• Að setja upp vaktaplan þriðju viku áður en nýi starfsmaðurinn hefur svo mikið sem unnið fyrstu vikuna, þannig að hvorki raunverulegur tími sem hann getur unnið né frammistaða hans er nokkurn tíma tekin með í reikninginn.
• Að gera ráð fyrir að nýr starfsmaður skilji töfluna yfir lausar vaktir eða vaktaskiptakerfið bara af því að minnst var á það einu sinni í kynningunni.
• Að nota nýjan starfsmann sem sveigjanlega lausn til að fylla í göt á vaktaplaninu áður en hann hefur náð nokkurri raunverulegri fótfestu í starfinu.

Ef þú notar vaktaplanstólið í helloswap fyrir nýja starfsmenn og bætir þeim inn í fyrirliggjandi sniðmát fyrir endurtekna viku eru fyrstu vaktirnar þeirra sýnilegar og stöðugar frá fyrsta degi. Engin handvirk endurskráning, ekkert bil milli þess að vera „ráðinn“ og „kominn á vaktaplanið“. Það eitt og sér kemur í veg fyrir eitt af því sem oftar fer úrskeiðis í fyrstu vikunni: að nýr starfsmaður mæti tilbúinn til vinnu og komist að því að í raun er enginn farinn að gera ráð fyrir honum.

Móttaka nýliða er ekki síður spurning um vaktaskipulag en þjálfun. Líttu á fyrstu tvær vikurnar sem sérstakt tímabil með eigin reglum, og þá heltast færri nýir starfsmenn úr lestinni áður en þeir hafa fengið raunverulegt tækifæri til að læra starfið.