Så ser en riktigt bra tavla för lediga pass ut

En bra tavla för lediga pass är en där en anställd kan titta i tio sekunder och direkt se vilka pass som är lediga, vad de ger i lön och om hen får ta dem, och sedan ta passet med två tryck. Om passet måste förklaras i ett sms, eller om en chef ska ”bara godkänna den som frågar först”, då är det ingen tavla utan en att göra-lista med extra steg.

Fem saker varje ledigt pass behöver

Ett utlagt pass som faktiskt blir bemannat visar de här uppgifterna utan att någon behöver fråga:

• Exakt datum, starttid och sluttid, inte ”förmiddagspass på tisdag”
• Avdelning eller roll, särskilt om ni har flera avdelningar i samma schema
• Varför passet är ledigt, om det är relevant (sjukanmälan, extra bemanning, någon är ledig). Det är inget krav, men det minskar frågor av typen ”varför behöver ni mig?”
• Vem som får ta passet. Ett baristapass ska inte kunna tas av någon som bara är upplärd i kassan
• Vad som händer när någon tagit passet: blir det klart direkt, eller måste en chef fortfarande godkänna?

Hoppar du över någon av de här punkterna skapar tavlan förvirring i stället för bemanning. Det vanligaste misstaget är att lägga ut ett pass utan sluttid, så att ingen vet om de tar på sig tre timmar eller åtta.

Öppet för alla, riktat eller både och

Alla lediga pass ska inte gå ut till alla. Det är stor skillnad mellan:

1. Helt öppet – alla som är behöriga kan ta passet, först till kvarn. Bra för pass som måste bemannas snabbt och där det inte spelar någon roll vem som tar dem.
2. Riktat till ett arbetslag eller en avdelning – bara de som jobbar på avdelningen ser passet. Bra för att hålla pass som kräver särskild kompetens borta från den allmänna poolen.
3. Erbjudet till ett fåtal först, sedan öppnat för fler om ingen nappar – börja smalt och bredda automatiskt efter en bestämd tid om passet fortfarande är ledigt.

Det tredje alternativet är det som saknas på de flesta tavlor, och det är just det som hindrar pass från att stå lediga i flera dagar. Ett pass som läggs ut klockan 8 till ”den som vill” blir ofta inte bemannat, eftersom ingen känner att det är menat för just dem. Ett pass som först erbjuds tre behöriga personer och sedan öppnas för alla om ingen tagit det inom några timmar blir bemannat snabbare, eftersom någon alltid känner att det är upp till dem.

Godkännandet får inte bli en flaskhals

Om varje pass som någon tar måste godkännas manuellt av en chef innan det gäller, går tavlan aldrig snabbare än chefens inkorg. Det fungerar i ett litet arbetslag där en person har koll hela tiden. Men så fort ni är fler blir det ett verkligt problem, särskilt för natt- och helgpass när ingen chef läser sina meddelanden.

Bestäm i förväg vilka pass som kan bekräftas automatiskt så fort en behörig person tar dem, och vilka som verkligen behöver granskas av en människa, oftast på grund av risk för övertid, en arbetsrättslig gräns eller en roll som kräver godkännande. De flesta pass behöver inte den andra sortens granskning. Det är när varje pass behandlas som om det gjorde det som tavlan blir långsam.

Tecken på att tavlan faktiskt fungerar

Du märker att den fungerar när:

• Pass blir tagna inom några timmar, inte dagar
• Du inte behöver sms:a folk och fråga om de vill ha extra timmar
• Cheferna lägger tiden på undantagen, inte på rutingodkännanden
• Historiken visar vem som tog vilket pass och när, utan att någon behöver pussla ihop det ur minnet

En tavla för lediga pass som folk kollar på eget initiativ, i mobilen, utan påminnelser, gör sitt jobb. Om din behöver ständiga puffar är det sällan de anställda som är problemet, utan uppgifterna som saknas eller godkännandesteget som bromsar allt.