Har ni vuxit ur det manuella schemat? Automatisera de här fyra sakerna först
När kalkylarket och gruppchatten inte längre räcker ska du inte automatisera allt på en gång. Här är ordningen som faktiskt minskar jobbet, med passbyten först.
Blogg
helloswaps blogg
Praktiska råd om scheman, passbyten och om att leda ett team som arbetar i skift.
Teamet har vuxit ur kalkylarket – det här ska du automatisera först
När schemaläggningen för hand börjar fallera ska du inte automatisera allt på en gång. Lös flaskhalsen med godkännanden först, sedan ledigheterna och därefter upprepade veckoscheman – i den ordningen.
Så ser en riktigt bra tavla för lediga pass ut
De flesta tavlor för lediga pass fungerar dåligt på grund av små designval som går att rätta till. Här är vad som skiljer en tavla som folk faktiskt tittar på från en som sakta dammar igen.
Så får du in en nyanställd i schemat: de två första veckorna
Att lära upp en nyanställd är bara halva jobbet. Det som avgör om hen stannar är hur väl du får in hen i schemat. Här är ett praktiskt upplägg för de två första veckorna.
Ett schema för fem avdelningar: så lägger du upp det i praktiken
Har ni flera avdelningar på samma schema? Så här bygger du upp det så att varje chef kan planera självständigt utan att tappa överblicken över hela verksamheten.
Återbud 40 minuter innan passet börjar: så gör du i praktiken
En steg-för-steg-metod för att hantera återbud i sista minuten utan att jaga folk i gruppchattar, och hur du lägger upp schemat så att nästa gång blir mindre jobbig.
Schema för flera avdelningar: så slutar teamen trampa varandra på tårna
När kök, servering och utkörning delar ett och samma schema blir små misstag snabbt fler. Med schemaläggning per avdelning hålls teamen isär där det spelar roll och hänger ihop där det behövs.
Låt personalen byta pass själva – snabbaste sättet att slippa bemanningsproblemen
När de anställda kan byta pass direkt med varandra och du bara godkänner resultatet slutar luckorna i schemat att hamna i ditt knä klockan sex på morgonen. Så här sparar passbyten faktiskt tid.
Övertiden smyger sig på – så ser du den komma
Övertid beror sällan på ett enda stort misstag. Den byggs upp av små beslut i schemat som du inte ser förrän löneperioden redan är slut.
Lediga pass: tavlan som fyller sig själv och den som ingen tittar på
En tavla med lediga pass fungerar bara om personalen faktiskt tittar på den och kan ta ett pass utan en lång kedja av sms. Här är vad som skiljer en användbar tavla från en som ingen bryr sig om.
När tillgängligheten inte räcker till rusningen – så får du ihop bemanningen
När allas önskemål om arbetstider respekteras men passen ändå inte går ihop är det inte personalen som är problemet, utan hur du matchar folk mot behovet. Så här löser du det utan att köra slut på dina bästa medarbetare.
Dela upp schemat per avdelning – utan att dela upp personalen
När ett företag har flera avdelningar leder ett enda gemensamt schema till förvirring och misstag. Så lägger du upp schemat per avdelning och behåller ändå överblicken på ett ställe.
Så ser en bra tavla för lediga pass ut i praktiken
En tavla för lediga pass ska fylla luckor snabbt utan att det blir fritt fram för alla. Här är vad som får den att fungera i praktiken, inte bara i teorin.
Schema per avdelning: därför fungerar inte ett enda stort schema
När verksamheten växer och består av mer än ett team börjar ett gemensamt schema ställa till med fler problem än det löser. Om du delar upp schemaläggningen per avdelning försvinner de flesta av dem.
När kalkylarket inte räcker längre: det här ska du automatisera först
När schemat inte längre går att sköta för hand ska du inte automatisera allt på en gång. Här är ordningen som faktiskt sparar tid, med början i det som äter upp dina kvällar just nu.
Prova på din egen vecka
14 dagar gratis, inget kort. Importera din personal från CSV och publicera på en eftermiddag.