Så får du in en nyanställd i schemat: de två första veckorna

De flesta råd om introduktion av nyanställda handlar om upplärning: att gå bredvid en erfaren kollega, lära sig kassan och plugga in menyn. Det är viktigt, men det är inte därför nyanställda säger upp sig redan andra veckan. Det som får dem att sluta är kaos i schemat: pass som inte stämmer med det de blev lovade, ingen aning om hur man söker ledigt och osäkerhet om vem man ska sms:a när man blir sen. Får du ordning på schemadelen sätter sig upplärningen mycket bättre.

Innan första passet

En nyanställds relation till schemat börjar innan hen ens har stämplat in en enda gång. Några saker att reda ut i förväg:

• Få tillgängligheten bekräftad skriftligt, inte bara under intervjun. Folk säger ”jag kan jobba helger” när de menar ”helst inte”. Få ner konkreta dagar och tider innan du lägger hens två första veckor.
• Var tydlig med antalet timmar, särskilt för deltids- och säsongsanställda. Om du anställde någon för 15 timmar i veckan ska du inte lägga hen på 30 timmar första veckan bara för att ni är underbemannade. Det skapar ett prejudikat som du inte kan hålla.
• Lägg in hen i schemasystemet före första dagen, inte efteråt. Om hen inte kan se sitt första pass förrän hen står på plats kan hen inte planera efter det, och det kan inte heller den som täcker upp om något ändras.
• Gå igenom hur man byter pass och söker ledigt redan första dagen, även om det känns för tidigt. Nyanställda är de som oftast får en krock i schemat under första månaden, till exempel en familjehögtid eller ändrade tider på ett extrajobb, och de behöver veta att rutinen finns innan de behöver den.

De två första veckorna: överlapp och förutsägbarhet

Nyanställda behöver två saker av schemat som erfaren personal klarar sig utan: överlapp med någon som kan svara på frågor, och förutsägbarhet. Sätt inte en helt ny medarbetare ensam på ett pass, och ge hen inte ett helt nytt passmönster med några dagars mellanrum medan hen fortfarande lär sig jobbets rytm.

Ett enkelt upplägg som fungerar för de flesta arbetsplatser som jobbar i pass:

1. Lägg första veckan med så mycket överlapp som möjligt med en handledare eller arbetsledare.
2. Håll passtiderna lika de två första veckorna, med samma starttid och ungefär samma dagar, även om schemat senare ska rullera.
3. Undvik stängningspass och ensampass tills hen har gjort åtminstone några hela pass under handledning.
4. Följ upp runt dag 10, inte dag 30. Vid dag 30 har du antingen redan tappat hen eller redan löst problemet.

Där chefer faktiskt slarvar

De vanligaste misstagen är inte dramatiska. Det är små luckor som blir fler och fler:

• Att lägga schemat för vecka tre innan den nyanställda ens har jobbat vecka ett, så att hens faktiska tillgänglighet och prestation aldrig vägs in.
• Att utgå från att en nyanställd förstår tavlan med lediga pass eller systemet för passbyten bara för att det nämndes en gång under introduktionen.
• Att använda en nyanställd som flexibel lösning för att fylla luckor innan hen har hunnit få fotfäste i rollen.

Om du lägger in nyanställda via schemaverktyget i helloswap och lägger till dem i en befintlig mall för återkommande veckor syns deras första pass direkt och är desamma från första dagen. Du behöver inte mata in något manuellt igen, och det blir inget glapp mellan ”anställd” och ”inlagd i schemat”. Bara det tar bort en av de vanligare fallgroparna första veckan: en ny medarbetare som dyker upp redo att jobba och upptäcker att ingen faktiskt har hen på radarn ännu.

Introduktionen är lika mycket en schemafråga som en utbildningsfråga. Se de två första veckorna som en egen fas med egna regler, så är det färre nyanställda som hoppar av innan de har fått en ärlig chans att lära sig jobbet.