Återbud 40 minuter innan passet börjar: så gör du i praktiken
En steg-för-steg-metod för att hantera återbud i sista minuten utan att jaga folk i gruppchattar, och hur du lägger upp schemat så att nästa gång blir mindre jobbig.
Någon lämnar återbud 40 minuter innan passet börjar. Det egentliga problemet är inte att hitta en ersättare. Det är att de flesta chefer försöker lösa det i stunden och från noll varje gång, i stället för att ha en rutin som sköter det mesta automatiskt. Om du hanterar varje återbud med samma panik har du inte ett schemaproblem, utan ett kommunikationsproblem.
Varför de första tio minuterna går dåligt
Det brukar gå till så här: du sms:ar tre personer som du tror kan vara lediga och väntar på svar. Du får ett "sorry, kan inte", ett uteblivet svar och ett "kanske, ska kolla". När du väl får besked har 20 minuter gått och passet är fortfarande inte bemannat. Det beror på att du gissar vem som är tillgänglig i stället för att kontrollera det, och att du hör av dig till en person i taget i stället för att skicka ut förfrågan till alla som faktiskt kan ta passet.
Några saker gör det ännu värre:
- Du sms:ar bara dem du kommer ihåg, inte dem som faktiskt är lediga den dagen
- Du vet inte vem som redan ligger nära övertid, så du löser ett problem och skapar ett nytt
- Det finns ingen dokumentation av vem som tackade ja först, vilket leder till dubbelbokningar eller tjafs i efterhand
- Du förlitar dig på att ringa när passet börjar om mindre än en timme och alla sover eller jobbar någon annanstans
En rutin som fungerar under tidspress
När någon lämnar återbud vill du ha en ordning du kan följa utan att tänka, eftersom det är tänkandet som äter upp tiden.
- Bekräfta luckan direkt: vilket pass, vilken tid, vilken roll. Börja inte kontakta folk förrän du vet exakt vad du ska täcka.
- Skicka ut det till alla behöriga samtidigt, inte till en person i taget. En tavla med lediga pass eller ett passbyte som går ut till hela gruppen gör det på en gång i stället för i tur och ordning.
- Sortera bort dem som inte lagligt och rimligt kan ta passet: den som redan är schemalagd samma dag, ligger nära övertid eller har beviljad ledighet ska uteslutas automatiskt, inte upptäckas i efterhand.
- Ta första behöriga ja och stäng förfrågan direkt, så att svaren inte staplas på varandra och du måste ta tillbaka ett löfte.
- Dokumentera det: vem som lämnade återbud, vem som tog passet och när det bekräftades. Det spelar roll längre fram om det visar sig vara ett mönster, eller om löneavdelningen undrar varför någon jobbade ett annat pass än planerat.
Att skicka ut till alla slår att ringa runt inte bara för att det går snabbare, utan för att alla ser samma erbjudande samtidigt. Då lovar du inte av misstag bort passet till två personer, och du glömmer inte någon som skulle ha tackat ja.
Så lägger du upp det så att nästa återbud blir enklare
Du kan inte förhindra återbud, men du kan minska skadan varje gång.
- Ha beviljade ledigheter och schemat på samma ställe, så att en beviljad frånvaro faktiskt spärrar passet i stället för att någon glömmer och ringer den personen av misstag.
- Ha koll på hur många timmar teamet har jobbat innan krisen är ett faktum. Att kalla in någon som redan ligger på 38 timmar gör ett problem till ett övertidsproblem.
- Gör det till en vana att medarbetarna själva kollar lediga pass i mobilen, inte bara när en chef sms:ar dem. Om folk är vana att kika på en tavla tar det några minuter att fylla en lucka i stället för en rad obesvarade meddelanden.
- Titta efter mönster när det har varit några återbud: samma person, samma veckodag, samma typ av pass. Ibland är lösningen inte en bättre rutin för att hitta ersättare, utan ett schema som aldrig var realistiskt från början.
Målet är inte ett system där återbud aldrig förekommer. Målet är ett där ett enskilt återbud kostar dig fem minuter i stället för att förstöra hela förmiddagen.