Tältä näyttää hyvä avointen vuorojen taulu oikeasti

Hyvä avointen vuorojen taulu on sellainen, josta työntekijä näkee kymmenessä sekunnissa tarkalleen, mitä vuoroja on auki, paljonko niistä maksetaan ja voiko hän ottaa niitä, ja jonka kautta hän voi varata vuoron kahdella napautuksella. Jos vuoroa pitää selittää erikseen tekstiviestillä tai esihenkilön täytyy ”hyväksyä vain se, joka kysyy ensimmäisenä”, kyse ei ole taulusta vaan tehtävälistasta, jossa on ylimääräisiä välivaiheita.

Viisi asiaa, jotka jokaisesta avoimesta vuorosta pitää näkyä

Ilmoituksessa, jolla vuoro oikeasti saadaan täytettyä, näkyvät nämä tiedot ilman, että kenenkään tarvitsee kysyä:

• Tarkka päivämäärä, alkamisaika ja päättymisaika – ei ”tiistain aamuvuoro”
• Osasto tai tehtävä, varsinkin jos samalla työvuorolistalla on useita osastoja
• Miksi vuoro on auki, jos sillä on merkitystä (sairastuminen, lisätarve, joku poissa) – tämä ei ole pakollista, mutta vähentää ”miksi minua tarvitaan?” -kysymyksiä
• Ketkä voivat ottaa vuoron – baristan vuoroa ei pitäisi pystyä varaamaan kenenkään, joka on perehdytetty vain kassalle
• Mitä tapahtuu, kun joku varaa vuoron – vahvistuuko se automaattisesti vai pitääkö esihenkilön vielä hyväksyä se?

Jos jokin näistä puuttuu, taulu alkaa aiheuttaa sekaannusta sen sijaan, että se auttaisi saamaan vuorot täytettyä. Yleisin virhe on julkaista vuoro ilman päättymisaikaa, jolloin kukaan ei tiedä, onko ottamassa kolmen vai kahdeksan tunnin vuoroa.

Kaikille, kohdennetusti vai molempia

Kaikkia avoimia vuoroja ei kannata tarjota kaikille. Vaihtoehtojen välillä on todellinen ero:

1. Täysin avoin – kuka tahansa pätevä voi napata vuoron, nopein ehtii ensin. Sopii vuoroihin, jotka pitää saada täytettyä nopeasti ja joissa ei ole väliä, kuka ne ottaa.
2. Kohdennettu tiimille tai osastolle – vain osaston työntekijät näkevät vuoron. Sopii, kun erikoisosaamista vaativia vuoroja ei haluta yleiseen jakoon.
3. Tarjotaan ensin rajatulle joukolle ja sitten laajemmin, jos kukaan ei tartu – aloitetaan suppeasti, ja jos vuoro on yhä varaamatta sovitun ajan jälkeen, se avautuu automaattisesti laajemmalle joukolle.

Kolmas vaihtoehto puuttuu useimmista tauluista, ja juuri se estää vuoroja jäämästä auki päiväkausiksi. Kello 8 aamulla ”kenelle tahansa halukkaalle” julkaistu vuoro jää usein täyttämättä, koska kukaan ei koe sen olevan tarkoitettu juuri itselleen. Vuoro, jota tarjotaan ensin kolmelle pätevälle työntekijälle ja joka avataan kaikille, jos kukaan ei varaa sitä muutamassa tunnissa, täyttyy nopeammin, koska aina joku kokee, että päätös on hänen.

Hyväksyntä ei saa olla pullonkaula

Jos esihenkilön täytyy hyväksyä jokainen varattu avoin vuoro käsin ennen kuin se on voimassa, taulu toimii vain niin nopeasti kuin esihenkilö ehtii käydä viestinsä läpi. Se käy pienessä tiimissä, jossa yksi ihminen seuraa tilannetta tarkasti. Isommassa porukassa siitä tulee todellinen ongelma, varsinkin yö- ja viikonloppuvuoroissa, kun esihenkilö ei lue viestejään.

Päätä etukäteen, mitkä vuorot voivat vahvistua heti, kun joku niihin oikeutettu varaa ne, ja mitkä oikeasti vaativat ihmisen tarkistuksen – yleensä ylityöriskin, työaikalain asettaman rajan tai hyväksyntää edellyttävän tehtävän vuoksi. Useimmat vuorot eivät tarvitse tällaista tarkempaa syyniä. Taulut hidastuvat juuri siksi, että jokaista varausta käsitellään ikään kuin se tarvitsisi.

Merkit siitä, että taulu oikeasti toimii

Tiedät taulun toimivan, kun:

• vuorot varataan tunneissa eikä päivissä
• sinun ei tarvitse laittaa ihmisille viestejä ja kysellä, haluavatko he lisätunteja
• esihenkilöt käyttävät aikansa poikkeustilanteisiin eivätkä rutiinihyväksyntöihin
• lokista näkyy, kuka varasi minkäkin vuoron ja milloin, eikä kenenkään tarvitse koota tietoja muistinvaraisesti

Avointen vuorojen taulu, jota ihmiset katsovat oma-aloitteisesti puhelimeltaan ilman muistuttelua, tekee tehtävänsä. Jos teidän taulunne vaatii jatkuvaa muistuttelua, vika ei yleensä ole työntekijöissä vaan puuttuvissa tiedoissa tai hyväksyntävaiheessa, joka hidastaa kaikkea.