Yksi työvuorolista, viisi osastoa: näin rakennat sen käytännössä

Jos johdat yritystä, jossa on useampi kuin yksi osasto, esimerkiksi sali ja keittiö, myymälä ja varasto tai hoito-osastot ja vastaanotto, työvuorosuunnittelun varsinainen haaste ei ole vuorojen laatiminen. Haaste on pitää osastot keskenään tahdissa niin, ettei jokaisen esihenkilön tarvitse kulkea saman pullonkaulan kautta. Osastokohtainen vuorosuunnittelu ratkaisee tämän. Jokainen tiimi saa oman näkymänsä ja omat sääntönsä, mutta kaikki on samassa yhteisessä järjestelmässä, joten yrityksen omistaja tai toimipaikan johtaja näkee yhä kokonaiskuvan.

Miksi yksi jakamaton lista ei toimi

Yksi jakamaton työvuorolista toimii hyvin kymmenen hengen liikkeessä, jossa on yksi esihenkilö. Se lakkaa toimimasta heti, kun mukaan tulee toinen osasto, koska silloin tapahtuu samaan aikaan kaksi asiaa:

• Listan laatijan on pidettävä päässään yhtä aikaa jokaisen osaston miehityssäännöt, pätevyysvaatimukset ja miehitystarpeet.
• Työntekijöiden on listaa selatessaan karsittava mielessään pois vuorot, jotka eivät kuulu heille. Tästä seuraa unohtuneita vuoroja ja sekavia vuoronvaihtopyyntöjä.

Kun pyörität keittiötä ja salia tai varastoa ja jakeluautoja, tämä ei ole enää pikkuharmi. Se alkaa viedä oikeita työtunteja korjauksiin ja epäselvyyksien selvittelyyn.

Mitä osastojako oikeasti tuo

Listan jakaminen osastoittain ei tarkoita siilojen rakentamista. Tarkoitus on, että se, kuka suunnittelee mitäkin ja kuka näkee mitäkin, vastaa sitä, miten työ todellisuudessa on järjestetty.

• Itsenäinen suunnittelu. Keittiön esihenkilö voi laatia ja muokata tiiminsä vuoroja koskematta salin työvuorolistaan tai tarvitsematta ymmärtää sitä, ja sama pätee toisin päin.
• Selkeämmät näkymät työntekijöille. Henkilökunta näkee oletuksena vain oman osastonsa vuorot, joten ei jää epäselväksi, mitkä avoimet vuorot koskevat heitä.
• Osastokohtaiset säännöt. Pätevyysvaatimukset, vähimmäismiehitys ja vuorojen pituudet vaihtelevat usein osastoittain. Hoitoapulaisten ja vastaanoton listoihin ei tarvita samoja rajoitteita.
• Nopeammat hyväksynnät. Vuoronvaihto- ja vapaapyynnöt menevät esihenkilölle, joka oikeasti tuntee tiimin, eivätkä kasaannu yhteen postilaatikkoon odottamaan, että joku selvittää ne myöhemmin.
• Koko yrityksen kokonaiskuva säilyy. Omistajat ja toimipaikan johtajat voivat tarkastella kaikkia osastoja kerralla. Näin he näkevät henkilöstökulut yhteensä, päällekkäiset vapaat tai osaston, joka on huomaamatta jäänyt vajaamiehitetyksi.

Juuri tällä tasapainolla on merkitystä. Päivittäistä vuorosuunnittelua tekevät työskentelevät kukin omalla osastollaan, ja koko yrityksestä vastaava näkee kaiken yhdestä näkymästä.

Käyttöönotto ilman uusia ongelmia

Muutama käytännön seikka auttaa tekemään osastokohtaisesta vuorosuunnittelusta toimivan, niin ettei se vain lisää rakennetta rakenteen vuoksi:

1. Vedä osastorajat sen mukaan, kuka tiimiä oikeasti johtaa, älä organisaatiokaavion luokkien mukaan, vaikka ne näyttäisivät paperilla siisteiltä. Jos sama esihenkilö vastaa sekä baarista että salista, älä pakota häntä tekemään kahta erillistä listaa.
2. Päätä heti alussa, kuka näkee osastorajojen yli. Yleensä se on omistaja, toimipaikan johtaja tai työvuorosuunnittelusta vastaava. Muut näkevät oletuksena oman tiiminsä listan.
3. Pidä avoimet vuorot osastokohtaisina, mutta näytä ne koko yritykselle silloin, kun se on järkevää. Työntekijän, joka on perehdytetty kahden osaston tehtäviin, pitäisi voida ottaa avoin vuoro kummalta tahansa osastolta ilman, että hänen täytyy kahlata epäolennaisten vuorojen läpi löytääkseen sen.
4. Pidä silmällä osastoja, jotka eivät koskaan puhu keskenään. Jos jakelu ja varasto jäävät jatkuvasti paitsi toistensa listamuutoksista, se on merkki siitä, että näiden kahden esihenkilön tarvitsee yhteinen näkymä, vaikka heidän päivittäiset listansa pysyisivät erillään.

helloswapin tuki useille osastoille on rakennettu juuri tämän punninnan ympärille. Erillisillä tiimeillä on erilliset listat, ja niiden alla on yksi järjestelmä, jotta mikään ei putoa tiimien väliin. Tavoite ei ole vähentää tai lisätä listoja. Tavoite on, että työvuorolistan rakenne vastaa yrityksen rakennetta, jotta jokainen esihenkilö voi toimia nopeasti ja yhteinen kokonaiskuva säilyy.