Uusi työntekijä vuorolistalle: näin hoidat kaksi ensimmäistä viikkoa

Useimmat perehdytysneuvot keskittyvät koulutukseen: työskentelyyn kokeneen kollegan rinnalla, kassan käytön opetteluun ja ruokalistan opetteluun ulkoa. Ne ovat tärkeitä asioita, mutta niiden takia uudet työntekijät eivät lopeta toisella viikolla. Syy on sekava vuorosuunnittelu. Vuorot eivät vastaa sitä, mitä luvattiin, kukaan ei ole kertonut, miten vapaata pyydetään, eikä ole selvää, kenelle laitetaan viesti, jos on myöhässä. Kun vuorosuunnittelu on kunnossa, myös perehdytys menee paljon paremmin perille.

Ennen ensimmäistä vuoroa

Uuden työntekijän suhde työvuorolistaan alkaa jo ennen kuin hän on kertaakaan leimannut itsensä sisään. Muutama asia kannattaa hoitaa etukäteen:

• Vahvista kirjallisesti, milloin hän pystyy tekemään töitä, älä tyydy pelkkään haastattelussa sovittuun. Moni sanoo "voin tehdä viikonloppuja", vaikka tarkoittaa "en mielelläni tee". Kirjaa tarkat päivät ja kellonajat ylös ennen kuin teet hänen kahden ensimmäisen viikkonsa vuorot.
• Sovi tuntimäärästä selvästi, etenkin osa-aikaisissa ja kausitöissä. Jos palkkasit hänet 15 viikkotunnille, älä laita häntä ensimmäisellä viikolla 30 tunnille vain siksi, että teillä on vajaa miehitys. Siitä tulee ennakkotapaus, jota et pysty jatkamaan.
• Lisää hänet vuorosuunnittelujärjestelmään ennen ensimmäistä työpäivää, ei vasta sen jälkeen. Jos hän näkee ensimmäisen vuoronsa vasta paikan päällä, hän ei voi suunnitella menojaan sen mukaan. Eivät voi myöskään ne, jotka paikkaavat häntä, jos jokin muuttuu.
• Kerro vuoronvaihtojen ja vapaapyyntöjen käytännöt heti ensimmäisenä päivänä, vaikka se tuntuisi liian aikaiselta. Uudelle työntekijälle osuu ensimmäisen kuukauden aikana muita todennäköisemmin jokin päällekkäinen meno, kuten perhejuhla tai toisen työpaikan vuorojen muuttuminen. Hänen pitää tietää käytännöistä jo ennen kuin niitä tarvitaan.

Kaksi ensimmäistä viikkoa: yhteisiä vuoroja ja ennakoitavuutta

Uusi työntekijä tarvitsee vuorolistalta kaksi asiaa, joita kokeneet työntekijät eivät tarvitse: vuoroja yhdessä jonkun sellaisen kanssa, joka osaa vastata kysymyksiin, ja ennakoitavuutta. Älä laita aivan uutta työntekijää vuoroon yksin. Älä myöskään siirtele häntä muutaman päivän välein täysin erilaiseen vuororytmiin, kun hän vasta opettelee työn rytmiä.

Yksinkertainen tapa, joka toimii useimmissa vuorotyöpaikoissa:

1. Suunnittele ensimmäinen viikko niin, että hän on mahdollisimman paljon samoissa vuoroissa perehdyttäjän tai vuorovastaavan kanssa.
2. Pidä vuorojen ajat samoina kaksi ensimmäistä viikkoa: sama aloitusaika ja samankaltaiset päivät, vaikka hänen vuoronsa myöhemmin vaihtelisivat.
3. Vältä sulkuvuoroja ja yksin tehtäviä vuoroja, kunnes hän on tehnyt ainakin muutaman kokonaisen vuoron jonkun ohjauksessa.
4. Kysy kuulumisia noin kymmenennen päivän kohdalla, ei vasta 30. päivänä. Siihen mennessä olet joko jo menettänyt hänet tai jo korjannut ongelman.

Missä esihenkilöt oikeasti kompastuvat

Yleisimmät virheet eivät ole dramaattisia. Ne ovat pieniä aukkoja, jotka kasautuvat:

• Kolmannen viikon vuorolista tehdään ennen kuin uusi työntekijä on ehtinyt tehdä edes ensimmäistä viikkoaan, joten sitä, milloin hän oikeasti pystyy tekemään töitä ja miten hän on suoriutunut, ei oteta huomioon lainkaan.
• Oletetaan, että uusi työntekijä osaa käyttää avoimien vuorojen taulua tai vuoronvaihtojärjestelmää vain siksi, että niistä mainittiin kerran perehdytyspäivänä.
• Uutta työntekijää käytetään joustavana paikkaajana vuorolistan aukkoihin ennen kuin hän on ehtinyt saada työstään kunnollista otetta.

Jos hoidat uusien työntekijöiden vuorot helloswapin vuorolistatyökalulla, uuden työntekijän lisääminen valmiiseen toistuvaan viikkopohjaan tarkoittaa, että hänen ensimmäiset vuoronsa näkyvät ja pysyvät samanlaisina ensimmäisestä päivästä alkaen. Mitään ei tarvitse syöttää käsin uudelleen, eikä palkkaamisen ja vuorolistalle pääsemisen väliin jää aukkoa. Jo pelkästään tämä poistaa yhden tavallisimmista ensimmäisen viikon kompastuskivistä: uusi työntekijä tulee paikalle valmiina töihin ja huomaa, ettei kukaan ole vielä edes ottanut häntä huomioon.

Perehdytys on yhtä lailla vuorosuunnittelun kuin koulutuksen kysymys. Kun käsittelet kahta ensimmäistä viikkoa omana vaiheenaan, jolla on omat sääntönsä, harvempi uusi työntekijä lopettaa ennen kuin on saanut kunnon mahdollisuuden oppia työnsä.