Työntekijä perui vuoronsa 40 minuuttia ennen alkua: mitä oikeasti kannattaa tehdä

Joku ilmoittaa jäävänsä pois 40 minuuttia ennen vuoronsa alkua. Varsinainen ongelma ei ole tuuraajan löytäminen. Ongelma on se, että useimmat esihenkilöt yrittävät ratkaista tilanteen lennosta ja tyhjästä joka ikinen kerta, vaikka heillä voisi olla toimintatapa, joka hoitaa suurimman osan työstä automaattisesti. Jos hoidat äkilliset poissaolot joka kerta samalla paniikinomaisella tavalla, kyse ei ole vuorosuunnittelun ongelmasta vaan viestinnän ongelmasta.

Miksi ensimmäiset 10 minuuttia menevät pieleen

Tyypillisesti homma menee näin: laitat viestiä kolmelle, joiden arvelet olevan vapaana, odotat vastauksia ja saat yhden ”sori, en pääse”, yhden, joka ei vastaa ollenkaan, ja yhden ”ehkä, katson ja palaan”. Kun vihdoin saat vastauksen, 20 minuuttia on kulunut eikä vuoroon ole vieläkään tekijää. Näin käy, koska arvailet, kuka on käytettävissä, sen sijaan että tarkistaisit sen. Lisäksi otat yhteyttä yksi kerrallaan sen sijaan, että lähettäisit viestin kerralla kaikille, jotka oikeasti voivat vuoron ottaa.

Muutama asia pahentaa tilannetta:

• Viestit vain niille, jotka tulevat mieleen, etkä niille, jotka ovat sinä päivänä oikeasti vapaana
• Et tiedä, ketkä ovat jo lähellä ylityörajaa, joten korjaat yhden ongelman ja aiheutat samalla toisen
• Mihinkään ei jää merkintää siitä, kuka suostui ensimmäisenä, mikä johtaa myöhemmin päällekkäisiin vuoroihin tai riitoihin
• Luotat puhelinsoittoon, vaikka vuoro alkaa alle tunnin päästä ja kaikki ovat joko unessa tai toisessa työssä

Toimintatapa, joka toimii kiireessä

Kun joku jää pois, tarvitset selkeät vaiheet, jotka voit käydä läpi miettimättä, koska juuri miettiminen syö aikaa.

1. Varmista heti, mikä vuoro on auki: mikä vuoro, mihin aikaan, mikä tehtävä. Älä ala ottaa yhteyttä keneenkään ennen kuin tiedät tarkalleen, mitä olet täyttämässä.
2. Lähetä tieto kaikille päteville kerralla, älä yksi kerrallaan. Avoimien vuorojen taulu tai koko porukalle lähetetty vuoronvaihtotarjous hoitaa tämän saman tien eikä yksi kerrallaan.
3. Rajaa joukosta pois ne, jotka eivät lain tai kohtuuden puitteissa voi vuoroa ottaa. Samana päivänä jo töissä olevat, ylityörajaa lähestyvät ja hyväksytyllä vapaalla olevat pitäisi karsia automaattisesti, ei huomata vasta jälkikäteen.
4. Ota ensimmäinen pätevä myöntävä vastaus ja sulje vuoro heti, jotta vastauksia ei kerry päällekkäin etkä joudu perumaan jo annettua lupausta.
5. Kirjaa tapahtunut: kuka jäi pois, kuka tuli tilalle ja milloin asia vahvistettiin. Tällä on merkitystä myöhemmin, jos poissaoloista muodostuu toistuva kuvio tai jos palkanlaskennasta kysytään, miksi joku teki eri vuoron kuin oli suunniteltu.

Kaikille kerralla lähetetty tarjous ei toimi soittorinkiä paremmin pelkän nopeuden takia. Tärkeintä on, että kaikki näkevät saman tarjouksen samaan aikaan. Silloin et vahingossa lupaa vuoroa kahdelle etkä unohda ketään, joka olisi suostunut.

Valmistaudu niin, että seuraava poissaolo on helpompi hoitaa

Äkillisiä poissaoloja ei voi estää, mutta jokaisen aiheuttamaa haittaa voi pienentää.

• Pidä vapaiden hyväksynnät ja työvuorolista samassa paikassa, jotta hyväksytty poissaolo oikeasti estää vuoron eikä kukaan unohda asiaa ja soita vahingossa juuri sille henkilölle.
• Pidä selvillä tiimisi tämänhetkiset tunnit jo ennen kuin olet kriisissä. Jos pyydät töihin jonkun, jolla on jo 38 tuntia, yksi ongelma muuttuu ylityöongelmaksi.
• Tee työntekijöille tavaksi katsoa avoimia vuoroja puhelimesta, eikä vain silloin, kun esihenkilö laittaa viestiä. Jos ihmiset ovat tottuneet vilkaisemaan taulua, aukon täyttämiseen menee minuutteja eikä pitkää ketjua vastaamattomia viestejä.
• Kun poissaoloja on kertynyt muutama, etsi niistä kuviota: sama henkilö, sama viikonpäivä tai samantyyppinen vuoro. Joskus ratkaisu ei ole parempi tapa paikata aukkoja hädissään, vaan vuorolista, joka ei alun perinkään ollut realistinen.

Tavoite ei ole järjestelmä, jossa äkillisiä poissaoloja ei koskaan tule. Tavoite on järjestelmä, jossa yksittäinen poissaolo vie sinulta viisi minuuttia eikä sotke koko aamuasi.