Hópurinn er vaxinn upp úr töflureikninum: hvað á að sjálfvirknivæða fyrst

Það kemur ákveðin stund þegar handvirk vaktaplanagerð gefst upp. Yfirleitt er það ekkert stórslys. Það ert bara þú, á sunnudagskvöldi, að halda utan um þrjá skilaboðaþræði um hver eigi að taka opnunarvaktina á mánudaginn og reyna um leið að muna hvort frísbeiðni Priyu hafi verið samþykkt eða bara rædd. Ef þetta hljómar kunnuglega er hópurinn þinn vaxinn upp úr töflureikninum og hópspjallinu, jafnvel þótt enginn hafi sagt það upphátt enn.

Mistökin sem flestir stjórnendur gera á þessum tímapunkti eru að reyna að laga allt í einu: kaupa hugbúnað sem lofar að sjálfvirknivæða allan reksturinn og taka svo aldrei neitt af honum almennilega í notkun vegna þess að innleiðingin er yfirþyrmandi. Betra er að sjálfvirknivæða eftir því hvar skórinn kreppir mest og byrja á því sem kostar þig flestar klukkustundir eða veldur flestum mistökum.

Hjá flestum hópum í vaktavinnu eru vaktaskiptin það fyrsta. Handvirkar beiðnir um vaktaskipti eru óreiða því þær berast eftir þeirri leið sem starfsmanninum hentar best: í SMS-i, í spjalli frammi á gangi eða á miða sem skilinn er eftir á borðinu í kaffistofunni. Svo þarf stjórnandinn að muna að uppfæra vaktaplanið og ganga úr skugga um að skiptin valdi hvorki yfirvinnu né gati í mönnuninni. Þarna fer ýmislegt fram hjá fólki. Einhver mætir á vakt sem átti að vera búið að manna, eða enginn mætir því skiptin voru aldrei staðfest í raun. Að sjálfvirknivæða þetta þýðir ekki að taka sveigjanleikann af fólki. Það þýðir að starfsfólkið fær stað þar sem það getur boðið ákveðnum vinnufélaga eða öllum hópnum vaktina sína, og þú færð eitt pósthólf þar sem þú samþykkir eða hafnar, og vaktaplanið uppfærist sjálfkrafa um leið og þú segir já. Þessi eina breyting tekur yfirleitt burt óreiðukenndasta hlutann af vikunni hjá stjórnandanum.

Annað á listanum eru frísbeiðnir, nánar tiltekið að tryggja að samþykkt frí komi í raun í veg fyrir að viðkomandi sé settur á vakt. Ótrúlega margir árekstrar í vaktaplaninu stafa af því að stjórnandi samþykkir orlofsbeiðni í einu kerfi (eða einu samtali) og setur svo vaktaplanið saman í öðru og gleymir að samþykktin hafi yfirhöfuð verið til. Ef frí og vaktaplan eru á sama stað hverfur þetta vandamál af sjálfu sér.

Þriðja atriðið er sama vaktaplanið sett saman aftur og aftur. Ef reksturinn fylgir nokkuð föstu mynstri frá viku til viku, með sömu mönnunarþörf á þriðjudögum og sama álagi um helgar, ertu að sóa tíma í að byggja planið upp frá grunni í hverri viku. Tól sem gerir þér kleift að setja saman eina trausta viku og endurtaka hana fram í tímann, og laga svo bara frávikin, styttir tímann sem fer í vaktaplanagerðina til muna án þess að þú þurfir að afsala þér stjórninni á því hver er settur hvar.

Neðar á forgangslistanum, þótt freistandi sé að sjálfvirknivæða þá fyrst, eru hlutir eins og tafla yfir lausar vaktir og yfirsýn yfir margar deildir. Þetta kemur sannarlega að gagni þegar starfsmennirnir eru orðnir fleiri en örfáir eða starfsstöðvarnar fleiri en ein, en það leysir vanda sem fylgir vexti, ekki daglegt basl. Ef þú ert með eina deild og tíu manns þarftu líklega ekki á þessu að halda enn.

Þetta mynstur er vert að hafa í huga með hvaða tól sem þú tekur í notkun, ekki bara vaktaplanakerfi: sjálfvirknivæddu það ferli sem krefst þess núna að þú sért milliliðurinn sem þarf að muna hluti þvert á margar rásir. Það er þar sem handavinnan breytist hljóðlega í mistök. Allt annað er fínstilling sem þú getur bætt við þegar grunnatriðin hætta að éta upp kvöldin þín.