Vaktaplan eftir deildum: Þess vegna gengur eitt stórt plan ekki upp

Um leið og fyrirtæki er komið með fleiri en eina tegund af teymi, til dæmis sal og eldhús eða lager og bílstjóra, hættir eitt sameiginlegt vaktaplan að virka. Stjórnandi sem þarf að fletta í gegnum 60 nöfn til að finna þá fimm barþjóna sem hann ætlar að breyta vöktum hjá tapar tíma í hverri einustu viku. Vaktaplan eftir deildum þýðir að starfsfólkinu er skipt upp í aðskilda, sjálfstæða hópa. Hver hópur hefur sínar vaktir, sinn starfsmannalista og oft sinn eigin stjórnanda, en allt er þó áfram í einu kerfi. Þetta hljómar eins og lítil breyting á skipulaginu, en hún losar mann við heilmikið daglegt vesen.

Hvað fer í raun úrskeiðis með eitt flatt vaktaplan

Eitt sameiginlegt vaktaplan á það til að bregðast á fyrirsjáanlegan hátt eftir því sem starfsfólki fjölgar og teymin verða fjölbreyttari:

• Stjórnendur sóa tíma í að fletta fram hjá starfsfólki sem kemur vaktinni sem þeir eru að breyta ekkert við.
• Starfsmaður af lagernum er óvart settur á vakt í hlutverki sem hann hefur ekki fengið þjálfun í, því ekkert skilur listana að.
• Tveir deildarstjórar reyna báðir að breyta sömu vikunni og skrifa yfir breytingar hvor annars.
• Skýrslurnar verða gagnslausar. Það er ekki auðvelt að sjá launakostnað eldhússins aðskilinn frá salnum nema sía nöfnin handvirkt í hvert skipti.
• Nýir starfsmenn týnast í löngum lista í stað þess að vera flokkaðir með fólkinu sem þeir vinna raunverulega með.

Ekkert af þessu er stórslys eitt og sér, en saman verður útkoman vaktaplan sem tekur lengri tíma að setja saman og er hættara við villum í hverri einustu viku.

Hvernig skipting eftir deildum hjálpar í raun

Þegar vaktaplanið er byggt upp í kringum deildir leysast þessi vandamál, því hver deild verður sín eigin viðráðanlega eining:

1. Styttri listar með réttu fólki. Eldhússtjóri sér bara starfsfólk eldhússins. Lagerstjóri sér bara starfsfólk lagersins. Minna flett, færri mistök.
2. Ábyrgðin liggur hjá hverri deild. Deildarstjórar geta sett upp og lagað sín eigin vaktaplön án þess að þurfa fullan aðgang að vaktaplönum allra hinna teymanna. Það takmarkar líka hverjir geta óvart breytt einhverju sem þeir ættu ekki að breyta.
3. Skýrari skýrslur. Launakostnað, unnar stundir og lausar vaktir má taka út fyrir hverja deild í stað þess að þurfa að sía handvirkt eftir á.
4. Hraðari móttaka nýliða. Nýr starfsmaður er settur í eina deild og sér strax aðeins það sem skiptir hann máli, í stað lista yfir allt fyrirtækið sem hann þarf að sía í huganum.
5. Raunhæf vaktaskipti. Hægt er að afmarka vaktaskipti og boð um lausar vaktir við deildina. Þannig sér starfsmaður á kassa ekki óvart lagervakt sem hann hefur hvorki fengið þjálfun í né er skráður á, og getur ekki tekið hana heldur.

Hvenær er rétti tíminn til að taka upp deildir

Vaktaplan eftir deildum er ekki nauðsynlegt fyrir öll lítil fyrirtæki. Fimm manna kaffihús með eitt vaktamynstur þarf ekki á því að halda. Það fer að borga sig um leið og eitthvað af eftirfarandi á við:

• Þú ert með tvö eða fleiri aðgreind teymi með ólík vaktamynstur eða ólíkar kröfur um hæfni.
• Fleiri en einn sjá um að setja saman eða samþykkja vaktaplön.
• Þú ert sífellt að tvítékka hver er á vakt hvar, því sameiginlegi listinn er of langur til að renna hratt yfir hann.
• Lausar vaktir eða beiðnir um vaktaskipti lenda hjá röngu fólki, því það er engin leið til að afmarka þær.

Ef þú ert þegar kominn á þann stað er lausnin ekki stærra Excel-skjal, heldur að skipta skipulaginu upp svo hver stjórnandi sinni aðeins sínum hluta. Í helloswap virkar stuðningur við margar deildir einmitt svona sjálfgefið. Hver deild fær sitt eigið vaktaplan, sína eigin töflu yfir lausar vaktir og sitt eigið innhólf fyrir samþykktir, en eigendur geta áfram séð allt tekið saman á fyrirtækjastigi. Markmiðið er það sama hvort sem er: minni og skýrari einingar sem er raunverulega auðvelt að halda utan um frá degi til dags.