Af hverju vaktavinnufólk þarf að hafa vaktaplanið í símanum

Vaktavinnufólk sér vaktaplanið sitt, vaktaskipti og hvort fríið hafi verið samþykkt í símanum, oft í strætó, á milli verka eða rétt áður en vaktin hefst. Ef eina leiðin til að skoða vaktaplanið er útprentað blað á veggnum í kaffistofunni eða tölvukerfi sem enginn kemst í úti á gólfi, ertu að bæta óþarfa veseni ofan á starf þar sem svigrúmið er þegar lítið. Aðgangur í símanum er ekki bara þægileg viðbót. Hann ræður því hvort upplýsingarnar berast fólki þegar þær koma að gagni eða þegar það er orðið of seint.

Hvað fer úrskeiðis án hans

Hugsaðu þér venjulega viku hjá starfsfólki í verslun eða á lager. Það er ekki með fartölvu frá vinnustaðnum. Það er kannski ekki einu sinni með eigið netfang sem það skoðar daglega. Það sem það er með er sími, og það er þar sem öll raunveruleg samskipti þess við vaktaplanið þurfa að eiga sér stað.

Án aðgangs í símanum fer þetta yfirleitt úrskeiðis:

• Starfsfólk hringir eða sendir yfirmanninum skilaboð til að spyrja „er ég á vakt á fimmtudaginn?“ í stað þess að fletta því einfaldlega upp, og það tekur tíma frá yfirmanninum alla vikuna.
• Vakt er sett á lista yfir lausar vaktir en enginn sér hana fyrr en daginn eftir, svo hún er enn ómönnuð þótt einhver hefði getað tekið hana á leiðinni heim úr vinnunni.
• Starfsmaður sem er veikur nær ekki að bjóða vaktina sína í skipti í tæka tíð af því að hann bíður eftir að komast heim í tölvu.
• Breytingar á vaktaplaninu sem eru hengdar upp á vegg eða settar á sameiginlegt drif fara alveg fram hjá öllum sem eru ekki á staðnum þann daginn, líka þeim sem breytingin snertir mest.

Hvert atriði fyrir sig er smávægilegt vesen, en saman leiða þau til ómannaðra vakta, hlaupa á síðustu stundu og starfsfólks sem upplifir sig utanveltu varðandi vinnu sem hefur bein áhrif á tekjur þess.

Það sem skiptir máli í raun

Ef þú ert að meta hvernig starfsfólkið þitt fær upplýsingar um vaktaplanið skaltu ekki láta „það er til app“ duga sem svar. Kannaðu þessi atriði:

1. Virkar í öllum símum, ekki bara á einu stýrikerfi. Í mörgum hópum í framlínustörfum er fólk með blöndu af Android-símum og eldri eða ódýrari tækjum. Ef helmingur starfsfólksins getur ekki sett appið upp hefurðu ekki leyst vandann – þú hefur leyst hann fyrir suma.
2. Ekkert vesen við innskráningu. Starfsmaður sem kíkir á vaktina sína klukkan sjö að morgni áður en hann mætir hálfátta hefur ekki tíma til að endurstilla gleymt lykilorð. Einföld innskráning sem helst virk skiptir meira máli en fólk heldur.
3. Tilkynningar í símann, ekki bara innhólf. Breytingar á vaktaplaninu, samþykkt vaktaskipti og lausar vaktir þurfa að ná til fólks án þess að það þurfi að opna appið og athuga. Tilkynning sem hverfur hljóðlaust, án titrings eða merkis, er hunsuð.
4. Virkar í báðar áttir, ekki bara til að skoða. Starfsfólk á að geta sótt um frí, tekið lausa vakt eða boðið eigin vakt í skipti úr sama símanum – ekki bara skoðað, þannig að allt fari áfram í gegnum skrifborð yfirmannsins.

Hin hliðin: yfirmaðurinn

Aðgangur í símanum skiptir máli á báða bóga. Yfirmaður sem samþykkir beiðni um vaktaskipti eða athugar hver leysir af þann sem boðaði forföll á ekki heldur að þurfa að sitja við skrifborð. Ef samþykktir bíða í innhólfi sem aðeins er hægt að opna í tölvu hefurðu bara fært flöskuhálsinn til í stað þess að losna við hann. Markmiðið er að upplýsingar um vaktaplanið – hver er á vakt, hver skipti um vakt, hver er frá – berist jafnhratt og síminn leyfir, til allra sem eiga í hlut, ekki bara þeirra sem setja upp vaktaplanið.

Kjarni málsins er einfaldur: vaktavinna fer fram fjarri skrifborðum, svo verkfærin sem henni fylgja þurfa líka að virka fjarri skrifborðum. Allt sem krefst tölvu til að nýtast vel verður notað illa, án þess að mikið beri á því.