Mönnunarþörf og hæfni í helloswap: hve marga og hverja þarf á hverja vakt

Mönnunarþörf er markmiðið sem þú setur hverri deild: hve marga þarf á tiltekna vakt á hverjum vikudegi og, ef þú vilt, að einn þeirra búi yfir tiltekinni hæfni. Hún stöðvar ekkert ein og sér. Hún er til þess að sýna þér og vara þig við þegar vaktaplanið er ekki í samræmi við það sem þú baðst um.

Að setja markmiðið

Þú setur mönnunarþörf fyrir hverja deild með hnappnum „Mönnunarþörf“ í vaktaplaninu, og það er í boði í öllum áskriftarleiðum, ekki bara þeim dýrari. Fyrir hverja vakt og hvern vikudag slærðu inn hve marga þarf og getur jafnframt krafist þess að einn þeirra hafi tiltekna hæfni, til dæmis að minnst einn lyklahafi sé á lokunarvaktinni alla daga.

Hver deild hefur sínar eigin tölur, og það skiptir máli um leið og þú ert með fleiri en eina deild: afgreiðslan á kaffihúsi og eldhúsið geta þurft gjörólíkan fjölda starfsfólks á sama tíma, og einmitt þess vegna eru tölurnar settar sér fyrir hvora deild.

Hafðu eftirfarandi í huga þegar þú setur þær:

• Aðeins þeir sem verða í raun á vaktinni teljast með. Laus vakt telst enn enginn, og það sama á við um þann sem hefur fengið frí samþykkt þann dag.
• Markmiðið er samanburður, ekki hindrun. Þú getur eftir sem áður birt vaktaplan þar sem vantar fólk; helloswap merkir það bara í stað þess að stöðva þig.
• Ef þú notar „Fylla sjálfkrafa í viku“ (Growth-áskrift og ofar) og hakar við „Vista þessar tölur sem mönnunarþörf“ þegar þú keyrir það, eru tölurnar sem þú slóst inn vistaðar sem mönnunarþörf deildarinnar, svo þær eru þegar útfylltar næst. Taktu hakið af fyrir stakar, óvenjulegar vikur svo ekki sé skrifað yfir venjulegu tölurnar þínar.

Að lesa úr mönnunarlínunni

Þegar mönnunarþörf hefur verið sett birtist línan Mönnun undir hverri deild í vaktaplaninu, þar sem fjöldi þeirra sem eru á vakt er borinn saman við þörfina fyrir hvern dag. Hún er litamerkt:

• Grænt: þörf dagsins er uppfyllt.
• Gulbrúnt: það vantar fólk á vakt, það vantar einhvern með tilskilda hæfni, eða hvort tveggja.
• Grátt: fleiri eru á vakt en þörfin segir til um.

Þetta er fljótlegasta leiðin til að renna yfir vikuna og koma auga á þá daga sem þarf að skoða, líka í drögum áður en þú birtir þau, og það kemur sér sérstaklega vel strax eftir miklar breytingar á vaktaplaninu eða eftir innflutning. Sami skortur kemur líka fram undir „Samþykktir“: ef samþykki á vaktaskiptum eða fríbeiðni myndi skilja vakt eftir undirmannaða sérðu viðvörunina þar líka, áður en þú staðfestir.

Að setja upp hæfni

Hæfni er skráð á starfsmanninn, ekki á vaktasniðmátið. Opnaðu prófíl starfsmanns undir „Starfsfólk“ eða í starfsmannalistanum og bættu við því sem hann hefur verið metinn hæfur til: lyklahafi, skyndihjálp, barþjónn eða hvað sem á við í þínum rekstri. Ef þú slærð inn hæfni sem er ekki til verður hún til um leið, svo þú þarft ekki að setja upp hæfnilista fyrir fram.

Kerfisstjóri fyrirtækisins eða næsti yfirmaður viðkomandi getur skráð hæfni hans, og þannig er þetta í höndum þeirra sem vita í raun hver er hæfur til hvers.

Þegar hæfnin er orðin til geturðu krafist hennar á vakt beint í vaktaglugganum með „Krefst hæfni“. Það hefur raunverulegar afleiðingar umfram það að mönnunarlínan verði gulbrún: vakt sem er merkt á þennan hátt er aðeins hægt að úthluta þeim sem hafa hæfnina í raun, og aðeins þeir geta tekið hana af vaktaskiptatöflunni. Það borgar sig því að nota þetta af yfirvegun frekar en alls staðar. Merktu vakt aðeins með hæfnikröfu þegar mönnunin veltur raunverulega á því (vottaður skyndihjálparaðili á staðnum, lyklahafi til að opna eða loka), ekki sem almenna ósk, því það þrengir hópinn sem getur nokkurn tíma mannað eða tekið vaktina.

Mistök sem ber að forðast

Treystu ekki á að mönnunarþörfin grípi sjálfkrafa hvert gat. Hún ber aðeins saman við tölurnar sem þú hefur slegið inn, svo deild án skráðrar mönnunarþarfar verður aldrei gulbrún, jafnvel þótt þar vanti illilega fólk. Settu tölur fyrir allar deildir sem þú vilt í raun fá viðvaranir um og endurskoðaðu þær þegar dæmigerður starfsmannafjöldi deildar breytist, því ekkert minnir þig á að uppfæra þær af sjálfu sér.