Skoðaðu launakostnaðinn áður en vaktaplanið er birt, ekki eftir á

Flestir stjórnendur komast að því að launakostnaðurinn var of hár þegar launaskýrslan berst, viku eða tveimur eftir að vaktaplanið er þegar liðið. Þá eru einu kostirnir að skera niður tíma í næstu viku eða sitja uppi með umframkostnaðinn. Lausnin er einföld: skoðaðu áætlaðan launakostnað hverrar deildar á meðan þú ert enn að setja vaktaplanið saman og áður en þú birtir það. Þá geturðu enn fært vakt í stað þess að þurfa að biðjast afsökunar á henni.

Af hverju þetta grípur það sem vikuleg skýrsla missir af

Launaskýrsla segir þér hvað gerðist. Kostnaðarathugun fyrir hverja deild á meðan þú gerir vaktaplanið segir þér hvað er í þann mund að gerast, á meðan þú getur enn breytt því. Munurinn skiptir máli vegna þess að vandi í launakostnaði er nánast alltaf staðbundinn: ein deild, einn dagur, stundum ein vakt. Hann týnist í heildartölu fyrirtækisins þar til of seint er að bregðast við.

Algeng mynstur sem þetta grípur:

• Deild er með þrjá á lokunarvakt á kvöldi sem hefur alla jafna verið rólegt, af því að sá sem setti upp þann hluta afritaði vaktir síðustu viku án þess að athuga málið.
• Yfirvinna safnast hljóðlega upp hjá einum eða tveimur starfsmönnum af því að þeir tóku aukavaktir í mismunandi deildum og enginn bar þær saman.
• Samsetning tímakaups í deild hefur breyst (fleiri reyndir starfsmenn, færri nýliðar) án þess að nokkur tæki eftir áhrifunum á kostnaðinn.
• Stjórnandi fyllir í skarð með yfirvinnu í stað þess að kalla inn einhvern á venjulegu tímakaupi.

Ekkert af þessu birtist sem viðvörunarmerki á einstakri vakt. Það birtist sem tala sem er hærri en búist var við þegar þú leggur saman viku deildarinnar.

Svona gerir þú þetta að föstum lið

Þú þarft ekki bakgrunn í fjármálum til að gera þetta vel. Þú þarft vana og tölu til að bera saman við.

1. Settu vikulega launaáætlun fyrir hverja deild, ekki bara eina fyrir allt fyrirtækið. Kaffihús og eldhúsið þess hafa ólíka kostnaðaruppbyggingu, og ein sameiginleg tala felur hvort þeirra er í raun yfir.
2. Reiknaðu áætlaðan kostnað jafnóðum, ekki eftir á. Ef þú gerir vaktaplanið í höndunum skaltu halda uppsafnaðri heildartölu fyrir hverja deild um leið og þú raðar vöktum: tímar sinnum taxti, deild fyrir deild.
3. Berðu saman við áætlunina áður en þú birtir, ekki eftir að vikan er hafin. Þetta er það eina skref sem flest teymi sleppa, yfirleitt af því að það þýðir að fara til baka og endurgera eina eða tvær vaktir. Það virðist aukavinna í augnablikinu en er mun minni vinna en að útskýra umframkostnað síðar.
4. Fylgstu með taxtanum, ekki bara tímunum. Deild getur náð tímamarkmiði sínu en samt sprengt áætlunina ef tímarnir hallast að hærra launuðu starfsfólki. Athugaðu hvort tveggja.
5. Skoðaðu hvar frávikið liggur, ekki bara heildartöluna. Ef deild er yfir skaltu skoða hvaða dagar eða vaktir valda því, í stað þess að skera tíma jafnt niður yfir vikuna. Yfirleitt skýra ein eða tvær vaktir mestan hluta umframkostnaðarins.

Hvað á að gera þegar deild fer fram úr áætlun

Áður en þú birtir hefurðu raunverulega kosti sem hverfa um leið og vikan hefst:

• Skiptu vakt reynds starfsmanns út fyrir vakt nýliða á rólegri degi, ef hæfnin leyfir.
• Færðu vakt af ofmönnuðum degi yfir á dag þar sem lausar vaktir eru ómannaðar annars staðar.
• Styttu vakt um klukkutíma frekar en að fella hana alveg niður.
• Athugaðu hvort vaktin þurfi í raun þá mönnun sem henni var ætluð. Stundum er vandinn í áætluninni í raun vandi í mönnunarþörfinni.

Ef þú notar hugbúnað fyrir vaktaplön er vert að biðja beint um þetta: kostnaðaráætlun fyrir hverja deild sem uppfærist á meðan þú setur vikuna saman og birtist áður en þú ýtir á „Birta“. helloswap sýnir þetta í vaktaplansgerðinni einmitt af þessari ástæðu, því að grípa þetta fyrir birtingu er annað og ódýrara vandamál en að grípa það eftir á. En jafnvel einfaldur dálkur í töflureikni sem endurreiknast jafnóðum og þú skrifar kemur þér langleiðina. Vaninn skiptir meira máli en tólið.