Hvernig fækka má því að starfsfólk mæti ekki á vakt: áminningar sem virka í raun

Þegar starfsfólk mætir ekki á vakt er það sjaldnast vegna þess að það sé lélegt starfsfólk. Ástæðan er yfirleitt áminningakerfi sem gerir ráð fyrir að fólk skoði útprentað vaktaplan eða hópspjall dögum fyrir vaktina. Það gerir fólk ekki. Ef þú vilt fækka þessum tilvikum skaltu laga tímasetningu, leið og innihald áminninganna áður en þú ferð að kenna þeim um sem fá þær.

Af hverju áminningar bregðast

Vaktaplan sem er birt einu sinni í viku stenst ekki hversdagsleikann. Fólk gleymir, skiptir óformlega á vöktum, ruglast á því hvaða vika er eða sá einfaldlega aldrei breytinguna því hún fór inn í hópspjall með 40 ólesnum skilaboðum. Nokkrir algengir veikleikar:

• Áminningin berst of snemma (þremur dögum fyrir vakt), fólk leggur hana til hliðar í huganum og gleymir henni svo.
• Hún berst eftir leið sem starfsmaðurinn skoðar í raun ekki – á tilkynningatöflu, í tölvupósti sem enginn opnar eða í spjallforriti sem er líka notað í allt annað.
• Hún sýnir ranga vakt vegna þess að einhver skipti um vakt og breytingin skilaði sér aldrei inn í áminningakerfið.
• Hún er alltaf eins, svo fólk hættir að lesa hana almennilega.

Ef eitthvað af þessu á við hjá þér er vandinn ekki agaleysi heldur skortur á sýnileika.

Áminningar á réttum tíma sem fækka því að fólk mæti ekki

Líttu á áminningar sem röð, ekki einn stakan atburð. Ein tilkynning viku fyrir vakt er upplýsingar til skipulagningar, ekki áminning. Áminningarnar sem breyta hegðun koma nær upphafi vaktarinnar:

1. Viku fyrir vakt: staðfestir að vaktin sé á planinu og gefur fólki færi á að láta vita snemma af árekstri meðan enn er tími til að leysa hann.
2. Sólarhring fyrir vakt: hin eiginlega áminning. Flestir skipuleggja næsta dag kvöldið áður – og þá berst hún.
3. 2–3 tímum fyrir vakt: stutt ýting, sérstaklega gagnleg fyrir vaktir sem hefjast eldsnemma, skiptar vaktir eða þá sem hættir til að sofa yfir sig.

Í hverri áminningu á að koma fram dagsetning, upphafstími og staður eða deild – og ekkert annað sem skyggir á aðalatriðin. Ef fólk þarf að fletta eða smella sig áfram til að finna sjálfan tímann hefur helmingur gagnsins farið forgörðum.

Notaðu þá leið sem fólk notar í raun

Textaskilaboð og tilkynningar í síma eru lesnar innan nokkurra mínútna. Tölvupóstur er lesinn innan nokkurra daga, ef hann er þá lesinn. Útprentað vaktaplan er lesið einu sinni, í byrjun vikunnar, og aldrei aftur. Ef starfsfólkið er sífellt í símanum – eins og flest vaktavinnufólk er – skila tilkynningar úr vaktaforriti betri árangri en nokkuð annað, því áminningin er tengd sjálfri vaktinni í kerfinu en ekki afriti af henni sem getur úrelst.

Þetta skiptir meira máli en virðist: áminning gagnast aðeins ef hún sýnir vaktina eins og hún er núna. Ef einhver tekur að sér lausa vakt eða skiptir við vinnufélaga á þriðjudegi er áminning sem byggð er á vaktaplani mánudagsins beinlínis röng. Þetta er ein ástæða þess að tól eins og helloswap tengja áminningar beint við vaktaplanið eins og það er hverju sinni og við dagatal hvers og eins – þegar vaktaskipti eru samþykkt uppfærist áminningin um leið, í stað þess að minna einhvern á vakt sem hann er ekki lengur á.

Komdu í veg fyrir fyrirsjáanlegu afsakanirnar fyrir fram

Í sumum tilvikum má koma í veg fyrir að fólk mæti ekki með góðu verklagi, ekki bara með áminningum:

• Leyfðu fólki að láta vita af árekstri um leið og vaktaplanið er birt, ekki kvöldið áður.
• Gerðu vaktaskipti svo auðveld að sá sem lendir í raunverulegum vanda skipti á vaktinni í stað þess að sleppa henni.
• Haltu utan um hverjir mæta ekki og hvenær – mynstur (alltaf á mánudagsmorgnum, alltaf eftir langt laugardagskvöld) segir þér meira en nokkurt stakt tilvik.
• Fylgdu málinu eftir samdægurs þegar einhver mætir ekki, ekki viku seinna þegar samhengið er gleymt.

Áminningar laga gleymsku. Þær laga ekki það þegar einhver ætlaði sér aldrei að mæta. Að greina á milli þessara tveggja orsaka er munurinn á því að laga vaktaskipulagið og því að eiga samtal sem stjórnandi.