Lausar vaktir: Taflan sem fyllir sig sjálf og taflan sem enginn lítur á

Tafla yfir lausar vaktir sannar gildi sitt þegar einhver tekur ómannaða þriðjudagskvöldvakt í símanum sínum áður en þú hefur svo mikið sem lokið við að skrifa hópskilaboð um hana. Flestar slíkar töflur bregðast ekki vegna þess að hugmyndin sé slæm heldur vegna smávægilegra hindrana: enginn veit að taflan er til, það tekur of mörg skref að taka vakt eða yfirmaður þarf enn að fara yfir hana handvirkt á klukkutíma fresti. Góð tafla yfir lausar vaktir ryður nær öllum þessum hindrunum úr vegi og gerir göt í mönnun að einhverju sem starfsfólkið leysir fyrir þig.

Það sem fær fólk til að nota hana í raun

Taflan þarf að keppa við hópspjallið, gula miða og „spyrðu bara í kringum þig“. Hún hefur aðeins betur ef hún er þægilegri en allt það. Það þýðir:

• Hún sést þar sem fólk lítur hvort sem er. Ef það þarf að skrá sig inn í sérstakt kerfi eða leita í sameiginlegu drifi til að skoða töfluna tapar hún alltaf fyrir einföldu SMS-i. Hún á að vera á sama stað og starfsfólk skoðar vaktaplanið sitt nú þegar.
• Það þarf aðeins eina aðgerð til að taka vakt. Ekki „sendu yfirmanninum skilaboð og bíddu“. Eitt ýtt eða einn smellur sem annaðhvort bókar vaktina samstundis eða sendir eina beiðni um samþykki.
• Hún sýnir nægar upplýsingar til að hægt sé að ákveða sig strax. Starf, tíma, deild og vaktaálag ef það er greitt. Enginn ætti að þurfa að spyrja þriggja spurninga áður en hann veit hvort hann getur tekið vaktina.
• Hún uppfærist í rauntíma. Ef tveir geta tekið sömu vaktina og annar fær óvænt skilaboð um að „því miður, það er búið að manna hana“ hættir hann að líta á töfluna.

Það sem yfirmaðurinn þarf enn að hafa stjórn á

Sjálfsafgreiðsla þýðir ekki að enginn hafi yfirsýn. Það sem þarf enn mannlega ákvörðun snýst yfirleitt um hæfni og sanngirni, ekki um skipulagsatriði:

1. Hverjir mega sjá vaktina. Vakt lyfjatæknis á ekki að sjást hjá starfsfólki á kassa. Með því að takmarka töfluna eftir starfi eða deild helst hún viðeigandi og kemur í veg fyrir að fólk taki vaktir sem það hefur ekki leyfi til eða getur í reynd ekki sinnt.
2. Yfirvinna og hámark vinnustunda. Laus vakt sem ýtir einhverjum í yfirvinnu sem ekki var gert ráð fyrir í áætlun er vandamál sem þú bjóst til, ekki vandamál sem þú leystir. Kerfið ætti að vara við eða stöðva vaktir sem færu yfir þessi mörk frekar en að láta þig komast að því á útborgunardegi.
3. Samþykki í jaðartilvikum. Að taka vakt samstundis hentar vel fyrir hefðbundna mönnun. Fyrir vaktir sem liggja nálægt mörkum vaktaálags, eða vaktir á viðkvæmu svæði, er stutt samþykki yfirmanns vel þess virði þótt það kosti þrjátíu sekúndur í viðbót.

Hvaðan lausar vaktir koma til að byrja með

Því betur sem taflan er fyllt, því betur er hún notuð. Áreiðanlegustu uppsprettur lausra vakta eru fyrirsjáanlegar, svo komdu þér upp föstum venjum í kringum þær í stað þess að bregðast við á síðustu stundu:

• Samþykkt frí sem skilur eftir gat: settu vaktina sem losnar inn um leið og beiðnin er samþykkt, ekki kvöldið áður.
• Forföll sem tilkynnt eru með stuttum fyrirvara, þar sem hraðinn skiptir meira máli en allt annað.
• Vaxtartímabil þar sem þig vantar fólk og þú þarft að dreifa aukatímum á þá sem eru til í það þangað til ráðningar ná að halda í við.
• Vaktir sem enginn vill (vaktir sem loka snemma, hátíðisdagar) og þú setur inn með lengri fyrirvara svo fólk geti skipulagt sig í kringum þær.

Í helloswap fara lausar vaktir beint á töfluna úr afbókuðu eða óúthlutuðu vaktplássi, starfsfólk tekur þær í símanum án þess að setja neitt upp og allt sem myndi valda yfirvinnu eða passar ekki við starf viðkomandi fer í samþykktarhólfið þitt í stað þess að fara sjálfkrafa í gegn. Taflan er aðeins jafn góð og það er lítið mál fyrir fólk að segja já við vakt. Allt annað eru smáatriði.