Skiptu vaktaplaninu eftir deildum án þess að sundra starfshópnum

Um leið og fyrirtæki er komið með fleiri en einn afmarkaðan hóp, eins og sal og eldhús, verslun og lager, dagvakt og næturvakt eða vöruhús og útkeyrslu, er vaktaskipulag eftir deildum ekki lengur eitthvað sem gott er að hafa. Það verður eina leiðin til að forðast sífelld mistök. Grunnhugmyndin er einföld: hver deild fær sitt eigið vaktaplan með eigin reglum, starfsmannalista og vaktamynstri, en stjórnandi eða eigandi getur samt séð allt á einum stað.

Af hverju deildir þurfa aðskilin vaktaplön

Deildir ganga sjaldnast eftir sömu lögmálum. Eldhús gæti þurft þétta mönnun á stuttum vöktum sem skarast í kringum matmálstíma. Í verslun gæti þurft jafna mönnun allan opnunartímann og einn sem sér um lokun. Vöruhús gæti keyrt á tveimur föstum vöktum sem breytast varla milli vikna.

Þegar þessu öllu er troðið inn í eitt dagatal koma upp vandamál sem hafa ekkert með mönnun að gera heldur snúast alfarið um uppsetninguna:

• Stjórnendur þurfa að fletta fram hjá 30 nöfnum til að finna þá fimm sem þeir raða í raun á vaktir
• Vaktamynstur sem er rökrétt fyrir einn hóp lítur út eins og villa þegar því er blandað saman við mynstur annars hóps
• Það er auðvelt að setja einhvern óvart á vakt í deild sem hann vinnur ekki í
• Til að samþykkja frí eða vaktaskipti þarf fyrst að kanna hverjir koma beiðninni yfirhöfuð við

Með því að skipta vaktaplönum eftir deildum hverfur þessi truflun. Yfirmaður eldhússins sér bara vaktir í eldhúsinu. Verkstjóri í vöruhúsinu sér bara vaktir í vöruhúsinu. Enginn þarf að sía í huganum frá þá hluta dagatalsins sem eiga ekki við hann.

Hvernig „aðskilið en sýnilegt“ lítur út í reynd

Markmiðið er ekki að búa til einangraðar eyjar. Markmiðið er að gefa hverri deild sína eigin vinnusýn en halda heildarmynd fyrirtækisins óskertri fyrir þá sem þurfa á henni að halda. Í reynd þýðir það:

1. Hver deild hefur sitt eigið vaktamynstur og sín eigin sniðmát sem má endurtaka fram í tímann, því vikutaktur eldhúss passar sjaldnast við takt lagersins.
2. Deildarstjórar fá breytingaaðgang að vaktaplani síns eigin hóps, ekki allra hinna.
3. Eigendur eða svæðisstjórar geta séð allar deildir í einu, til að kanna mönnun, sjá heildarlaunakostnað eða koma auga á deild sem er undirmönnuð.
4. Starfsmenn sem vinna í tveimur deildum (algengt hjá minni fyrirtækjum) sjást á báðum vaktaplönum án þess að vera skráðir tvisvar sem tveir ólíkir einstaklingar í kerfinu.
5. Samþykktir, bæði fyrir frí og beiðnir um vaktaskipti, fara til stjórnanda viðkomandi deildar, ekki í eitt miðlægt pósthólf þar sem einhver þarf að finna út hver ber ábyrgð á hverju.

Þetta er ein ástæða þess að stuðningur við margar deildir skiptir meira máli en virðist á blaði. Þetta snýst ekki um að bæta síu við stórt dagatal. Þetta snýst um að gefa hverjum hópi vaktaplan sem virkar eins og vaktaplan þess hóps, á meðan einhver hefur enn heildarmyndina.

Merki um að eitt vaktaplan dugi ekki lengur

Ef eitthvað af þessu hljómar kunnuglega borgar sig að skipta eftir deildum strax frekar en eftir að stærri mistök verða í vaktaskipulaginu:

• Þú hefur tvíbókað einhvern í tvö hlutverk af því að dagatalið gerði það ekki augljóst
• Nýir stjórnendur þurfa leiðsögn bara til að finna vaktir síns eigin hóps
• Samþykkt á fríum tefst af því að beiðnin lenti hjá röngum stjórnanda
• Þú afritar sama vikumynstrið handvirkt yfir í nýja deild í stað þess að það hafi verið aðskilið frá upphafi
• Til að taka saman tíma eða launakostnað eftir deildum þarftu að flytja allt út og sía í höndunum

Ekkert af þessu eru mönnunarvandamál, heldur skipulagsvandamál. Það kostar yfirleitt minni fyrirhöfn að laga skipulagið en virðist í fyrstu, og það skilar sér í hverri einustu viku eftir það, ekki bara einu sinni.