Þegar fólkið er til staðar en ekki á réttum tímum: að samræma óskir og mönnunarþörf
Þegar tekið er tillit til þess hvenær allir geta unnið en vaktirnar ganga samt ekki upp liggur vandinn ekki hjá starfsfólkinu heldur í því hvernig fólk er parað við álagið. Svona lagar þú það án þess að ganga fram af besta fólkinu þínu.
Allir sem gera vaktaplan reka sig fyrr eða síðar á sama vegginn: á pappírnum geta nógu margir unnið samtals, en ekki nógu margir á þeim tímum þegar mest er að gera. Einn getur bara unnið á morgnana, annar bara á kvöldin, og enginn er eftir til að taka föstudagsösina frá kl. 16–20. Þetta er ekki skortur á starfsfólki – þetta er misræmi milli þess hvenær fólk er laust og hvenær þú þarft á því að halda, og það kallar á aðra lausn en „að ráða fleira fólk“.
Hvers vegna lausir tímar og mönnunarþörf fara hvort í sína áttina
Starfsfólk gefur einu sinni upp hvenær það getur unnið og það er sjaldan endurskoðað. Mönnunarþörfin breytist hins vegar frá viku til viku eftir sölumynstri, árstíma eða bókunum. Ef þú berð þetta tvennt ekki reglulega saman myndast göt án þess að nokkur taki eftir því:
- Nýir starfsmenn eru allir ráðnir inn með svipaðar óskir um vaktir (yfirleitt dagvaktir), svo kvöldin verða fáliðuð.
- Aðstæður nokkurra starfsmanna breytast (stundaskrá í skóla, annað starf) og þar með hvenær þeir geta unnið, en enginn uppfærir heildarplanið.
- Eftirspurnin breytist – nýtt tilboð dregur fleiri að á laugardögum, en grunnvaktaplanið var gert fyrir rólegri laugardag fyrir hálfu ári.
Lausnin felst ekki í því að biðja fólk um að vera sveigjanlegra. Hún felst í því að grípa misræmið snemma, með því að bera saman hvenær fólk getur í raun unnið og hvenær mest er að gera áður en þú setur vikuna saman, ekki eftir að vakt hefur staðið ómönnuð.
Hagnýt leið til að manna álagstímana
- Kortleggðu raunverulegu álagstímana fyrst. Taktu saman þau gögn sem þú hefur – sölu eftir klukkustundum, fjölda símtala, fjölda sjúklinga – og finndu þau 3–4 tímabil í hverri viku þar sem fáliðun kemur raunverulega niður á starfseminni. Ekki giska; athugaðu.
- Berðu lausa tíma saman við þessi tímabil, ekki allan daginn. Starfsmaður sem „getur unnið allan daginn“ nýtist ekki eins vel og sá sem er sérstaklega laus í mestu törninni milli kl. 17 og 19. Raðaðu fólki fyrst eftir því hversu vel það passar á álagstímana og fylltu svo í restina.
- Mannaðu álagstímana á undan þeim auðveldu. Settu erfiðu tímana fyrst á planið meðan þú hefur sem flesta möguleika. Rólegar vaktir fyrir hádegi er auðvelt að fylla seinna; ekki eyða sveigjanlega fólkinu þínu í þær of snemma.
- Hafðu eina meðvitaða skörun á hverju álagstímabili. 15–30 mínútna skörun við vaktaskil á annasamasta tímanum vegur upp á móti þeim sem mæta seint og tímanum sem fer í að setja næstu vakt inn í málin, án þess að það vanti fólk á gólfið.
- Farðu yfir lausa tíma á nokkurra mánaða fresti, ekki bara við ráðningu. Líf fólks breytist. Stutt spurning á hverjum ársfjórðungi – „er þetta enn rétt?“ – grípur breytingarnar áður en þær verða að viðvarandi gati.
Þegar ekki tekst að loka gatinu með fólkinu sem þú hefur
Stundum dugar engin útsjónarsemi í skipulagi – þú hefur einfaldlega ekki nógu margt fólk sem getur unnið á álagstímum. Þá áttu þrjá heiðarlega kosti: að ráða sérstaklega fyrir þann tíma (og segja það í atvinnuauglýsingunni), bjóða hóflega launauppbót fyrir einmitt þessar vaktir, eða sætta þig við minni mönnun þar og laga væntingar um þjónustu að því. Það sem gengur ekki er að biðja sífellt sama einn eða tvo sveigjanlegu starfsmennina um að fylla í gatið – þannig missir þú áreiðanlegasta fólkið þitt í kulnun.
Hér sannar tafla með lausum vöktum líka gildi sitt: í stað þess að yfirmaður þurfi í flýti að finna einhvern á erfiða vakt á álagstíma er vaktin sett þar sem allir sjá hana, og sá sem er í raun laus og til í það tekur hana. Það leysir ekki raunverulegan mannekluvanda, en það þýðir að ekki stendur allt og fellur með þér í hvert sinn sem gat myndast, og ómannaðar vaktir á álagstímum birtast sem skýr og sýnilegur listi í stað þess að koma þér á óvart samdægurs.