Skýrslur og aðgerðaskrá í helloswap: það sem hægt er að fletta upp eftir á

Þegar eitthvað virðist ekki stemma á útborgunardegi, eða yfirmaður sver að hann hafi aldrei samþykkt vaktaskipti, þarftu að geta litið til baka og fengið skýrt svar. Í helloswap er það gert á tveimur stöðum. Annars vegar í Skýrslum, sem sýna hvað vikan kostaði og hver vann hve mikið. Hins vegar í aðgerðaskránni, sem sýnir hver gerði hvað, hvenær og hvaðan. Hvort tveggja fylgir Growth-áskrift og stærri áskriftum. Hvort tveggja er líka hugsað fyrir stjórnendur fyrirtækisins til að fara yfir hlutina eftir á, frekar en til að stýra vaktaplaninu jafnóðum.

Hvað Skýrslur sýna í raun

Skýrslur ná yfir eina viku í senn. Fyrir hverja viku eru taldar upp vinnustundir hvers starfsmanns á birtum vöktum, tímakaup hans og hvað það kostar. Kostnaðurinn er skipulagðar stundir sinnum tímakaup, auk vaktaálags þegar fyrirtækið hefur sett það upp. Tímakaupið er slegið inn annaðhvort beint í dálkinn Tímakaup eða á prófíl viðkomandi undir Starfsfólk. Það borgar sig því að ganga úr skugga um að tímakaupið sé rétt skráð áður en þú treystir skýrslu.

Nokkur atriði sem vert er að hafa í huga:

• Ef einhver vinnur umfram umsaminn vinnutíma er það merkt sérstaklega. Það er fljótlegasta leiðin til að koma auga á mistök í vaktaplaninu áður en þau verða að ágreiningi um laun.
• Ef kveikt er á tímaskráningu birtist dálkurinn Raunverulegt, þar sem skráðar stundir sjást við hlið skipulagðra stunda. Hann er eingöngu til samanburðar. Hann breytir ekki kostnaðartölunni, sem byggist áfram á birtu vaktaplani.
• Vaktaálag (kvöld, helgar, helgidagar) fær sérstakan dálk þegar það hefur verið sett upp og er tekið með í heildarlaunakostnaðinum.

Notagildið er einfalt: keyrðu Skýrslur áður en þú gengur frá launum, ekki eftir að einhver kvartar. Merkingin um vinnu umfram umsaminn vinnutíma er einmitt sú tegund atriðis sem kostar lítið að athuga vikulega en mikið að uppgötva einu sinni á ársfjórðungi.

Um vaktaálag og liðinn tíma

Vaktaálag er alltaf reiknað út frá tímasetningu vakta í birtu vaktaplani, og ólaunuð hlé eru ekki dregin frá því. Það skiptir máli þegar þú berð skýrslu saman við það sem þú manst eftir að hafa skipulagt. Tölurnar ráðast af því sem var raunverulega birt, ekki af lauslegu plani í kollinum á einhverjum.

Það er líka gott að vita að þegar vinnutíma í vaktamynstri er breytt er fortíðin ekki endurskrifuð. Nýju tímarnir gilda frá og með deginum í dag, og vaktir sem unnar voru fyrir daginn í dag halda þeim tímum sem þær voru raunverulega unnar á. Vinnutímareglur eru ekki yfirfarnar aftur fyrir komandi vaktir í því mynstri, svo það borgar sig að fara yfir þær sjálfur. Einmitt þess vegna haldast Skýrslur og útflutningur launagagna rétt, jafnvel eftir að þú hefur endurskipulagt vaktamynstur: fortíðinni er ekki breytt í kyrrþey.

Til hvers aðgerðaskráin er

Aðgerðaskráin er annars konar skráning. Hún er flipi undir Öryggi og aðgerðaskrá í prófílvalmyndinni og skráir hver gerði hvað, hvenær og hvaðan. Þar koma fram innskráningar og breytingar á starfsfólki, vöktum, vaktaskiptum, fríum, öryggisstillingum og forritarastillingum, auk innskráninga í nafni annarra notenda. Ekki er hægt að breyta færslum eða eyða þeim, og það er einmitt tilgangurinn. Þetta á að vera traust skráning sem þú getur afhent eiganda eða endurskoðanda án þess að hafa áhyggjur af því að henni hafi verið breytt eftir á.

Notaðu aðgerðaskrána þegar:

• þú þarft að staðfesta hver samþykkti vaktaskipti eða fríbeiðni, og hvenær.
• ágreiningur er um hver breytti vakt eða upplýsingum um starfsmann.
• þú ert að fara yfir öryggi aðgangsins, til dæmis óvæntar innskráningar eða innskráningar í nafni annarra notenda.

Eitt sem vantar og vert er að hafa í huga: breytingar á nafni fyrirtækisins, tímabelti, deildum, vaktamynstrum og tilkynningastillingum eru ekki skráðar í aðgerðaskrána. Ef þú þarft skráningu á einmitt þeim breytingum verður þú að halda utan um þær á annan hátt. Aðgerðaskráin hjálpar þér ekki þar.

Saman svara Skýrslur og aðgerðaskráin tveimur ólíkum spurningum eftir á: hvað kostaði þetta og hver hreyfði við hverju. Það er ódýrari venja að fara reglulega yfir hvort tveggja en að gera það aðeins þegar eitthvað fer úrskeiðis.