Bemandingsbehov og kompetencer i helloswap: sådan fastlægger du, hvem og hvor mange en vagt kræver
Sådan angiver du bemandingsbehov pr. afdeling og ugedag i helloswap, kræver en bestemt kompetence på en vagt og aflæser rækken Bemanding i vagtplanen, der viser, når du mangler folk, uden at noget bliver blokeret.
Bemandingsbehov er det mål, du sætter for hver afdeling: hvor mange medarbejdere en given vagt kræver på hver ugedag, og eventuelt at én af dem skal have en bestemt kompetence. De blokerer ikke noget i sig selv. De er der for at vise dig og advare dig, når vagtplanen ikke svarer til det, du har bedt om.
Sådan sætter du målet
Du angiver bemandingsbehov pr. afdeling med knappen "Bemandingsbehov" i vagtplanen, og det findes i alle abonnementer, ikke kun de dyreste. For hver vagt og ugedag skriver du, hvor mange der skal være på, og du kan eventuelt kræve, at én af dem har en bestemt kompetence, for eksempel mindst én nøgleansvarlig på lukkevagten hver dag.
Hver afdeling har sine egne tal, og det betyder noget, så snart du har mere end én afdeling: en cafédisk og et køkken kan have helt forskelligt behov for antal medarbejdere i samme tidsrum, og det er netop derfor, de sættes hver for sig.
Et par ting, du skal være opmærksom på, når du sætter dem:
- Kun medarbejdere, der faktisk skal være på vagten, tæller med. En ledig vagt tæller endnu ikke som nogen, og det samme gælder en medarbejder, der har fået godkendt fri den dag.
- Målet er en sammenligning, ikke en spærring. Du kan stadig offentliggøre en vagtplan, hvor der er for få på arbejde. helloswap markerer det bare i stedet for at stoppe dig.
- Hvis du bruger "Udfyld uge automatisk" (Growth-abonnementet og op), og du sætter flueben i "Gem disse tal som bemandingsbehov", når du kører den, bliver de tal, du lige har indtastet, gemt som afdelingens bemandingsbehov, så de allerede er udfyldt næste gang. Fjern fluebenet ved en enkeltstående, usædvanlig uge, så dine normale tal ikke bliver overskrevet.
Sådan læser du rækken Bemanding
Når bemandingsbehovet er sat, vises rækken Bemanding under hver afdeling i vagtplanen. Den sammenligner for hver dag antallet af planlagte medarbejdere med det antal, der er brug for. Rækken er farvekodet:
- Grøn: dagens behov er dækket.
- Gul: en vagt mangler folk, mangler en med den krævede kompetence, eller begge dele.
- Grå: der er planlagt flere, end behovet kræver.
Det er den hurtigste måde at gennemgå en uge på og finde de dage, der kræver opmærksomhed, også i en kladde, før du offentliggør den. Det er især nyttigt lige efter en stor ændring i vagtplanen eller en import. Den samme mangel dukker også op under Godkendelser: hvis en godkendelse af et vagtbytte eller en anmodning om fri ville gøre en vagt underbemandet, ser du advarslen der, før du bekræfter.
Sådan opretter du kompetencer
Kompetencer hører til medarbejderen, ikke til vagtskabelonen. Åbn en medarbejders profil fra Medarbejdere eller holdoversigten, og tilføj det, vedkommende er godkendt til: nøgleansvarlig, førstehjælp, bartender eller hvad der nu er relevant i din virksomhed. Skriver du en kompetence, der ikke findes endnu, bliver den oprettet med det samme, så du behøver ikke at lave en kompetenceliste på forhånd.
En administrator i virksomheden eller medarbejderens egen leder kan angive en medarbejders kompetencer. Dermed ligger det hos dem, der rent faktisk ved, hvem der er kvalificeret til hvad.
Når en kompetence findes, kan du kræve den på en vagt direkte i vagtvinduet med "Kræver kompetence". Det har en reel konsekvens ud over, at rækken Bemanding bliver gul: en vagt, der er markeret på den måde, kan kun tildeles en medarbejder, der faktisk har kompetencen, og kun en sådan medarbejder kan tage den fra byttetavlen. Brug det derfor bevidst frem for overalt. Markér kun en vagt som krævende en kompetence, når dækningen reelt afhænger af det (en certificeret førstehjælper på stedet, en nøgleansvarlig til at åbne eller lukke), ikke som en generel præference, da det begrænser, hvem der overhovedet kan dække eller tage vagten.
En fejl, du bør undgå
Regn ikke med, at bemandingsbehovet automatisk fanger alle huller. Det sammenligner kun med de tal, du har indtastet, så en afdeling uden bemandingsbehov bliver slet ikke gul, heller ikke selvom den er slemt underbemandet. Angiv tallene for alle de afdelinger, du rent faktisk vil advares om, og se dem efter igen, når en afdelings normale bemanding ændrer sig, for intet minder dig om at opdatere dem af sig selv.