Holdet er vokset fra regnearket: Det skal du automatisere først
Når den manuelle vagtplanlægning ikke hænger sammen længere, skal du ikke automatisere det hele på én gang. Her er rækkefølgen, der faktisk sparer tid, og du starter med det, der lige nu æder dine aftener.
Der er et helt bestemt tidspunkt, hvor manuel vagtplanlægning knækker. Som regel sker det ikke med et brag. Det er dig, en søndag aften, der sidder og jonglerer med tre sms-tråde om, hvem der tager mandagens åbnevagt, mens du samtidig prøver at huske, om Priyas ønske om fri blev godkendt eller bare snakket om. Hvis det lyder bekendt, er dit hold vokset fra regnearket og gruppechatten, også selvom ingen har sagt det højt endnu.
Den fejl, de fleste ledere begår på det tidspunkt, er at forsøge at løse det hele på én gang. De køber et system, der lover at automatisere hele driften, og får aldrig rigtig taget noget af det i brug, fordi indførelsen bliver uoverskuelig. Det er bedre at automatisere der, hvor det gør mest ondt, og begynde med det, der koster dig flest timer eller giver flest fejl.
For de fleste arbejdspladser med vagter er det første vagtbytte. Når vagter byttes manuelt, bliver det noget rod, fordi ønskerne kommer via den kanal, der er nemmest for medarbejderen: en sms, en snak på gangen, en seddel på bordet i frokoststuen. Bagefter skal lederen huske rent faktisk at rette vagtplanen og tjekke, at byttet ikke giver overarbejde eller et hul i bemandingen. Det er her, tingene glipper. Nogen møder op til en vagt, der ellers skulle være dækket, eller ingen møder op, fordi byttet aldrig rigtig blev bekræftet. At automatisere det betyder ikke, at fleksibiliteten forsvinder. Det betyder, at medarbejderne får ét sted, hvor de kan tilbyde en vagt til en bestemt kollega eller til hele holdet, og at du får én indbakke, hvor du godkender eller afviser, og hvor vagtplanen opdateres automatisk, så snart du siger ja. Alene den ændring fjerner som regel den mest kaotiske del af en leders uge.
Nummer to på listen er ønsker om fri, og især at sikre, at godkendt fri faktisk forhindrer, at vagten bliver planlagt. Et chokerende stort antal konflikter i vagtplanen opstår, fordi en leder godkender en ferieanmodning i ét system (eller i én samtale) og så lægger vagtplanen i et andet og glemmer, at godkendelsen overhovedet findes. Hvis fri og vagtplan ligger samme sted, forsvinder problemet af sig selv.
Nummer tre er at lægge den samme vagtplan igen og igen. Hvis din forretning kører efter et nogenlunde fast mønster fra uge til uge, med samme bemandingsbehov om tirsdagen og samme travlhed i weekenden, spilder du tid på at bygge den op fra bunden hver uge. Et værktøj, hvor du kan lave én solid uge, gentage den fremad og så bare justere undtagelserne, skærer markant ned på tiden til vagtplanlægning, uden at du skal give slip på kontrollen med, hvem der står hvor.
Længere nede på prioriteringslisten kommer ting som oversigter over ledige vagter og visninger på tværs af afdelinger, selvom det er fristende at automatisere dem først. De er virkelig nyttige, når man har mere end en håndfuld medarbejdere eller mere end én lokation, men de løser et vækstproblem, ikke et problem, der gør ondt i hverdagen. Hvis du er én afdeling med ti personer, har du sandsynligvis ikke brug for det endnu.
Mønsteret her er værd at huske, uanset hvilket værktøj du tager i brug, ikke kun til vagtplanlægning: Automatiser den proces, der i dag kræver, at du er mellemmanden, der skal holde styr på ting på tværs af flere kanaler. Det er dér, manuelt arbejde i det stille bliver til fejl. Alt andet er optimering, du kan lægge oven i, når det grundlæggende ikke længere æder dine aftener.