Sådan får du medarbejdernes rådighed og bemandingsbehovet til at gå op
Når alle får lov at arbejde, når de kan, men vagtplanen alligevel ikke går op, er problemet ikke dine medarbejdere. Det er måden, du matcher folk med behovet på. Sådan løser du det uden at slide dine bedste folk op.
Alle, der lægger vagtplaner, render før eller siden panden mod den samme mur: På papiret er der rådighed nok i alt, men der er ikke nok folk til rådighed i de timer, hvor der faktisk er travlt. Én kan kun arbejde om morgenen, en anden kun om aftenen, og til fredagens travle timer kl. 16-20 er der ingen tilbage. Det er ikke mangel på personale. Det er et misforhold mellem, hvornår folk kan, og hvornår du har brug for dem, og det kræver en anden løsning end »ansæt flere«.
Hvorfor rådighed og bemanding glider fra hinanden
Rådigheden bliver meldt ind én gang og bliver sjældent kigget på igen. Bemandingsbehovet skifter fra uge til uge alt efter salgsmønstre, sæson eller bookinger. Hvis du ikke jævnligt holder de to op mod hinanden, opstår der stille og roligt huller:
- Nye medarbejdere starter alle med nogenlunde de samme vagtønsker (som regel dagvagter), så aftenerne bliver tyndt bemandet.
- Nogle få medarbejderes livssituation ændrer sig (skoleskema, et job ved siden af), og deres rådighed flytter sig, men ingen opdaterer den samlede plan.
- Efterspørgslen ændrer sig. En ny kampagne trækker flere kunder ind om lørdagen, men skabelonen til vagtplanen blev lavet til en roligere lørdag for seks måneder siden.
Løsningen er ikke at bede folk om at være mere fleksible. Det er at opdage skredet i tide ved at holde den faktiske rådighed op mod dine travleste timer, før du lægger ugens plan, og ikke først når en vagt står ubesat.
En praktisk måde at matche folk med de travle timer
- Kortlæg først dine reelle spidsbelastninger. Træk de data, du har, fx salg pr. time, antal opkald eller antal patienter, og find de 3-4 tidsrum hver uge, hvor det for alvor gør ondt at være underbemandet. Lad være med at gætte, men tjek det.
- Sortér rådigheden efter de tidsrum, ikke efter hele dagen. En medarbejder, der »kan hele dagen«, er ikke lige så nyttig som en, der netop kan i dit pres kl. 17-19. Ranger først folk efter, hvor godt de passer til dine travle tidsrum, og fyld så resten ud.
- Dæk de travle timer, før du dækker de nemme. Planlæg de svære timer først, mens du stadig har flest muligheder. Stille formiddagsvagter er nemme at besætte senere, så brug ikke dine fleksible folk på dem for tidligt.
- Læg bevidst ét overlap ind i hvert travlt tidsrum. Et overlap på 15-30 minutter ved vagtskiftet i din travleste time opfanger forsinkelser og tid til overlevering, uden at der mangler folk på gulvet.
- Tjek rådigheden igen med få måneders mellemrum, ikke kun ved ansættelsen. Folks liv ændrer sig. Et hurtigt »passer det stadig?« hvert kvartal fanger skredet, før det bliver et fast hul.
Når hullet ikke kan lukkes med de folk, du har
Nogle gange hjælper ingen mængde smart planlægning, fordi du simpelthen ikke har folk nok til rådighed i de travle timer. Så har du tre ærlige muligheder: Ansæt specifikt til det tidsrum (og skriv det i jobopslaget), tilbyd et beskedent tillæg for netop de vagter, eller accepter en tyndere bemanding der og juster forventningerne til servicen derefter. Det, der ikke virker, er igen og igen at bede de samme en eller to fleksible medarbejdere om at lappe hullet. Det er sådan, du mister dine mest pålidelige folk til udbrændthed.
Det er også her, en oversigt over ledige vagter for alvor gør nytte. I stedet for at en leder skal ringe rundt for at finde én person til en svær vagt i de travle timer, bliver vagten slået op, hvor alle kan se den, og den, der faktisk har tid og lyst, tager den. Det løser ikke et reelt problem med underbemanding, men det betyder, at det ikke hænger på dig alene, hver gang der er et hul, og at ubesatte vagter i de travle timer dukker op som en klar og synlig liste i stedet for som en overraskelse på dagen.