Vaktaskipti starfsfólks: fljótlegasta leiðin til að losa þig við mönnunarvandann

Allir stjórnendur sem setja saman vaktaplön vita að raunverulega vinnan felst ekki í því að búa planið til – heldur í því að laga það þegar einhver kemst ekki á vaktina sína. Þegar starfsfólk getur skipt á vöktum sín á milli færist sú vinna af þínu borði og yfir til þeirra sem lenda í árekstrinum, og þar á hún heima.

Hvað gerist þegar ekkert kerfi er fyrir vaktaskipti

Hugsaðu þér hvernig þetta gengur yfirleitt fyrir sig. Starfsmaður áttar sig á því á þriðjudagskvöldi að hann kemst ekki á lokunarvaktina á fimmtudaginn. Þegar ekkert ferli er til fyrir vaktaskipti gerist þetta yfirleitt:

• Hann sendir þér skilaboð beint, oft utan vinnutíma.
• Þú flettir í gegnum vaktaplanið og reynir að muna hver er laus og hefur hæfni til að taka vaktina.
• Þú sendir tveimur eða þremur vinnufélögum skilaboð og spyrð hvort þeir geti leyst af.
• Einhver segir já og þú breytir vaktaplaninu handvirkt.
• Þú vonar að enginn tvíbóki sig eða gleymi vaktinni.

Þetta eru fimm skref, sem öll fara í gegnum þig, fyrir eina vaktabreytingu. Margfaldaðu það með fimmtán manna starfsmannahópi og nokkrum árekstrum á viku, og þá ertu kominn með hlutastarf bara við að sinna undantekningum frá vaktaplani sem þú varst þegar búinn að setja saman einu sinni.

Af hverju virka vaktaskipti milli starfsmanna betur

Starfsfólkið sem á í hlut veit nær alltaf á undan þér hver er laus, hver getur leyst af í tilteknu hlutverki og hver skuldar hverjum greiða frá síðasta mánuði. Ef þú lætur það finna rétta manneskjuna sjálft – og senda þér svo bara niðurstöðuna til að samþykkja eða hafna – losnar þú við mest af öllum skilaboðunum fram og til baka.

Nokkur atriði skipta máli til að þetta virki vel í reynd:

1. Bæði bein boð og opin boð skipta máli. Stundum veit starfsmaður nú þegar við hvern hann vill skipta. Í önnur skipti þarf hann bara að bjóða vaktina öllum hópnum og sjá hver bítur á agnið. Kerfi sem styður aðeins annað af þessu neyðir fólk aftur í að senda skilaboð.
2. Samþykktin er áfram hjá stjórnandanum. Þótt starfsfólk megi skipta á vöktum þýðir það ekki að það raði sér sjálft á vaktir. Þú vilt samt hafa eitt samþykktarskref svo þú getir gripið vandamál – til dæmis ef einhver tekur vakt sem kemur honum í yfirvinnu, eða ef vaktaskipti skilja vakt eftir án nokkurs sem hefur hæfni til að sinna henni.
3. Skráningin þarf að vera skýr. Ef vakt skiptir um hendur þarf launavinnslan að endurspegla hver vann hana í raun, ekki hver var upphaflega skráður á vaktina. Rekjanleg saga yfir það hver óskaði eftir, bauð og samþykkti hver vaktaskipti sparar deilur síðar meir.

Hvað þarf að varast

Vaktaskipti spara tíma, en þau geta skapað ný vandamál ef enginn fylgist með:

• Hæfnin passar ekki. Skipti sem líta vel út á yfirborðinu geta skilið vakt eftir án nokkurs sem kann á kassann, getur stjórnað tiltekinni vél eða haft umsjón með vaktinni. Vaktaskipti ættu að takmarkast við þá sem hafa hæfni í viðkomandi hlutverk, eða í það minnsta vera merkt svo stjórnandi skoði þau áður en þau eru samþykkt.
• Yfirvinnan læðist upp. Starfsmaður sem tekur aukavaktir til að hjálpa vinnufélaga getur, án þess að mikið beri á, komið sér í yfirvinnu. Þetta er enn ein ástæðan fyrir því að samþykkt ætti ekki að vera sjálfvirk.
• Ein manneskja tekur öll skiptin. Ef sami áreiðanlegi starfsmaðurinn segir alltaf já getur hann endað með of mikið á sinni könnu. Það borgar sig að skoða sögu vaktaskipta öðru hvoru, ekki bara einstakar beiðnir.

Í raun er þetta sama hugmynd og liggur að baki töflu fyrir lausar vaktir: að gefa starfsfólki beina leið til að leysa mönnunarvandann sjálft og halda hlutverki stjórnandans við snöggt samþykki frekar en heila rannsókn. Í helloswap lenda beiðnir um vaktaskipti – hvort sem þær eru beinar eða opnar – í einu hólfi fyrir samþykktir, svo þú tekur ákvörðun í stað þess að gera út leitarleiðangur. Vaktaplanið endar samt í þínum höndum til lokayfirferðar, en þú ert ekki lengur sá sem finnur staðgengilinn.