Vaktaplan fyrir margar deildir: svona hætta þær að þvælast hver fyrir annarri

Um leið og fyrirtæki er með fleiri en eitt teymi undir sama þaki, til dæmis eldhús og sal, lager og útkeyrslu eða dagvakt og næturvakt með sinn yfirmanninn hvor, hættir eitt sameiginlegt og flatt vaktaplan að virka. Deildaskipt vaktaskipulag leysir þetta með því að gefa hverju teymi sína eigin yfirsýn og sínar eigin reglur, en einn stjórnandi getur samt séð yfir þau öll. Markmiðið er ekki meira skipulag skipulagsins vegna heldur færri mistök sem auðvelt er að komast hjá.

Hvað fer úrskeiðis án þess

Ef allir eru settir á vaktir í einu sameiginlegu dagatali koma upp nokkur fyrirsjáanleg vandamál:

• Starfsmaður á kassa er óvart settur á vakt á lagernum af því að vaktalistinn var ekki síaður eftir hlutverkum.
• Yfirmaður eldhússins þarf að skruna fram hjá fjörutíu vöktum í salnum til að finna kokkana sína þrjá.
• Beiðnir um vaktaskipti eru samþykktar af hverjum þeim sem er innskráður, jafnvel þótt viðkomandi viti ekki hver lágmarksmönnun deildarinnar er.
• Fríbeiðnir sem eru samþykktar hjá einu teymi skilja í kyrrþey eftir gat í mönnun á vakt hjá öðru teymi, af því að enginn var að skoða hvort tveggja í einu.
• Skýrslur um launakostnað blanda deildunum saman, svo ekki er hægt að sjá hvort það er útkeyrslan eða eldhúsið sem er ofmannað.

Ekkert af þessu er alvarlegur brestur eitt og sér. Þetta er smávægilegur núningur sem safnast upp þar til enginn treystir vaktaplaninu fyllilega.

Hvað skipting í deildir skilar í raun

Að skipta vaktaplaninu eftir deildum þýðir ekki að fyrirtækinu sé skipt upp í einangruð hólf. Það þýðir að hvert teymi fær skýra yfirsýn yfir það sem skiptir það máli og stjórnendur ráða því hversu mikið nær yfir á milli deilda.

• Hver deildarstjóri sér sjálfgefið aðeins sínar eigin vaktir. Minna skrun, færri mistök og fljótlegra að setja upp planið.
• Samþykktir fara til þeirra sem þekkja teymið í raun. Vaktaskipti á lagernum eru samþykkt af lagerstjóranum, ekki af þeim sem stendur næst skjánum.
• Mönnunarreglur geta verið mismunandi eftir deildum. Eldhús gæti þurft að lágmarki tvo kokka á hverri vakt, án undantekninga, en í móttökunni gæti einn starfsmaður dugað vel eftir kl. 21. Með reglum eftir deildum getur hvort tveggja gilt án þess að annað teymið gangi á reglur hins.
• Launakostnaður sést deild fyrir deild, en það er eina leiðin til að vita hvort tiltekið teymi fer fram úr áætlun frekar en fyrirtækið í heild.
• Hægt er að afmarka lausar vaktir. Laus vakt í útkeyrslu á ekki að birtast sem í boði fyrir einhvern sem er aðeins hæfur til að vinna í versluninni, og það þarf heldur ekki að gerast, því að taflan getur síað sjálfkrafa eftir deildum.

Eitt fyrirtæki þrátt fyrir skiptinguna

Hættan við deildir er að þær slitni úr tengslum hver við aðra og verði að fimm aðskildum fyrirtækjum sem vill svo til að bera sama nafn. Tvennt kemur í veg fyrir það:

1. Sameiginleg breytingaskrá þvert á deildir. Eigendur og æðstu stjórnendur eiga að geta séð allar breytingar hvar sem er í fyrirtækinu, jafnvel þótt deildarstjórar sjái dags daglega aðeins sitt eigið teymi. Þetta er það sem gerir skiptingu í deildir örugga frekar en áhættusama: ekkert hverfur, það er bara skipulagt.

2. Yfirsýn þvert á deildir fyrir þá sem þurfa hana. Svæðisstjóri sem sér um þrjár starfsstöðvar, eða eigandi sem hleypur í skarðið þegar mikið er að gera, þarf að geta farið á milli deilda án þess að missa þráðinn. Deildastuðningurinn í helloswap er byggður einmitt í kringum þetta: hvert teymi fær sitt eigið vaktaplan og sitt eigið samþykktarferli, en ekkert er falið fyrir þeim sem bera ábyrgð á rekstrinum í heild.

Það er einfalt að prófa hvort deildaskipt vaktaskipulag virkar: Getur deildarstjóri sett upp og haldið utan um sitt eigið vaktaplan án þess að hrófla við plani annarra, og getur eigandinn samt séð allt í einu án þess að biðja fimm manns um fimm mismunandi töflureikna? Ef svarið við báðum spurningum er já, þá gerir skipulagið sitt gagn.