Er handvirka vaktaplanið sprungið? Byrjaðu á að sjálfvirknivæða þessi fjögur atriði
Þegar töflureiknir og hópspjall duga ekki lengur borgar sig ekki að sjálfvirknivæða allt í einu. Hér er röðin sem raunverulega sparar vinnu, og hún byrjar á vaktaskiptum.
Það kemur að því að vaxandi starfsmannahópur á vöktum fer yfir ákveðin mörk: töflureiknirinn virkar enn, svona tæknilega séð, en það tekur einhvern tvo tíma á viku að halda honum við og göt í mönnun uppgötvast fyrir heppni frekar en með föstu verklagi. Fyrsta hugsunin er að kaupa „vaktakerfi“ og sjálfvirknivæða allt í einu. Það eru mistök. Suma þætti handvirkrar vaktaskipulagningar er alveg í lagi að sinna áfram í höndunum enn um sinn, en aðrir kosta þig klukkustundir í hverri einustu viku án þess að mikið beri á því. Sjálfvirknivæddu í þeirri röð sem vandinn birtist, ekki í þeirri röð sem eiginleikarnir eru sýndir í vörukynningu.
Hvernig sérðu að handvirka leiðin er í raun sprungin?
Nokkur áþreifanleg merki, ekki bara óljós ónotatilfinning:
- Þú býrð til vaktaplanið frá grunni í hverri viku í stað þess að endurtaka mynstur, því töflureiknirinn man ekkert hvað gekk upp síðast.
- Beiðnir um vaktaskipti berast með SMS, í einkaskilaboðum og munnlega, og þú hefur óvart samþykkt sömu vaktina tvisvar.
- Fríbeiðnir eru afgreiddar á öðrum stað en vaktaplanið, svo þú hefur sett einhvern á vakt sem var þegar búinn að fá frí samþykkt.
- Þú ert með fleiri en eina deild eða starfsstöð og heldur úti aðskildum skjölum sem tala ekki saman.
- Enginn getur sagt þér, án þess að grafa eftir því, hver vann síðasta fimmtudag eða hver samþykkti tiltekna breytingu.
Ef tvennt eða fleira af þessu á við er handvirka vaktaskipulagningin ekki að bregðast vegna þess að þú gerir eitthvað vitlaust. Hún bregst vegna þess að hún var aldrei hugsuð fyrir meira en örfáa starfsmenn í einum hópi.
Röðin sem raunverulega sparar tíma
Vaktaskipti og beiðnir um afleysingu. Þetta er sú vinna sem stjórnandi sinnir oftast en skilar minnstu. Í hvert skipti sem einhver boðar forföll, hvert „getur einhver tekið laugardaginn fyrir mig?“ og hver vakt sem endar tvíbókuð eftir vaktaskipti étur tíma, og þetta gerist í sífellu. Með því að sjálfvirknivæða þetta, þannig að starfsfólk geti boðið vakt tilteknum einstaklingi eða öllum hópnum og samþykki stjórnanda sé eina handvirka skrefið, losnarðu fyrst við það verk sem endurtekur sig mest.
Fríbeiðnir sem tengjast vaktaplaninu sjálfu. Um leið og frí hefur verið samþykkt á það sjálfkrafa að koma í veg fyrir að viðkomandi sé settur á vakt. Það er einmitt þegar fríyfirlit er borið handvirkt saman við vaktaplanið sem tvíbókanir verða til, og það versnar bara eftir því sem starfsfólki fjölgar.
Vaktaplan sem hægt er að endurtaka. Flest fyrirtæki sem starfa á vöktum keyra sama grunnmynstrið flestar vikur, með smávægilegum undantekningum. Þegar þú getur sett upp eina viku og endurtekið hana fram í tímann hættirðu að byggja allt upp frá grunni og ferð að lagfæra undantekningar, sem er allt annað og miklu minna verk.
Breytingaskrá og eitt pósthólf fyrir samþykktir. Þegar vaktaskipti og frí fara í gegnum kerfi í stað textaskilaboða þarftu einn stað þar sem sést hvað breyttist og hver samþykkti það. Þetta skiptir mestu máli þegar eitthvað fer úrskeiðis og þú þarft að rekja hvað gerðist, ekki í venjulegum vikum.
Það sem má bíða í bili
Ekki flýta þér að sjálfvirknivæða sjálfa vaktaúthlutunina (hver vinnur hvaða vakt) ef hópurinn er nógu lítill til að stjórnandi geti enn tekið góðar ákvarðanir fljótt eftir eigin dómgreind. Sjálfvirk úthlutun með reikniritum leysir vanda sem þú ert kannski ekki enn með, og hún bætir við lagi sem þú þarft bæði að treysta og sannreyna. Eyddu heldur ekki tíma í ítarleg skýrslu- eða spától fyrr en grunnurinn, það er vaktaskipti, frí og endurtekanlegt vaktaplan, er kominn í gott lag. Skýrslur byggðar á ótraustu verklagi skila bara ótraustum tölum hraðar.
Einfalda prófið: sjálfvirknivæddu það sem truflar daginn þinn mest eins og staðan er núna. Hjá nær öllum hópum sem vaxa upp úr töflureikninum eru það vaktaskipti og göt í mönnun, ekki vaktaplanið sjálft.