Starfsmannahópurinn er vaxinn upp úr töflureikninum: þetta borgar sig að sjálfvirknivæða fyrst

Þegar starfsmennirnir eru orðnir einhvers staðar á bilinu 15 til 25 hættir handvirk gerð vaktaplans að vera bara kvöð og fer að verða áhætta. Töflureiknirinn eða vaktaplanið á pappír sem dugði vel þegar þið voruð 8 er nú til í mörgum útgáfum sem stangast á, fríbeiðnir fara forgörðum og yfirmaðurinn eyðir klukkutíma á dag bara í að svara skilaboðum á borð við „er ég að vinna á laugardaginn?“. Fyrsta hugsunin er að sjálfvirknivæða allt í einu. Ekki gera það. Byrjaðu á því sem kostar þig í raun flestar klukkustundir og vinndu þig svo niður listann.

Merkin um að þið séuð vaxin upp úr handvirku vaktaplani

Þú þarft ekki að ná ákveðnum starfsmannafjölda til að vita að tíminn sé kominn. Fylgstu frekar með þessu:

• Þú færð sömu spurninguna um vaktaplanið (hver er á vakt, má ég skipta um vakt, er fríið mitt samþykkt) oftar en fimm sinnum í viku, í skilaboðum eða augliti til auglitis
• Tvær útgáfur af vaktaplaninu hafa verið í umferð á sama tíma og einhver mætti á ranga vakt fyrir vikið
• Þú hefur sett einhvern á vakt þótt hann væri í samþykktu fríi
• Það tekur meira en 30 mínútur að gera vaktaplan næstu viku af því að þú afritar síðustu viku og lagar hana til í höndunum
• Vaktaskipti kölluðu á fleiri en eitt samtal af því að enginn mundi eftir að láta yfirmanninn vita

Ef tvennt eða fleira af þessu gerist í hverri viku lagast handvirka kerfið ekki af sjálfu sér. Það versnar eftir því sem starfsfólkinu fjölgar, því umstangið við samhæfinguna vex hraðar en hópurinn sjálfur.

Sjálfvirknivæddu í þessari röð

Það þarf ekki að sjálfvirknivæða allt strax á fyrsta degi. Forgangsraðaðu eftir því hve mikinn tíma yfirmannsins hvert atriði tekur núna, ekki eftir því hve nútímalegt það hljómar.

1. Samþykktir og beiðnir. Ef þú samþykkir frí og vaktaskipti í gegnum SMS eða með munnlegu „já, það er í lagi“ er það sem kostar þig mest og jafnframt auðveldast að laga. Eitt innhólf sem tekur við beiðnum, þar sem þær eru samþykktar eða þeim hafnað og vaktaplanið uppfærist sjálfkrafa, útrýmir stærstu einstöku ástæðunni fyrir tvíbókunum.

2. Lokað fyrir vaktir í fríi. Þegar frí hefur verið samþykkt á að vera ómögulegt að setja viðkomandi á vakt fyrir slysni. Þetta eru þau handvirku mistök sem valda mestu raunverulegu tjóni: einhver mætir í miðju fríi, eða mætir ekki og þú kemst að því of seint. Þetta á að gerast sjálfkrafa, ekki með gulum miða á tölvuskjánum.

3. Endurtekin vikuplön. Flest fyrirtæki sem byggja á vaktavinnu keyra sama grunnmynstrið flestar vikur, með smávægilegum frávikum. Ef þú gerir vaktaplanið frá grunni í hverri viku ertu að endurtaka vinnu sem er að 80% sú sama. Búðu til sniðmát einu sinni, láttu það endurtaka sig fram í tímann og lagaðu bara frávikin.

4. Mönnun lausra vakta. Þegar fyrstu þrjú atriðin eru komin í traust horf skaltu sjálfvirknivæða hvernig ómannaðar vaktir eru fylltar: settu þær á töflu þar sem starfsfólkið getur tekið þær í símanum, í stað þess að þú hringir þig niður listann.

Það sem á ekki að sjálfvirknivæða strax

Slepptu skýrslum þvert á deildir, ítarlegum aðgerðaskrám og háþróuðum yfirvinnuspám þar til grunnurinn er traustur. Þetta skiptir máli, en það leysir vandamál sem þú ert ekki enn með í smærri rekstri, og ef þú byrjar á því bætist við flækjustig áður en þú hefur notið ávinningsins af því að koma lagi á samþykktir og frí. Sjálfvirkni sem enginn þarf enn verður bara enn ein stillingin sem einhver þarf að læra á og hunsa svo.

Mynstrið gildir óháð því hvaða tól þú notar: lagaðu fyrst það sem tekur flestar klukkustundir frá yfirmanninum, taktu næst fyrir það sem veldur dýrustu mistökunum og snúðu þér ekki að þægindunum fyrr en þá. Innhólf helloswap fyrir samþykktir og vikuplanssmiðurinn voru hönnuð út frá þessari röð einmitt af þessari ástæðu: flest teymi þurfa að stöðva blæðinguna áður en þau þurfa á fínpússningunni að halda.