Yfirvinnan læðist að þér – svona sérðu hana fyrir

Yfirvinna sprengir sjaldnast fjárhagsáætlunina í einu stóru höggi. Hún safnast upp úr tylft smárra ákvarðana yfir vikuna: aukaklukkutími hér til að mæta seinni vörusendingu, vaktaskipti sem koma einhverjum yfir 40 klukkustundir, laus vakt sem einhver tekur af listanum þótt hann hafi þegar verið nálægt hámarkinu sínu. Engin þessara ákvarðana virðist vera vandamál ein og sér. Samanlagt yfir eitt launatímabil geta þær ráðið úrslitum um hvort vaktaplanið stenst fjárhagsáætlun eða ekki.

Lausnin felst ekki í strangari reglum. Hún felst í yfirsýn á meðan þú ert enn að setja upp vaktaplanið, ekki eftir að launin hafa verið keyrð.

Hvers vegna yfirvinnan fer fram hjá stjórnendum

Yfirvinna stafar yfirleitt ekki af lélegri skipulagningu. Hún stafar af góðri skipulagningu sem gerði ekki ráð fyrir breytingum sem voru gerðar eftir á. Hér eru nokkrar algengar leiðir sem hún smýgur í gegn:

• Vaktaplanið leit vel út þegar það var birt, en eftir þrenn vaktaskipti er einn starfsmaður kominn í 44 klukkustundir og enginn lagði það saman.
• Stjórnandi fyllir í skarðið þegar einhver forfallast með því að spyrja þann sem er laus, án þess að athuga hvort viðkomandi sé þegar nálægt vikulegu hámarki sínu.
• Einhver tekur lausa vakt af því að hann vill fá fleiri tíma, og stjórnandinn sem samþykkir hana sér ekki uppsafnaðan tímafjölda vikunnar.
• Tímarnir eru skráðir á einum stað (í vaktaplaninu) og lagðir saman á öðrum (í töflureikni eða stimpilklukkunni), svo enginn sér töluna fyrr en orðið er of seint að breyta henni.

Í hverju tilviki er lítið bil á milli þess þegar ákvörðun er tekin og þess þegar kostnaðurinn við hana kemur í ljós. Ef þú lokar því bili hverfa flest yfirvinnuvandamál áður en þau verða til.

Láttu eftirlitið fara fram um leið og ákvörðunin er tekin

Áhrifaríkasta leiðin til að halda yfirvinnu í skefjum er ekki mánaðarleg skýrsla, heldur tala sem blasir við einmitt þegar einhver er við það að samþykkja vakt, vaktaskipti eða töku á lausri vakt. Það þýðir:

• Að sýna vikulegan heildartímafjölda við nafn hvers starfsmanns á meðan vaktaplanið er sett upp, ekki aðeins í lok launatímabilsins.
• Að merkja vaktaskipti eða lausa vakt sem myndi koma einhverjum yfir viðmiðið sitt áður en það er samþykkt, en ekki eftir á.
• Að veita þeim sem samþykkir vaktaskipti og lausar vaktir sömu yfirsýn yfir heildartímafjölda, ekki bara þeim sem setti upp upphaflega vaktaplanið.
• Að setja mjúkt viðmið undir lögbundnum yfirvinnumörkum (til dæmis 36 eða 38 klukkustundir) svo þú fáir viðvörun á meðan enn er svigrúm til að breyta.

Þetta er ein ástæða þess að samþykktarhólf stjórnanda fyrir vaktaskipti skiptir meira máli en það virðist. Ef starfsmenn skipta vöktum sín á milli í kyrrþey án nokkurs eftirlits mjakast tímarnir upp á við án þess að nokkur hafi ákveðið það. Samþykktarskref snýst ekki um stjórnun stjórnunarinnar vegna. Það er eina augnablikið þar sem einhver getur gripið heildartöluna áður en hún endar á launaseðli.

Það sem á að skoða vikulega, ekki mánaðarlega

Jafnvel þótt yfirsýnin sé góð þegar ákvarðanirnar eru teknar er gagnlegt að skoða mynstrið einu sinni í viku frekar en að bíða eftir heilu launatímabili:

1. Hvaða starfsmenn eru stöðugt nálægt yfirvinnu? Er það vani í vaktaplaninu eða vantar fólk?
2. Eru lausar vaktir mannaðar af fólki sem er þegar nálægt hámarkinu sínu, af því að það er fljótast að svara?
3. Safnast yfirvinnan á tilteknar vaktir eða daga, sem bendir til þess að grunnvaktaplanið sé undirmannað þar?
4. Eru vaktaskiptin bundin við fáa starfsmenn sem taka sífellt að sér aukatíma, og er það sjálfbært fyrir þá?

Ef sömu nöfnin eða sömu vaktirnar koma upp aftur og aftur er svarið yfirleitt ekki „samþykkja minna“ heldur „skipuleggja vaktirnar öðruvísi“. Yfirsýn yfir yfirvinnu sýnir þér hvar raunverulega gatið í mönnuninni er, en það er lagfæring á grunnvaktaplaninu sem lokar því í raun.