Fylla vikuna sjálfvirkt í helloswap: hvað aðgerðin gerir og hvað hún skilur eftir handa stjórnandanum

Fylla vikuna sjálfvirkt tekur tölurnar sem þú gefur upp – hversu marga þú þarft á hverja vakt, hvern vikudag – og býr til drög að vaktaplani þar sem vinnustundir allra eru jafnaðar á móti samningi þeirra. Hún birtir ekkert af sjálfsdáðum og hún tekur ekki ákvarðanir um mönnun eða hæfni fyrir þig. Hún fyllir vaktirnar innan þeirra reglna sem þú hefur sett og afhendir þér drög til að fara yfir áður en teymið sér þau.

Hvað hún gerir í raun

Fylla vikuna sjálfvirkt er við hliðina á heiti deildarinnar í Vaktaplani og er í boði á meðan vika deildarinnar hefur ekki verið birt. Hún vinnur með eina deild í einu. Þú segir hversu marga þú þarft á hverja vakt hvern vikudag – eða notar "Alla daga" til að stilla alla sjö dagana í einu – tekur hakið af þeim sem eiga ekki að vera með þá vikuna og smellir á Fylla.

Þá gerist þetta:

• Vöktunum er úthlutað af handahófi en af sanngirni: vinnustundir allra eru jafnaðar á móti samningi yfir þrjár vikurnar á undan, þannig að sá sem kemur úr langri viku fær færri vaktir og sá sem kemur úr stuttri viku fær fleiri.
• Enginn situr uppi með sama vaktatíma hvern einasta dag.
• Hver vakt sem verður til er borin saman við vinnutímareglurnar: hvíldartíma, lögbundin vikuleg hámörk, frídaga, framboð og samþykktar fjarvistir. Þær eru aldrei brotnar, án undantekninga.
• Vaktir í drögum sem þegar eru í vikunni, til dæmis föst vikuleg vakt, standa óbreyttar og teljast með í tölunum sem þú gafst upp.
• Ef enginn getur í raun tekið vakt með löglegum hætti verður hún að lausri vakt í stað þess að vera þvinguð upp á einhvern.
• Allt sem hún býr til er drög. Ekkert er sýnilegt teyminu eða endanlegt fyrr en þú birtir.

Ef einhver vann meira en samningur hans segir til um í síðustu viku gefur aðgerðin viðkomandi færri vaktir í þessari viku. Hún styttir ekki vakt til að láta stundirnar ganga upp – vakt er alltaf nákvæmlega jafn löng og vaktasniðmátið hennar í Stillingum. Samþykktar fjarvistir eru líka teknar með í reikninginn, þannig að vika með orlofi verður ekki í kyrrþey að viku þar sem viðkomandi "skuldar" stundir.

Hvað hún skilur eftir handa þér

Jöfnun vinnustunda er forgangsröðun, ekki loforð. Ef ekki er í raun hægt að manna viku með öðrum hætti gefur aðgerðin einhverjum fleiri stundir eða hleypir einhverjum yfir markið sitt – en aðeins eftir að hafa reynt alla sem enn eru undir sínu. Verkefni þitt eftir að hafa smellt á Fylla er því að fara yfir drögin og spyrja: er niðurstaðan skynsamleg fyrir einmitt þessa viku? Nokkur atriði er vert að skoða í hvert sinn:

• Lausar vaktir sem hún bjó til. Það eru vaktirnar sem enginn gat tekið með löglegum hætti. Þær þurfa mannlega ákvörðun: bjóða þær víðar, breyta mönnunarþörfinni eða sætta sig við gatið.
• Fólk sem fór yfir samninginn sinn. Fyrir því er ástæða (óvenjuleg vika, helgi sem lendir í miðri viku), en það er gott að vita hver og hvers vegna áður en þú birtir.
• Hæfniskröfur. Ef vakt krefst hæfni – lyklaábyrgð, skyndihjálp – virðir aðgerðin það, en það er á þína ábyrgð að rétta fólkið sé með hæfnina skráða á prófílnum sínum.
• Mönnunartölurnar sjálfar. Aðgerðin fyllir eftir þeim tölum sem þú gefur henni fyrir vikuna. Hún segir þér ekki hvort tölurnar séu rangar miðað við eftirspurn. Það mat er þitt.

Hvenær á að nota hana og hvenær ekki

Fylla vikuna sjálfvirkt hentar best fyrir venjulega viku sem endurtekur sig og þar sem mönnunarþörfin er stöðug – þá tegund viku þar sem þú myndir annars af vana draga sömu nöfnin á sömu vaktirnar. Fyrir óvenjulega viku – jólaös, stakan viðburð, deild sem er vísvitandi rekin með færra fólki – er betra að setja vaktaplanið upp handvirkt eða breyta tölunum áður en þú fyllir, því aðgerðin gerir nákvæmlega það sem þú segir henni, ekki það sem vikan þarf í raun. Og hvernig sem þú setur planið upp skaltu nota drögin sem raunverulega yfirferð: ekkert fer í loftið fyrr en þú birtir, svo það er síðasta tækifærið til að grípa lausa vakt eða skakka dreifingu áður en teymið sér hana.