Hættu að setja vaktaplanið saman frá grunni í hverri viku

Ef reksturinn gengur í vikulegum takti – sömu annasömu laugardagarnir, sömu rólegu þriðjudagarnir, sami kjarnahópurinn – þá er það fyrirhöfn til einskis að setja vaktaplanið saman frá auðu blaði í hverri viku. Megnið af næstu viku er nákvæmlega eins og þessi vika. Það eina sem krefst raunverulegrar umhugsunar eru undantekningarnar: beiðni um frí, nýr starfsmaður, vakt sem einhver skipti á á síðustu stundu. Það er fljótlegra að byrja á vaktaplani síðustu viku og breyta því sem er öðruvísi, og það er líka nákvæmara, því þá þarftu ekki að treysta á minnið til að endurskapa mynstur sem er þegar til.

Hvers vegna autt blað er áhættusamara en það virðist

Það virðist vandvirkt að byrja frá grunni, en í raun er það einmitt þar sem mistökin læðast inn. Þegar þú skrifar vaktaplan upp eftir minni er hætt við að þú:

• Gleymir föstum frídegi einhvers því ekkert fyrir framan þig minnir á hann
• Hafir of fáa á vakt sem er yfirleitt nógu vel mönnuð, því þú ert á sjálfstýringu og tekur ekki eftir árstíðabundinni aukningu
• Endurtakir árekstur í vaktaplaninu sem þú hafðir þegar leyst síðast, því lausnin var í kollinum á þér en ekki á blaði
• Eyðir klukkutíma í verk sem ætti að taka tíu mínútur, því hver lína er ný ákvörðun

Afrituð vika byrjar á stöðu sem þú veist að virkar. Þú ert ekki að ákveða „hver vinnur á fimmtudaginn“ frá grunni – þú ert að ákveða „þarf eitthvað að breytast frá síðasta fimmtudegi“. Það er miklu minni og miklu öruggari spurning.

Hvað þarf að skoða áður en þú afritar viku áfram

Það gengur aðeins upp að afrita áfram ef þú lítur á afritið sem drög en ekki lokaútgáfu. Farðu yfir eftirfarandi áður en þú birtir það:

1. Samþykkt frí. Allir sem hafa bókað frí í komandi viku þurfa að fara út af afrituðu vöktunum fyrst – það á ekki að koma í ljós eftir að vaktaplanið hefur verið birt.
2. Nýtt starfsfólk og starfsfólk sem er hætt. Afrituð vika tekur með sér fólk sem er ekki lengur á staðnum og sleppir öllum sem eru nýbyrjaðir. Berðu starfsmannalistann saman við vaktaplanið, ekki bara vaktirnar.
3. Þekkt frávik. Dagur með vörusendingu, vörutalning, lögbundinn frídagur, viðburður – allt sem gerir næstu viku frábrugðna venjulegri viku þarf að lagfæra handvirkt.
4. Hæfni og réttindi. Ef einhver með tilskilin réttindi skipti yfir á aðra vakt í síðustu viku færist sú breyting beint áfram með afritinu, jafnvel þótt hún eigi ekki lengur við.
5. Mönnun sem var þegar tæp. Ef vakt í vaktaplani síðustu viku var undirmönnuð og enginn benti á það endurtekur afritunin einfaldlega vandann.

Hvenær er samt rétt að byrja frá grunni

Það er ekki alltaf rétta leiðin að endurnýta viku. Byrjaðu upp á nýtt þegar:

• Þú ert að setja upp nýja starfsstöð eða deild þar sem engin saga er til að afrita
• Eftirspurnin hefur breyst í raun – nýr opnunartími, árstíðabundin breyting, önnur samsetning sölunnar
• Þú ert að lagfæra vaktaplan sem hefur verið rangt um tíma og afritun myndi bara draga villurnar áfram

Í þeim tilvikum skaltu líta á endurgerðina sem fjárfestingu sem gerð er í eitt skipti: þegar nýja mynstrið er orðið rétt ferðu aftur að afrita það áfram og snertir aðeins undantekningarnar.

Að gera þetta að vana

Þeir hópar sem gera þetta vel líta ekki á vaktaplanið sem eitthvað sem þarf að endursmíða í hverri viku – heldur sem eitthvað sem þarf að yfirfara í hverri viku. Grunnmynstrið er þegar rétt; verkefnið í hverri viku er að grípa það sem er öðruvísi. Tól sem leyfa þér að endurtaka viku áfram og breyta svo ofan á hana (í stað þess að slá inn hverja einustu vakt aftur) gera þetta að auðveldustu leiðinni, og einmitt þar viltu að auðvelda leiðin sé. Markmiðið er ekki fullkomið vaktaplan frá auðu blaði. Það er rétt vaktaplan með minnstri fyrirhöfn, byggt ofan á það sem þú veist nú þegar að virkar.