Vaktaplan fyrir námsmenn og hlutastarfsfólk þegar stundataflan breytist á hverri önn

Ef stór hluti starfsfólksins eru námsmenn eða hlutastarfsfólk sem þarf að samræma vinnuna við nám, aðra vinnu eða breytilegar skyldur heima fyrir, þá er ekki nóg að skrá einu sinni hvenær það getur unnið. Það þarf að gera aftur og aftur, og vaktaplanið á að taka mið af því. Þeir vinnustaðir sem lenda í vandræðum með þetta eru þeir sem söfnuðu upplýsingunum einu sinni, settu þær ofan í skúffu og urðu svo hissa í hverjum september, janúar og júní þegar helmingur hópsins gat allt í einu ekki lengur unnið á þriðjudögum.

Af hverju flest vaktakerfi ráða ekki við þetta

Flestar venjur við gerð vaktaplans ganga út frá því að það hvenær fólk getur unnið sé föst staðreynd sem er ákveðin einu sinni við ráðningu og sjaldan hreyft við eftir það. Það gengur ágætlega með starfsfólk í fullu starfi sem breytist lítið milli anna. Það gengur hins vegar ekki upp með námsmenn, vegna þess að:

• Stundataflan liggur yfirleitt ekki fyrir fyrr en viku eða tveimur áður en önnin hefst, ekki mánuðum fyrr.
• Tímarnir geta breyst algjörlega. Sá sem vann fyrir hádegi á virkum dögum gæti þurft að færa sig yfir á kvöldin á virkum dögum næstu önn.
• Fólk gleymir að láta vita. Það gerir ráð fyrir að þú „finnir út úr þessu“ eða nefnir það í framhjáhlaupi og það ratar aldrei inn í sjálft vaktaplanið.
• Prófatímabil og fyrsta og síðasta vika annarinnar kalla oft á sérstaka, tímabundna tíma ofan á hefðbundna mynstrið.

Ef kerfið þitt lítur á þessar upplýsingar sem varanlegar endarðu á því að byggja vaktaplan á gögnum sem eru þegar orðin röng og þarft svo að slökkva elda vegna vaktaskipta og forfalla sem í raun hefði mátt sjá fyrir.

Kerfi sem endurnýjast eftir dagatali, ekki fyrir tilviljun

Í stað þess að bíða eftir að upplýsingarnar úreldist og þurfa svo að hlaupa til skaltu setja uppfærsluna inn í dagatalið, rétt eins og launavinnslu eða vörutalningu.

1. Ákveddu fastar dagsetningar til að safna upplýsingunum aftur. Tveimur til þremur vikum áður en hver önn hefst skaltu biðja alla námsmenn og allt hlutastarfsfólk að staðfesta eða uppfæra hvenær þau geta unnið. Ekki bíða eftir að þau komi til þín.
2. Settu skýran frest sem hefur afleiðingar. Ef upplýsingarnar hafa ekki borist fyrir tiltekinn dag gilda tímar síðustu annar, eða engar nýjar vaktir eru settar á viðkomandi, þar til þær berast. Það er óvissan sem veldur ringulreiðinni.
3. Haltu föstum tímum aðskildum frá undantekningum. Mynstrið sem gildir alla önnina hjá námsmanni er eitt; vikufrí vegna prófa eða fjölskylduviðburðar er annað. Ef þessu er blandað saman verður erfiðara að halda utan um hvort tveggja og auðveldara að eitthvað týnist.
4. Gerðu næsta vaktaplan ekki fyrr en tímarnir liggja fyrir. Ef þú birtir vaktir áður en búið er að staðfesta hvenær fólk getur unnið þarftu örugglega að endurvinna planið. Þú endar á því að biðja um vaktaskipti vegna mistaka sem þú gerðir sjálf eða sjálfur.
5. Haltu stuttri sögu. Ef þú veist hvernig mynstrið var síðustu önn er fljótlegra að sjá að „eitthvað stemmir ekki“ þegar ný skráning lítur allt öðruvísi út, og það er gott tilefni til að taka stutt spjall frekar en að samþykkja hana gagnrýnislaust.

Gerðu sjálfa söfnunina auðvelda

Aðferðin skiptir minna máli en að gera þetta alltaf eins, en nokkur atriði draga úr fyrirhöfninni:

• Notaðu stutt, skipulegt eyðublað frekar en skilaboð í hópspjalli. Tímar sem eru skrifaðir í frjálsum texta í spjallþræði týnast og erfitt er að fletta upp í þeim síðar.
• Biddu um tíma eftir dögum og tímabilum, ekki óljós svör eins og „morgnarnir henta yfirleitt“.
• Ef einhver er með mjög óreglulega stundaskrá (breytilega kennslutíma, ófyrirsjáanlega aðra vinnu) skaltu biðja viðkomandi að uppfæra á tveggja vikna fresti í stað þess að krefjast skuldbindingar fyrir alla önnina sem stenst ekki.
• Geymdu upplýsingarnar þar sem allir stjórnendur sem gera vaktaplanið sjá þær, ekki í pósthólfi eða kollinum á einni manneskju.

Þarna kemur sér líka vel að hafa upplýsingar um það hvenær fólk getur unnið á sama stað og vaktaplanið sjálft. Í helloswap getur starfsfólk uppfært sína tíma sjálft og stjórnendur skipuleggja vaktirnar beint út frá þeim, svo þú þarft ekki að bera saman töflureikni og skilaboðaþráð. En það sem raunverulega kemur í veg fyrir ringulreiðina í upphafi annar er aginn sem býr að baki: að endurnýja upplýsingarnar á föstum tímum, festa þær áður en vaktirnar eru settar upp og halda undantekningum aðskildum frá fasta mynstrinu, óháð því hvaða tól þú notar til að halda utan um þetta.