Slik får du de ansattes tilgjengelighet og bemanningsbehovet til å gå opp
Når alle får jobbe når de kan, men vaktene likevel ikke går opp, er det ikke de ansatte som er problemet. Det er måten du matcher folk med behovet på. Slik løser du det uten å slite ut de beste folkene dine.
Alle som setter opp vaktplaner, møter før eller siden den samme veggen: På papiret har du nok tilgjengelighet totalt sett, men ikke nok folk i de timene det faktisk er travelt. Én kan bare jobbe morgen, en annen bare kveld, og fredagsrushet mellom kl. 16 og 20 står uten noen til å dekke det. Det er ikke mangel på folk. Det er et misforhold mellom når folk er ledige og når du trenger dem, og det krever en annen løsning enn «ansett flere».
Hvorfor tilgjengelighet og bemanningsbehov glir fra hverandre
Tilgjengeligheten meldes inn én gang og blir sjelden sett på igjen. Bemanningsbehovet endrer seg fra uke til uke etter salgsmønster, sesong eller bestillinger. Hvis du ikke jevnlig legger de to ved siden av hverandre, oppstår det hull i det stille:
- Nyansatte kommer alle inn med lignende vaktønsker (som regel dagtid), slik at kveldene blir tynt bemannet.
- Livssituasjonen endrer seg for noen av de ansatte (timeplan på skolen, ekstrajobb), og dermed endrer tilgjengeligheten seg også, men ingen oppdaterer hovedplanen.
- Etterspørselen endrer seg: En ny kampanje gir mer trafikk på lørdager, men malen for vaktplanen ble laget for en roligere lørdag for seks måneder siden.
Løsningen er ikke å be folk være mer fleksible. Løsningen er å fange opp skjevheten tidlig ved å sjekke den faktiske tilgjengeligheten mot de travleste timene før du setter opp uka, ikke etter at en vakt står ubesatt.
En praktisk måte å matche folk med de travleste timene
- Kartlegg de faktiske toppene først. Hent fram de dataene du har, som salg per time, antall samtaler eller pasientbelegg, og finn de 3–4 tidsrommene hver uke der underbemanning virkelig gjør vondt. Ikke gjett, sjekk.
- Sorter tilgjengeligheten mot disse tidsrommene, ikke mot hele dagen. En ansatt som er «tilgjengelig hele dagen», er ikke like nyttig som en som er ledig akkurat i den travle perioden mellom kl. 17 og 19. Ranger folk først etter hvor godt de passer til toppene, og fyll resten etterpå.
- Dekk toppene før de enkle vaktene. Sett opp de vanskelige timene først, mens du fortsatt har flest alternativer. Rolige vakter midt på formiddagen er lette å fylle senere, så ikke bruk opp de fleksible folkene dine på dem for tidlig.
- Legg inn én bevisst overlapp per topp. En overlapp på 15–30 minutter ved vaktskiftet i den travleste timen tar høyde for folk som kommer for sent og for tiden det tar å overlevere, uten at det blir for få på gulvet.
- Sjekk tilgjengeligheten på nytt med noen måneders mellomrom, ikke bare ved ansettelse. Livet til folk endrer seg. Et kort «stemmer dette fortsatt?» hvert kvartal fanger opp skjevheter før de blir et varig hull.
Når hullet ikke lar seg tette med de folkene du har
Noen ganger hjelper det ikke hvor smart du legger opp planen, fordi du rett og slett ikke har nok folk tilgjengelig i de travleste timene. Da har du tre ærlige valg: ansette spesifikt for det tidsrommet (og skrive det i stillingsannonsen), tilby et beskjedent tillegg for akkurat de vaktene, eller godta tynnere bemanning der og justere forventningene til servicen deretter. Det som ikke fungerer, er å be de samme én eller to fleksible ansatte gang på gang om å tette hullet. Det er slik du mister de mest pålitelige folkene dine til utbrenthet.
Det er også her en oversikt over ledige vakter virkelig kommer til sin rett. I stedet for at en leder må løpe rundt for å finne én person til en toppvakt som er vanskelig å fylle, legges vakten ut der alle kan se den, og den som faktisk er ledig og har lyst, tar den. Det løser ikke et reelt bemanningsproblem, men det betyr at ikke alt står og faller på deg hver gang det oppstår et hull, og ubesatte toppvakter dukker opp som en tydelig og synlig liste i stedet for som en overraskelse samme dag.