Teamet har vokst fra regnearket: Dette bør du automatisere først

Det finnes et helt bestemt øyeblikk da manuell vaktplanlegging bryter sammen. Som regel er det ikke noe dramatisk sammenbrudd – det er deg, en søndagskveld, mens du sjonglerer tre meldingstråder om hvem som tar åpningsvakten på mandag og samtidig prøver å huske om Priyas søknad om fri faktisk ble godkjent eller bare snakket om. Kjenner du deg igjen, har teamet ditt vokst fra regnearket og gruppechatten, selv om ingen har sagt det høyt ennå.

Feilen de fleste ledere gjør på dette tidspunktet, er å prøve å løse alt på én gang. De kjøper programvare som lover å automatisere hele driften, og tar den så aldri helt i bruk fordi innføringen blir overveldende. Det er bedre å automatisere etter hvor det gjør mest vondt, og begynne med det som koster deg flest timer eller fører til flest feil.

For de fleste arbeidsplasser med skiftarbeid er det første punktet vaktbytter. Manuelle forespørsler om vaktbytte er rotete fordi de kommer via den kanalen som er enklest for den ansatte – en SMS, en prat i gangen, en lapp på bordet på pauserommet – og så må lederen huske å faktisk oppdatere vaktplanen og sjekke at byttet ikke fører til overtid eller hull i bemanningen. Det er her ting glipper. Noen møter opp til en vakt som etter sigende allerede var dekket, eller ingen møter opp fordi byttet aldri ble bekreftet. Å automatisere dette betyr ikke at fleksibiliteten forsvinner. Det betyr at de ansatte får ett sted der de kan tilby en vakt til en bestemt kollega eller til hele teamet, og at du får én innboks der du godkjenner eller avslår, mens vaktplanen oppdateres automatisk når du sier ja. Denne ene endringen fjerner som regel den mest kaotiske delen av lederens uke.

Nummer to på lista er søknader om fri, nærmere bestemt å sørge for at godkjent fri faktisk sperrer for at den ansatte blir satt opp på vakt. Sjokkerende mange kollisjoner i vaktplanen skyldes at en leder godkjenner en feriesøknad i ett system (eller i én samtale) og så setter opp vaktplanen i et annet, uten å huske at godkjenningen fantes. Når fri og vaktplanlegging ligger på samme sted, forsvinner dette problemet av seg selv.

Det tredje er det gjentakende arbeidet med å sette opp vaktplanen. Hvis virksomheten din følger et ganske likt mønster fra uke til uke – samme bemanningsbehov på tirsdager, samme rush i helgene – kaster du bort tid på å bygge planen opp fra bunnen hver uke. Et verktøy som lar deg lage én solid uke og gjenta den fremover, og deretter bare justere unntakene, kutter tiden du bruker på vaktplanen kraftig, uten at du må gi fra deg kontrollen over hvem som skal jobbe hvor.

Lenger ned på prioriteringslista kommer ting som oversikter over ledige vakter og visninger på tvers av avdelinger, selv om det er fristende å automatisere dem først. De er virkelig nyttige når du har mer enn en håndfull ansatte eller flere lokasjoner, men de løser et vekstproblem, ikke et problem som plager deg hver dag. Er dere én avdeling med ti ansatte, trenger du sannsynligvis ikke dette ennå.

Mønsteret her er verdt å huske for alle verktøy du tar i bruk, ikke bare til vaktplanlegging: Automatiser den prosessen som i dag krever at du er mellommannen som må huske ting på tvers av flere kanaler. Det er der manuelt arbeid i det stille blir til feil. Alt annet er optimalisering du kan legge til når det grunnleggende ikke lenger spiser opp kveldene dine.