Afbud 40 minutter før vagten: sådan griber du det an

En medarbejder melder afbud 40 minutter før vagten starter. Det egentlige problem er ikke at finde en afløser. Det er, at de fleste ledere prøver at løse det i øjeblikket og fra bunden hver eneste gang i stedet for at have en fast fremgangsmåde, der klarer det meste af arbejdet automatisk. Hvis du håndterer afbud på den samme paniske måde hver gang, er det ikke et vagtplanproblem, du sidder med, men et kommunikationsproblem.

Derfor går de første 10 minutter galt

Det typiske forløb ser sådan ud: Du skriver til tre personer, som du tror måske har tid, og venter på svar. Du får ét "beklager, kan ikke", én, der ikke svarer, og ét "måske, jeg skal lige tjekke". Når du endelig får et svar, er der gået 20 minutter, og vagten er stadig ikke dækket. Det sker, fordi du gætter på, hvem der kan, i stedet for at tjekke det, og fordi du kontakter folk én ad gangen i stedet for at sende ud til alle, der rent faktisk kan tage vagten.

Et par ting gør det værre:

• Du skriver kun til dem, du lige kommer i tanke om, og ikke til dem, der faktisk har fri den dag
• Du ved ikke, hvem der allerede nærmer sig overarbejde, så du løser ét problem og skaber et nyt
• Der er ikke styr på, hvem der sagde ja først, og det ender med dobbeltbooking eller uenighed bagefter
• Du satser på at ringe, selvom vagten starter om under en time, og alle sover eller er på et andet arbejde

En fremgangsmåde, der holder under tidspres

Når nogen melder afbud, skal du have en rækkefølge, du kan køre igennem uden at tænke, for det er tænkningen, der æder tiden.

1. Få styr på hullet med det samme: hvilken vagt, hvilket tidspunkt, hvilken funktion. Begynd ikke at kontakte nogen, før du ved præcis, hvad du skal have dækket.
2. Send vagten ud til alle kvalificerede på én gang, ikke til én ad gangen. En oversigt over ledige vagter eller et opslag om vagtbytte til hele gruppen gør det med det samme i stedet for én efter én.
3. Sorter efter, hvem der lovligt og rimeligt kan tage den. Dem, der allerede har en vagt den dag, er tæt på overarbejde eller har godkendt fri, skal sorteres fra automatisk og ikke opdages bagefter.
4. Tag det første ja fra en kvalificeret medarbejder, og luk vagten med det samme, så du ikke ender med flere svar og skal trække et tilsagn tilbage.
5. Notér det: hvem der meldte afbud, hvem der tog vagten, og hvornår det blev bekræftet. Det får betydning senere, hvis der viser sig et mønster, eller hvis lønafdelingen spørger, hvorfor en medarbejder arbejdede en anden vagt end planlagt.

Det er ikke kun hastigheden, der gør det bedre at sende ud til alle end at ringe rundt. Alle ser det samme tilbud på samme tid, så du ikke kommer til at love vagten til to personer eller glemmer en, der ville have sagt ja.

Gør det lettere, næste gang nogen melder afbud

Du kan ikke forhindre afbud, men du kan begrænse den skade, hvert enkelt afbud gør.

• Hav godkendt fri og vagtplanen samme sted, så et godkendt fravær faktisk blokerer vagten, i stedet for at nogen glemmer det og ringer til den person ved en fejl.
• Kend dit holds aktuelle timetal, før krisen opstår. Hvis du hiver én ind, der allerede står på 38 timer, bliver ét problem til et overarbejdsproblem.
• Gør det til en vane, at medarbejderne selv tjekker ledige vagter på telefonen, og ikke kun når en leder skriver til dem. Hvis folk er vant til at kaste et blik på en oversigt, tager det minutter at dække et hul i stedet for en lang række ubesvarede beskeder.
• Kig efter et mønster, når der har været nogle afbud: samme person, samme ugedag, samme type vagt. Nogle gange er løsningen ikke en bedre måde at finde en afløser i sidste øjeblik, men en vagtplan, der ikke var realistisk fra starten.

Målet er ikke et system, hvor ingen nogensinde melder afbud. Det er et system, hvor ét afbud koster dig fem minutter i stedet for at vælte hele din morgen.