Lad medarbejderne bytte vagter – og få huller i vagtplanen væk fra dit bord

Alle ledere, der lægger vagtplaner, ved, at det egentlige arbejde ikke er at lægge planen – det er at rette i den, når nogen ikke kan tage deres vagt. Når medarbejderne selv kan bytte vagter, flytter det arbejde væk fra dit skrivebord og over til dem, der rent faktisk har konflikten, og det er dér, det hører hjemme.

Sådan går det uden et system til vagtbytte

Forestil dig det typiske forløb. En medarbejder finder tirsdag aften ud af, at vedkommende ikke kan tage lukkevagten torsdag. Uden en fast procedure for vagtbytte sker der typisk følgende:

• Medarbejderen skriver direkte til dig, ofte uden for arbejdstid.
• Du scroller gennem vagtplanen og prøver at huske, hvem der har tid og har de rette kvalifikationer.
• Du skriver til to-tre kolleger og spørger, om de kan tage vagten.
• Nogen siger ja, og du retter vagtplanen manuelt.
• Du håber, at ingen kommer til at dobbeltbooke sig selv eller glemmer det.

Det er fem trin, der alle går gennem dig, for at ændre én vagt. Gang det med et team på femten personer og et par konflikter om ugen, så har du et deltidsjob bare med at håndtere undtagelser fra en vagtplan, du allerede har lagt én gang.

Derfor fungerer vagtbytte mellem kolleger bedre

De medarbejdere, det drejer sig om, ved næsten altid før dig, hvem der har tid, hvem der kan dække en bestemt funktion, og hvem der skylder hvem en tjeneste fra sidste måned. Når de selv finder en løsning og bare sender den videre til dig til et ja eller nej, forsvinder det meste af frem og tilbage-snakken.

Et par ting får det til at fungere godt i praksis:

1. Både målrettede og åbne tilbud er vigtige. Nogle gange ved medarbejderen allerede, hvem vedkommende vil bytte med. Andre gange skal vagten bare slås op for hele teamet, så man kan se, hvem der hopper på. Et system, der kun understøtter den ene af delene, sender folk tilbage til sms'erne.
2. Godkendelsen bliver hos lederen. At medarbejderne må bytte vagter, betyder ikke, at de selv lægger vagtplanen. Du vil stadig have ét godkendelsestrin, så du kan fange problemer – fx en medarbejder, der tager en vagt, som giver vedkommende overarbejde, eller et bytte, der efterlader en vagt uden nogen med de rette kvalifikationer.
3. Registreringen skal være i orden. Når en vagt skifter hænder, skal lønnen afspejle, hvem der faktisk tog vagten, ikke hvem der oprindeligt stod på planen. En log over, hvem der anmodede om, tilbød og godkendte hvert bytte, sparer jer for diskussioner senere.

Det skal du holde øje med

Vagtbytte sparer tid, men det kan skabe nye problemer, hvis ingen holder øje:

• Manglende kompetencer. Et bytte, der ser fint ud på overfladen, kan efterlade en vagt uden nogen, der kan passe kassen, betjene en bestemt maskine eller have ledelsesansvaret. Bytte bør begrænses til folk, der er kvalificerede til funktionen, eller i det mindste markeres, så en leder kan kigge på det før godkendelse.
• Snigende overarbejde. En medarbejder, der tager ekstra vagter for at hjælpe en kollega, kan stille og roligt ende med overarbejde. Det er endnu en grund til, at godkendelsen ikke bør ske automatisk.
• Én person, der tager alle byttene. Hvis det er den samme pålidelige medarbejder, der bliver ved med at sige ja, kan vedkommende ende med at blive overbebyrdet. Det er værd at kigge på historikken over vagtbytte en gang imellem, ikke kun på de enkelte anmodninger.

Det er i virkeligheden samme idé som bag en oversigt over ledige vagter: Giv medarbejderne en direkte måde selv at løse dækningsproblemer på, og begræns lederens rolle til en hurtig godkendelse i stedet for en hel efterforskning. I helloswap lander anmodninger om vagtbytte – målrettede eller åbne – i én fælles indbakke til godkendelser, så du træffer en beslutning i stedet for at sende en eftersøgningspatrulje ud. Vagtplanen ender stadig hos dig til et sidste tjek, men det er ikke længere dig, der skal finde afløseren.