Anmod om fri i helloswap: Det sker med dine vagter, når fraværet er godkendt

At anmode om fri i helloswap er en anmodning, ikke en garanti. Indtil din leder eller administrator har godkendt den, står datoerne bare som afventende. Når den først er godkendt, er den til gengæld endelig, hvad vagtplanen angår: Din leder kan ikke længere sætte dig på en vagt den dag. Den eneste undtagelse er sygemelding med kort varsel i Danmark, som kan godkende sig selv. Her kan du se, hvordan de forskellige tilfælde fungerer i praksis, og hvor folk typisk går galt.

Anmod om fri i god tid

Alt det, du kender til på forhånd, anmoder du om på fraværssiden. Det gælder ferie, en planlagt fridag uden løn, forældreorlov og sygefravær, der ligger mere end en dag eller to ude i fremtiden. Vælg typen (ferie, sygdom, fri uden løn eller forældreorlov), angiv datoerne, og tilføj en begrundelse, hvis du vil. Så sendes en afventende anmodning til den, der leder din afdeling.

Et par praktiske råd:

• Send anmodningen så tidligt, som du med rimelighed kan. Den blokerer ikke noget i vagtplanen, før den er godkendt, så en sen anmodning, der stadig står som "afventende", forhindrer ikke en leder i at sætte dig på en vagt i den periode.
• helloswap holder ikke styr på, hvor meget fri du har ret til, eller hvor meget du har tilbage. Systemet forhindrer dig ikke i at anmode om mere, end du har til gode. Den vurdering ligger hos den, der godkender, ikke hos systemet. Tag ikke et manglende loft som grønt lys, men tjek selv, hvad du har ret til, før du spørger.
• Hvis du ombestemmer dig, har du ingen knap til at annullere. Mens anmodningen stadig afventer, skal du bede den, der godkender, om at afvise den. Er den allerede godkendt, skal du i stedet bede dem om at trække godkendelsen tilbage. Uanset hvad er det dem, der skal gøre det, ikke dig. Gå derfor ikke bare ud fra, at en gammel anmodning stille og roligt er forsvundet, hvis dine planer ændrer sig. Følg op.

Meld dig syg til en vagt i dag eller i morgen

Hvis du er for syg til at tage en vagt, der ligger i dag eller i morgen og ikke er slut endnu, skal du ikke bruge fraværssiden. Brug i stedet "Jeg er syg" ved vagten, enten fra din forside eller på selve vagten. Det virker også i Android-appen, og hvis du ikke kan se muligheden der, skal du opdatere appen. Når du bekræfter, sker der tre ting på én gang:

1. Din leder får besked med det samme.
2. Dagen registreres som sygefravær.
3. Vagten kommer på vagtbørsen, så en ledig kollega kan tage den.

Vagten står stadig på dig, indtil nogen har taget den, og det er blevet godkendt. Du er altså ikke automatisk fri for den, i det øjeblik du trykker på knappen. Hvis ingen på dit hold har tid, eller hvis din virksomhed har slået muligheden for at tage vagter fra vagtbørsen fra, er det din leder, der beslutter, hvordan vagten bliver dækket, ikke dig.

Knappen vises kun ved en vagt i dag eller i morgen. Sygefravær længere ude i fremtiden anmoder du om på fraværssiden ligesom alle andre typer fravær.

Derfor er det anderledes i Danmark

Er du i Danmark, bliver korte sygemeldinger på fire dage eller derunder godkendt, i samme øjeblik du sender dem, uden at en leder skal tage stilling. Det svarer til den lovbestemte periode, hvor man selv kan melde sig syg, før arbejdsgiveren kan kræve en lægeerklæring. Formularen fortæller dig på forhånd, om dine datoer lever op til det. Længere sygemeldinger samt alle andre typer fravær, og alt fravær uden for Danmark, skal stadig godkendes af en leder som normalt.

Hvad "godkendt" reelt betyder

Når en anmodning er godkendt, automatisk eller af en leder, er dagen blokeret helt. Det er ikke en blød advarsel, som en leder kan klikke sig forbi, når vagtplanen lægges. Systemet afviser simpelthen at sætte dig på vagten. Det er værd at vide, hvis du regner med, at din fri sikrer, at du ikke bliver sat på vagt: Når den først er godkendt, holder den.