Udfyld uge automatisk i helloswap: Hvad funktionen klarer, og hvad lederen selv skal tage sig af

Udfyld uge automatisk tager udgangspunkt i de tal, du giver den – hvor mange medarbejdere du skal bruge på hver vagt, hver ugedag – og laver en kladde til vagtplanen, hvor alles timer afstemmes mod deres kontrakt. Den udgiver ikke noget af sig selv, og den træffer ikke beslutninger om bemanding eller kompetencer for dig. Den besætter vagterne inden for de regler, du har sat, og giver dig en kladde, som du kan gennemgå, før dit team ser den.

Hvad den rent faktisk gør

Udfyld uge automatisk står ved siden af afdelingens navn i Vagtplan og kan bruges, så længe afdelingens uge ikke er udgivet endnu. Den arbejder med én afdeling ad gangen. Du angiver, hvor mange medarbejdere du skal bruge pr. vagt pr. ugedag – eller bruger "Hver dag" til at sætte alle syv dage på én gang – fjerner fluebenet ved dem, der ikke skal med den uge, og klikker på Udfyld.

Derfra sker følgende:

• Vagterne fordeles tilfældigt, men retfærdigt: Alles timer afstemmes mod deres kontrakt set over de tre foregående uger, så en, der kommer fra en lang uge, får færre vagter, og en, der kommer fra en kort uge, får flere.
• Ingen ender med samme vagttidspunkt hver eneste dag.
• Hver vagt, den opretter, tjekkes mod arbejdstidsreglerne: hvileperioder, lovens grænser for den ugentlige arbejdstid, fridage, tilgængelighed og godkendt fravær. Dem bryder den aldrig, uden undtagelse.
• Vagter i kladde, der allerede ligger i ugen, for eksempel en fast ugentlig vagt, bliver stående og tæller med i de tal, du har angivet.
• Hvis en vagt reelt ikke kan besættes lovligt af nogen, bliver den en ledig vagt i stedet for at blive tvunget over på en medarbejder.
• Alt, hvad den laver, er kladder. Intet er synligt for dit team eller endeligt, før du udgiver.

Hvis en medarbejder arbejdede mere end sin kontrakt i sidste uge, giver funktionen vedkommende færre vagter i denne uge. Den afkorter ikke en vagt for at få timerne til at passe – en vagt er altid præcis lige så lang som dens vagttype under Indstillinger. Godkendt fravær regnes også med, så en uge med ferie ikke i stilhed bliver til en uge, hvor medarbejderen "skylder" timer.

Hvad den overlader til dig

Fordelingen af timer er en prioritet, ikke et løfte. Hvis en uge reelt ikke kan bemandes på anden måde, giver funktionen en medarbejder flere timer eller skubber en over målet – men først når den har prøvet alle, der stadig ligger under deres. Din opgave, når du har klikket på Udfyld, er derfor at se kladden igennem og spørge dig selv: Giver resultatet mening for netop denne uge? Et par ting er værd at tjekke hver gang:

• Ledige vagter, den har oprettet. Det er de vagter, som ingen lovligt kunne tage. De kræver en beslutning fra et menneske: slå dem bredere op, justér bemandingsbehovet, eller acceptér hullet.
• Medarbejdere, der er skubbet over deres kontrakt. Det sker af en grund (en skæv uge, en weekend, der falder midt i ugen), men det er værd at vide, hvem det drejer sig om og hvorfor, før du udgiver.
• Krav til kompetencer. Hvis en vagt kræver en kompetence – nøgleansvarlig, førstehjælp – overholder funktionen det, men det er dit ansvar, at de rigtige medarbejdere har kompetencen registreret på deres profil.
• Selve bemandingstallene. Funktionen udfylder efter de tal, du giver den for ugen. Den fortæller dig ikke, om tallene passer til efterspørgslen. Den vurdering er din.

Hvornår du skal bruge den, og hvornår du skal lade være

Udfyld uge automatisk er bedst til en almindelig uge, der gentager sig, og hvor bemandingsbehovet er stabilt – den slags uge, hvor du ellers af vane ville trække de samme navne ind på de samme vagter. Til en usædvanlig uge – juletravlhed, et enkeltstående arrangement, en afdeling, der med vilje kører med færre folk – er det bedre at lægge planen i hånden eller justere tallene, før du udfylder, for funktionen gør præcis, hvad du beder den om, ikke hvad ugen faktisk kræver. Og uanset hvordan du lægger planen, så brug kladden som en reel gennemgang: Intet går i luften, før du udgiver, så det er din sidste chance for at fange en ledig vagt eller en skæv fordeling, før dit team ser den.