Notifikationer og vagtplanen i din egen kalender: guide til medarbejdere i helloswap

helloswap sender dig en notifikation, når en vagt bliver offentliggjort, når du får tilbudt et vagtbytte, eller der er truffet en afgørelse om et, når en kollega lægger en vagt, du kan tage, op på byttetavlen, når der er svar på en anmodning om fri, eller når din vagt nærmer sig. De fleste af dem styrer du selv under "Mine notifikationer" på din profil, og med Growth-abonnementet eller højere kan du også abonnere på dine offentliggjorte vagter i din egen kalenderapp. Her kan du se, hvad du faktisk kan ændre, og hvad det kan betale sig at gøre med det.

Vælg, hvad du får besked om

Under "Mine notifikationer" på din profil kan du slå hver type notifikation til eller fra enkeltvis, kun for din egen konto, og særskilt bestemme, om hver af dem også skal nå dig på mail og som pushnotifikation i appen på telefonen. Et par ting er gode at vide:

• Din virksomhed kan slå en notifikation fra for alle – det går forud for det, du selv har valgt for den. Så hvis du ikke ser noget, du forventer, kan den være slået fra på virksomhedsniveau og ikke i dine egne indstillinger.
• Alt, hvad du lader være slået til, står altid under klokken i helloswap, så du har et løbende overblik, selv hvis du overser pushbeskeden eller mailen.
• To ting kan ikke slås fra: et vagtbytte, som nogen specifikt har bedt dig om at svare på, og bekræftelser på dine egne anmodninger (fri, vagtbytter, du har foreslået, og så videre). Det er med vilje – de kræver et svar fra dig eller bekræfter noget, du selv har gjort, så de er ikke valgfri støj.

Vagtpåmindelsen er værd at indstille bevidst i stedet for bare at lade standarden stå. Den kommer enten aftenen før din vagt eller et bestemt antal timer før, alt efter hvad din virksomhed har valgt – så hvis du er typen, der har brug for et prik samme dag frem for en påmindelse aftenen før (eller omvendt), er det værd at tjekke, hvilken af dem der gælder for dig.

En praktisk vane: Hvis du tit bytter vagter eller jævnligt tager ledige vagter, så hold både notifikationerne om afgjorte vagtbytter og om ledige vagter slået til med push. De er tidskritiske – en ledig vagt på tavlen kan hurtigt blive taget af en anden, og svaret på et vagtbytte afgør, om du faktisk skal på arbejde den dag.

Banneret øverst på siden

Den besked, der nogle gange vises øverst i helloswap, kommer ikke fra din arbejdsgiver – den kommer fra helloswap selv og handler fx om produktinformation, planlagt vedligeholdelse eller et tilbud. Den kan også dukke op som en notifikation under klokken. Lukker du den med krydset, forbliver den lukket for dig. Den vises på engelsk eller på dansk, hvis det er dit valgte sprog. Ved et hurtigt blik er det let at forveksle den med en arbejdsrelateret besked, så læg mærke til afsenderen, før du går ud fra, at den kræver handling fra din leder.

Se dine vagter i din egen kalender

Hvis din virksomhed har Growth-abonnementet eller højere, kan du kopiere et kalenderlink fra din profil og abonnere på det i en hvilken som helst kalenderapp – på telefonen eller computeren. Når det er tilføjet, opdaterer det sig selv, efterhånden som dine offentliggjorte vagter ændrer sig, så du behøver ikke kopiere eller importere det igen.

Det er mest nyttigt, hvis du i forvejen styrer alt andet i en personlig kalender – så ligger dine vagter side om side med private aftaler, børnepasning eller et andet job, og du kan faktisk se, hvis noget kolliderer, før det sker. Et par ting at være opmærksom på:

• Kalenderen viser kun offentliggjorte vagter, så en kladde til vagtplanen, som din leder endnu ikke har offentliggjort, kommer ikke med.
• Fordi den opdaterer sig selv, er der ingen grund til at abonnere igen og igen – hvis vagterne ser forældede ud, så tjek, at abonnementet stadig er aktivt i din kalenderapp, i stedet for at tilføje det igen uden grund.