Ny medarbejder på vagtplanen: Sådan griber du de første to uger an

De fleste råd om at tage imod nyansatte handler om oplæring: at følge en erfaren kollega, lære kasseapparatet at kende og lære menukortet udenad. Det er vigtigt, men det er ikke derfor, nyansatte siger op i uge to. Det gør de, fordi vagtplanen er kaos: vagter, der ikke passer med det, de blev lovet, ingen anelse om, hvordan man beder om fri, og forvirring om, hvem de skal skrive til, hvis de bliver forsinket. Får du styr på vagtplanen, sidder oplæringen også meget bedre fast.

Før den første vagt

En nyansats forhold til vagtplanen begynder, før de har stemplet ind første gang. Der er et par ting, du skal have styr på i forvejen:

• Få deres tilgængelighed bekræftet skriftligt, ikke kun til jobsamtalen. Folk siger "jeg kan godt arbejde i weekenden", når de mener "helst ikke". Få konkrete dage og tidspunkter på plads, før du lægger deres første to uger.
• Afstem forventningerne til timetallet, især ved deltids- og sæsonstillinger. Har du ansat dem til 15 timer om ugen, så sæt dem ikke på 30 timer i den første uge, fordi I mangler folk. Det skaber en praksis, du ikke kan holde fast i.
• Sæt dem ind i vagtplanen før første arbejdsdag, ikke bagefter. Kan de ikke se deres første vagt, før de møder op, kan de ikke planlægge efter den. Det kan de kolleger, der skal dække ind, hvis noget ændrer sig, heller ikke.
• Forklar dem, hvordan man bytter vagter og beder om fri, allerede første dag, også selvom du synes, det er for tidligt. Nyansatte er dem, der oftest får en konflikt med vagtplanen i den første måned, for eksempel en familiebegivenhed eller ændrede arbejdstider på et andet job, og de skal vide, at der er en fremgangsmåde, før de får brug for den.

De første to uger: Overlap og forudsigelighed

Nyansatte har brug for to ting fra vagtplanen, som erfarne medarbejdere ikke har: overlap med en, der kan svare på spørgsmål, og forudsigelighed. Sæt ikke en helt ny medarbejder på en vagt alene, og giv dem ikke et helt nyt vagtmønster med få dages mellemrum, mens de stadig er ved at lære arbejdets rytme.

En enkel tilgang, der fungerer for de fleste vagtbaserede teams:

1. Læg deres første uge, så de overlapper så meget som muligt med en oplærer eller vagtansvarlig.
2. Hold vagttiderne ens de første to uger, med samme mødetid og nogenlunde de samme dage, også selvom de senere skal køre på skiftende vagter.
3. Undgå lukkevagter og vagter alene, indtil de har haft mindst et par hele vagter under opsyn.
4. Tag en snak med dem omkring dag 10, ikke dag 30. På dag 30 har du enten allerede mistet dem eller allerede løst problemet.

Hvor ledere typisk fejler

De fejl, der oftest dukker op, er ikke dramatiske. Det er små huller, der hober sig op:

• Vagtplanen for uge tre bliver lagt, før den nyansatte overhovedet har arbejdet i uge et, så deres reelle tilgængelighed og indsats aldrig bliver taget med i betragtning.
• Man går ud fra, at en nyansat forstår oversigten over ledige vagter eller systemet til vagtbytte, bare fordi det blev nævnt én gang ved introduktionen.
• Den nyansatte bliver brugt som fleksibel stopklods til at dække huller i vagtplanen, før de har fået fodfæste i jobbet.

Bruger du helloswaps vagtplanlægger til nyansatte, kan du sætte dem ind i en eksisterende fast ugeskabelon. Så er deres første vagter synlige og ens fra første dag, uden at du skal taste noget ind igen, og uden noget hul mellem "ansat" og "på vagtplanen". Alene det fjerner en af de mest almindelige faldgruber i den første uge: en ny medarbejder, der møder op klar til at arbejde og opdager, at ingen egentlig har dem på radaren endnu.

At tage imod nyansatte handler lige så meget om vagtplanlægning som om oplæring. Se de første to uger som en særskilt fase med sine egne regler, så falder færre nyansatte fra, før de har haft en reel chance for at lære jobbet.