Tjek lønomkostningerne, før du lægger vagtplanen ud – ikke bagefter

De fleste ledere opdager først, at lønomkostningerne var for høje, når lønrapporten lander – en uge eller to efter, at vagtplanen allerede er kørt. På det tidspunkt er de eneste muligheder at skære ned på timerne næste uge eller at sluge overskridelsen. Løsningen er enkel: Kig på de forventede lønomkostninger pr. afdeling, mens du stadig er ved at lægge vagtplanen, før du lægger den ud. Så kan du stadig flytte en vagt i stedet for at skulle undskylde for den.

Derfor fanger det ting, som en ugerapport ikke fanger

En lønrapport fortæller dig, hvad der er sket. Et omkostningstjek pr. afdeling under planlægningen fortæller dig, hvad der er ved at ske, mens du stadig kan ændre det. Forskellen betyder noget, fordi problemer med lønomkostninger næsten altid er lokale – én afdeling, én dag, nogle gange én vagt. De drukner i en samlet total for hele virksomheden, indtil det er for sent at gøre noget.

Typiske mønstre, som tjekket fanger:

• En afdeling har fået sat tre på lukkevagt en aften, der erfaringsmæssigt er stille, fordi den, der lagde den del af planen, kopierede sidste uges vagter uden at tjekke dem.
• Overarbejde, der stille og roligt hober sig op hos en eller to medarbejdere, fordi de har taget ekstra vagter i forskellige afdelinger, uden at nogen har krydstjekket det.
• Fordelingen af timelønninger i en afdeling har ændret sig (flere erfarne medarbejdere, færre juniorer), uden at nogen har lagt mærke til, hvad det betyder for omkostningerne.
• En leder, der dækker et hul med overarbejde i stedet for at kalde en medarbejder ind til almindelig timeløn.

Ingen af dem dukker op som et rødt flag på en enkelt vagt. De viser sig som et tal, der er højere end forventet, når du lægger en afdelings uge sammen.

Sådan gør du det til en fast rutine

Du behøver ikke en baggrund i økonomi for at gøre det godt. Du har brug for en vane og et tal at sammenligne med.

1. Sæt et ugentligt lønbudget pr. afdeling, ikke kun ét for hele virksomheden. En café og dens køkken har forskellige omkostningsstrukturer, og ét samlet tal skjuler, hvem af dem der faktisk ligger over.
2. Beregn de forventede omkostninger, mens du lægger planen, ikke bagefter. Hvis du laver vagtplanen i hånden, så hold en løbende total pr. afdeling, efterhånden som du sætter vagterne ind: timer gange sats, afdeling for afdeling.
3. Sammenlign med budgettet, før du lægger planen ud, ikke når ugen er gået i gang. Det er det trin, de fleste teams springer over, typisk fordi det betyder, at man skal gå tilbage og lave en vagt eller to om. Det føles som ekstra arbejde i øjeblikket, men det er langt mindre arbejde end at skulle forklare en overskridelse senere.
4. Hold øje med satsen, ikke kun timerne. En afdeling kan ramme sit timemål og alligevel sprænge budgettet, hvis timerne er skævt fordelt mod bedre betalte medarbejdere. Tjek begge dele.
5. Kig på afvigelsen, ikke kun totalen. Hvis en afdeling ligger over, så se på, hvilke dage eller vagter der trækker op, i stedet for at skære timer jævnt over hele ugen. Som regel står en eller to vagter for det meste af overskridelsen.

Hvad gør du, når en afdeling ligger over budget?

Før du lægger vagtplanen ud, har du reelle muligheder, som forsvinder, så snart ugen er i gang:

• Byt en erfaren medarbejders vagt ud med en juniors på en stillere dag, hvis kompetencerne tillader det.
• Flyt en vagt fra en dag med for mange på arbejde til en dag, hvor der er ledige vagter, der skal dækkes et andet sted.
• Gør en vagt en time kortere i stedet for at aflyse den helt.
• Tjek, om vagten faktisk kræver den bemanding, den er sat til. Nogle gange er budgetproblemet i virkeligheden et bemandingsproblem.

Hvis du bruger et vagtplanlægningssystem, er det værd at spørge direkte efter et omkostningsoverslag pr. afdeling, der opdateres, mens du lægger ugen, og som vises, før du trykker på udgiv. helloswap viser det i vagtplanlæggeren af netop den grund: at fange det, før planen bliver lagt ud, er et andet og billigere problem end at fange det bagefter. Men selv en simpel kolonne i et regneark, der regner om, mens du skriver, bringer dig det meste af vejen. Vanen betyder mere end værktøjet.