Kun tiimi kasvaa ulos Excelistä: mitä vuorosuunnittelussa kannattaa automatisoida ensin
Kun vuorosuunnittelu käsin ei enää toimi, älä automatisoi kaikkea kerralla. Tässä järjestys, joka oikeasti säästää aikaa, alkaen siitä, mikä vie iltasi juuri nyt.
Käsin tehty vuorosuunnittelu pettää tietyllä hetkellä. Yleensä kyse ei ole mistään dramaattisesta romahduksesta. Kyse on siitä, että istut sunnuntai-iltana ja yrität pysyä perässä kolmessa viestiketjussa siitä, kuka tuuraa maanantain aamuvuoron, ja yrität samalla muistaa, hyväksyttiinkö Priyan vapaatoive vai puhuttiinko siitä vain. Jos tämä kuulostaa tutulta, tiiminne on kasvanut ulos Excelistä ja ryhmächatista, vaikka kukaan ei olisi vielä sanonut sitä ääneen.
Useimmat esihenkilöt tekevät tässä vaiheessa saman virheen: he yrittävät korjata kaiken kerralla. He hankkivat ohjelmiston, joka lupaa automatisoida koko toiminnan, mutta eivät koskaan ota mitään siitä kunnolla käyttöön, koska käyttöönotto tuntuu ylivoimaiselta. Parempi on automatisoida sen mukaan, mikä sattuu eniten, ja aloittaa siitä, mikä vie eniten tunteja tai aiheuttaa eniten virheitä.
Useimmissa vuorotyötä tekevissä tiimeissä tämä ensimmäinen asia on vuoronvaihdot. Käsin hoidetut vaihtopyynnöt ovat sotkuisia, koska ne tulevat sitä kautta, mikä työntekijälle on helpointa: tekstiviestinä, käytäväkeskustelussa tai taukotilan pöydälle jätettynä lappuna. Sen jälkeen esihenkilön pitää muistaa päivittää vuorolista ja varmistaa, ettei vaihto aiheuta ylitöitä tai jätä vuoroa vajaaksi. Juuri tässä asioita jää huomaamatta. Joku tulee töihin vuoroon, jonka piti olla jo hoidettu, tai kukaan ei tule, koska vaihtoa ei koskaan oikeasti vahvistettu. Automatisointi ei tarkoita joustavuuden viemistä. Se tarkoittaa, että työntekijöillä on paikka, jossa he voivat tarjota vuoroa tietylle työkaverille tai koko tiimille, ja sinulla on yksi postilaatikko, josta hyväksyt tai hylkäät pyynnön. Vuorolista päivittyy automaattisesti heti, kun hyväksyt vaihdon. Tämä yksi muutos poistaa yleensä esihenkilön viikon kaoottisimman osan.
Listalla toisena ovat vapaatoiveet ja erityisesti se, että hyväksytty vapaa oikeasti estää vuoron merkitsemisen sille ajalle. Hämmästyttävän moni päällekkäisyys vuorolistassa syntyy siitä, että esihenkilö hyväksyy lomatoiveen yhdessä järjestelmässä (tai yhdessä keskustelussa), tekee vuorolistan toisessa ja unohtaa koko hyväksynnän. Jos vapaat ja vuorosuunnittelu ovat samassa paikassa, ongelma katoaa itsestään.
Kolmantena on vuorolistan rakentaminen yhä uudelleen. Jos viikot toistuvat teillä melko samanlaisina, eli tiistaisin tarvitaan sama miehitys ja viikonloppuisin on sama ruuhka, haaskaat aikaa tekemällä listan joka viikko alusta. Työkalu, jolla teet yhden toimivan viikon, toistat sen eteenpäin ja muokkaat vain poikkeukset, lyhentää listan tekemiseen kuluvaa aikaa rajusti. Silti päätät edelleen itse, kuka on missäkin vuorossa.
Alempana prioriteettilistalla ovat esimerkiksi avoimien vuorojen taulut ja usean osaston näkymät, vaikka niitä tekisi mieli automatisoida ensimmäisenä. Ne ovat aidosti hyödyllisiä, kun työntekijöitä on enemmän kuin kourallinen tai toimipisteitä useampi kuin yksi, mutta ne ratkaisevat kasvuun liittyvän ongelman eivätkä arjen kipukohtaa. Jos olet yksi osasto ja teitä on kymmenen, et luultavasti tarvitse näitä vielä.
Tämä periaate kannattaa muistaa minkä tahansa työkalun kohdalla, ei vain vuorosuunnittelussa: automatisoi se prosessi, jossa joudut nyt toimimaan välikätenä ja muistamaan asioita monen eri kanavan välillä. Juuri siinä käsin tehty työ muuttuu huomaamatta virheiksi. Kaikki muu on hienosäätöä, jonka voit lisätä, kun perusasiat eivät enää vie iltojasi.