Overtiden kommer snikende – slik oppdager du den i tide

Overtid sprenger sjelden budsjettet i ett dramatisk jafs. Den bygger seg opp gjennom et dusin små beslutninger i løpet av uka: en ekstra time her for å dekke en sen vareleveranse, et vaktbytte som skyver noen over 40 timer, en ledig vakt som blir tatt av en som allerede nærmet seg grensen sin. Ingen av disse beslutningene ser ut som et problem hver for seg. Men lagt sammen over en lønnsperiode kan de utgjøre forskjellen på en vaktplan som holder budsjettet, og en som ikke gjør det.

Løsningen er ikke strengere regler. Det er oversikt mens du fortsatt setter opp vaktplanen, ikke etter at lønnen er kjørt.

Derfor sniker overtiden seg forbi lederen

Overtid skyldes som regel ikke dårlig planlegging. Den skyldes god planlegging som ikke tok høyde for endringer som ble gjort i etterkant. Noen vanlige måter den sniker seg inn på:

• Vaktplanen så fin ut da den ble publisert, men tre vaktbytter senere står én ansatt på 44 timer, og ingen har regnet det sammen.
• En leder dekker opp når noen melder seg syk, ved å spørre den som er tilgjengelig, uten å sjekke om vedkommende allerede nærmer seg ukegrensen sin.
• Noen tar en ledig vakt fordi de vil ha timene, og lederen som godkjenner det, ser ikke hvor mange timer vedkommende allerede har den uka.
• Timene registreres ett sted (i vaktplanen) og summeres et annet sted (i et regneark eller i stemplingssystemet), så ingen ser tallet før det er for sent å gjøre noe med det.

Hver av disse er et lite gap mellom når en beslutning tas og når kostnaden blir synlig. Lukk det gapet, så forsvinner de fleste overtidsproblemene før de oppstår.

Bygg kontrollen inn i selve beslutningsøyeblikket

Den mest effektive overtidskontrollen er ikke en månedsrapport. Det er et tall som er synlig akkurat idet noen skal til å si ja til en vakt, et vaktbytte eller en ledig vakt. Det betyr:

• At ukens timetall vises ved siden av navnet til hver ansatt mens du setter opp vaktplanen, ikke bare ved slutten av lønnsperioden.
• At et vaktbytte eller en ledig vakt som vil skyve noen over grensen, blir flagget før det godkjennes, ikke etterpå.
• At den som godkjenner vaktbytter og ledige vakter, ikke bare den som lagde den opprinnelige vaktplanen, har samme oversikt over timetallene.
• At du setter en myk grense under den lovbestemte overtidsgrensen (for eksempel 36 eller 38 timer), slik at du får et varsel mens det fortsatt er rom for å justere.

Dette er en av grunnene til at en egen innboks der lederen godkjenner vaktbytter, betyr mer enn man skulle tro. Hvis ansatte bytter vakter seg imellom i det stille uten noen kontroll, kryper timetallet oppover uten at noen har bestemt at det skal gjøre det. Et godkjenningstrinn handler ikke om kontroll for kontrollens skyld. Det er det ene øyeblikket der noen kan fange opp et timetall før det havner på lønnsslippen.

Dette bør du gå gjennom hver uke, ikke hver måned

Selv med god oversikt i beslutningsøyeblikket lønner det seg å se på mønsteret én gang i uka i stedet for å vente på en hel lønnsperiode:

1. Hvilke ansatte ligger hele tiden nær overtid? Skyldes det en vane i måten vaktene settes opp på, eller mangler dere folk?
2. Blir ledige vakter fylt av folk som allerede nærmer seg grensen, fordi det er de som svarer raskest?
3. Hoper overtiden seg opp rundt bestemte vakter eller dager, noe som tyder på at den faste vaktplanen har for lav bemanning der?
4. Er vaktbyttene samlet hos noen få ansatte som stadig tar ekstra timer, og er det bærekraftig for dem?

Hvis de samme navnene eller de samme vaktene dukker opp igjen og igjen, er svaret som regel ikke «godkjenn mindre», men «planlegg annerledes». Oversikt over overtiden viser deg hvor det egentlige bemanningshullet er. Det er når du retter opp den faste vaktplanen, at hullet faktisk blir tettet.