När kalkylarket inte räcker längre: det här ska du automatisera först

Det finns ett särskilt ögonblick då det slutar fungera att lägga schemat för hand. Oftast är det ingen dramatisk krasch – det är du, en söndagskväll, som försöker hålla koll på tre olika sms-trådar om vem som tar öppningspasset på måndag, samtidigt som du försöker komma ihåg om Priyas ledighetsansökan blev beviljad eller bara diskuterad. Känner du igen dig har ditt team vuxit ur kalkylarket och gruppchatten, även om ingen har sagt det högt ännu.

Misstaget de flesta chefer gör i det här läget är att försöka lösa allt på en gång. De köper ett system som lovar att automatisera hela verksamheten och kommer sedan aldrig riktigt igång med något av det, eftersom införandet blir för överväldigande. Det är bättre att automatisera i tur och ordning efter vad som skaver mest, och börja med det som kostar dig flest timmar eller orsakar flest fel.

För de flesta team som jobbar skift är det första passbyten. Att byta pass manuellt blir rörigt eftersom förfrågningarna kommer via den kanal som är enklast för den anställda – ett sms, ett snack i korridoren, en lapp på bordet i personalrummet – och sedan måste chefen komma ihåg att faktiskt uppdatera schemat och kontrollera att bytet inte leder till övertid eller en lucka i bemanningen. Det är här saker faller mellan stolarna. Någon dyker upp till ett pass som någon annan skulle ha tagit, eller så dyker ingen upp alls eftersom bytet aldrig bekräftades. Att automatisera det här betyder inte att flexibiliteten försvinner. Det betyder att de anställda får ett ställe där de kan erbjuda ett pass till en viss kollega eller till hela teamet, och att du får en enda inkorg där du godkänner eller nekar bytet, och schemat uppdateras automatiskt så fort du säger ja. Bara den här förändringen brukar ta bort den mest kaotiska delen av en chefs vecka.

Tvåa på listan är ledighetsansökningar, framför allt att se till att beviljad ledighet faktiskt hindrar att personen schemaläggs på det passet. Ett förvånansvärt stort antal schemakrockar beror på att chefen beviljar en semesteransökan i ett system (eller i ett samtal) och sedan lägger schemat i ett annat, och glömmer bort att ledigheten redan är beviljad. Om ledighet och schema finns på samma ställe försvinner det problemet av sig självt.

Trea är att lägga samma schema om och om igen. Om verksamheten följer ett ganska jämnt mönster från vecka till vecka – samma bemanningsbehov på tisdagar, samma rusning på helgerna – slösar du tid på att bygga upp schemat från grunden varje vecka. Ett verktyg där du lägger en riktigt bra vecka, upprepar den framåt och sedan bara justerar undantagen minskar tiden du lägger på schemat drastiskt, utan att du behöver lämna ifrån dig kontrollen över vem som jobbar var.

Längre ner på prioriteringslistan, även om det är frestande att börja där, hamnar sådant som tavlor för lediga pass och vyer över flera avdelningar. De är verkligen användbara när du har fler än en handfull anställda eller fler än en arbetsplats, men de löser ett tillväxtproblem, inte ett problem du brottas med varje dag. Är ni en enda avdelning med tio personer behöver du förmodligen inte det här ännu.

Mönstret är värt att komma ihåg för alla verktyg du inför, inte bara för schemaläggning: automatisera den process som i dag kräver att du är mellanhanden som ska komma ihåg saker från flera olika kanaler. Det är där det manuella arbetet i det tysta blir till fel. Allt annat är finslipning som du kan lägga till när grunderna inte längre äter upp dina kvällar.