Övertiden smyger sig på – så ser du den komma

Övertiden spräcker sällan budgeten i ett enda slag. Den växer fram ur ett dussin små beslut under veckan: en extra timme här för att täcka upp när en leverans är sen, ett passbyte som gör att någon hamnar över 40 timmar, ett ledigt pass som tas av någon som redan låg nära sin gräns. Inget av besluten ser ut som ett problem i sig. Men lagda ihop under en löneperiod kan de vara skillnaden mellan ett schema som håller budgeten och ett som inte gör det.

Lösningen är inte strängare regler. Det är att du ser siffrorna medan du fortfarande lägger schemat, inte först när lönen har körts.

Därför slinker övertiden förbi chefen

Övertid beror oftast inte på dålig planering. Den beror på bra planering som inte tog höjd för ändringar som gjordes i efterhand. Några vanliga sätt den slinker igenom på:

• Schemat såg bra ut när det publicerades, men tre passbyten senare ligger en medarbetare på 44 timmar och ingen har räknat ihop det.
• En chef täcker upp för en sjukanmälan genom att fråga den som är ledig, utan att kolla om personen redan är nära sin veckogräns.
• Någon tar ett ledigt pass för att hen vill ha fler timmar, och chefen som godkänner det ser inte hur många timmar personen redan har den veckan.
• Timmarna förs på ett ställe (schemat) och summeras på ett annat (ett kalkylark eller tidrapporteringen), så ingen ser siffran förrän det redan är för sent att ändra något.

I alla fallen finns ett litet glapp mellan när ett beslut fattas och när kostnaden blir synlig. Täpp till det glappet, så försvinner de flesta övertidsproblem innan de ens uppstår.

Gör kontrollen i samma stund som beslutet fattas

Den mest effektiva kontrollen av övertid är ingen månadsrapport. Det är en siffra som syns precis när någon ska tacka ja till ett pass, ett passbyte eller ett ledigt pass. Det innebär att:

• Visa summan av veckans timmar bredvid varje medarbetares namn när du lägger schemat, inte bara i slutet av löneperioden.
• Flagga ett passbyte eller ett ledigt pass som skulle ta någon över gränsen, innan det godkänns och inte efteråt.
• Ge den som godkänner passbyten och lediga pass, inte bara den som lade det ursprungliga schemat, samma överblick över timmarna.
• Sätta en mjuk gräns under den lagstadgade övertidsgränsen (till exempel 36 eller 38 timmar), så att du får en varning medan det fortfarande finns utrymme att justera.

Det här är ett av skälen till att en inkorg där chefen godkänner passbyten betyder mer än man kan tro. Om medarbetare byter pass med varandra i tysthet, utan någon kontroll, kryper timmarna uppåt utan att någon har bestämt att de ska göra det. Ett godkännandesteg handlar inte om kontroll för kontrollens skull. Det är det enda tillfället då någon kan upptäcka summan innan den blir en lönespecifikation.

Gå igenom varje vecka, inte varje månad

Även när du ser siffrorna i beslutsögonblicket är det bra att titta på mönstret en gång i veckan i stället för att vänta en hel löneperiod:

1. Vilka medarbetare ligger hela tiden nära övertid? Är det en vana i schemaläggningen eller en brist på personal?
2. Går de lediga passen till personer som redan är nära sin gräns, för att det är de som svarar snabbast?
3. Samlas övertiden kring vissa pass eller dagar, vilket tyder på att grundschemat har för lite bemanning där?
4. Är passbytena koncentrerade till några få medarbetare som hela tiden tar extra timmar, och är det hållbart för dem?

Om samma namn eller samma pass dyker upp gång på gång är svaret sällan ”godkänn färre”. Det är ”lägg schemat annorlunda”. När du ser övertiden vet du var det verkliga bemanningsglappet finns, men det är först när du ändrar grundschemat som det faktiskt täpps till.