Derfor skal dine medarbejdere kunne se vagtplanen på mobilen

Medarbejdere på skiftende vagter finder ud af, hvornår de skal arbejde, om et vagtbytte er gået igennem, og om de har fået fri, på deres telefon. Det sker ofte i bussen, mellem to opgaver eller lige inden vagten starter. Hvis den eneste måde at se vagtplanen på er et udprintet ark på væggen i pauserummet eller et system på en computer, som ingen kan komme til ude på gulvet, bygger du gnidninger ind i et job, der i forvejen har meget lidt luft. Adgang via mobilen er ikke bare rart at have. Det er forskellen på, om informationen når frem, mens den kan bruges, eller først når det er for sent.

Det her går galt uden

Tænk en helt almindelig uge igennem for en medarbejder i en butik eller på et lager. De har ikke en firmacomputer. Måske har de ikke engang en privat mail, de tjekker hver dag. Det, de har, er en telefon, og det er dér, alt det praktiske omkring vagtplanen skal kunne foregå.

Uden adgang via mobilen går det typisk galt sådan her:

• Medarbejderne ringer eller skriver til lederen for at spørge "skal jeg arbejde torsdag?" i stedet for bare at slå det op, og det æder af lederens tid hele ugen.
• En vagt bliver slået op på oversigten over ledige vagter, men ingen ser den før dagen efter. Så forbliver den ubesat, selvom nogen kunne have taget den på vej hjem fra arbejde.
• En medarbejder, der er syg, kan ikke nå at sætte sin vagt til bytte i tide, fordi de venter, til de kommer hjem til en computer.
• Ændringer i vagtplanen, der bliver hængt op på en væg eller lagt i et fælles drev, går helt hen over hovedet på alle, der ikke er fysisk på arbejdspladsen den dag. Det gælder også den, ændringen berører mest.

Hver for sig er det små irritationsmomenter, men tilsammen giver det huller i bemandingen, hovsaløsninger i sidste øjeblik og medarbejdere, der føler sig holdt udenfor i et job, der direkte påvirker deres indtægt.

Det skal du faktisk kigge efter

Når du vurderer, hvordan dit team får besked om vagtplanen, så nøjes ikke med "der er en app" som hele svaret. Tjek de her ting:

1. Virker på alle telefoner, ikke kun ét styresystem. Mange medarbejdere i frontlinjen har en blanding af Android og ældre eller billige telefoner. Hvis halvdelen af personalet ikke kan installere appen, har du ikke løst problemet. Du har kun løst det for nogle af dem.
2. Ingen besvær med at logge ind. En medarbejder, der tjekker sin vagt kl. 7 før mødetid kl. 7.30, har ikke tid til at nulstille en glemt adgangskode. Et simpelt login, hvor man forbliver logget ind, betyder mere, end de fleste tror.
3. Push-notifikationer, ikke kun en indbakke. Ændringer i vagtplanen, godkendte vagtbytter og ledige vagter skal nå frem, uden at man selv skal åbne appen og tjekke. En notifikation, der stille forsvinder, uden at telefonen vibrerer eller viser et mærke på ikonet, bliver ignoreret.
4. Begge veje, ikke kun visning. Medarbejderne skal kunne søge om fri, tage en ledig vagt eller sætte deres egen vagt til bytte fra den samme telefon. Det må ikke være en adgang, hvor de kun kan se planen, mens alt andet stadig skal gennem lederens skrivebord.

Lederens side af samme sag

Adgang via mobilen gælder begge veje. En leder, der skal godkende en anmodning om vagtbytte eller tjekke, hvem der dækker for en sygemelding, burde heller ikke skulle sidde ved et skrivebord. Hvis godkendelser ligger i en indbakke, der kun kan åbnes på en computer, har du bare flyttet flaskehalsen i stedet for at fjerne den. Målet er, at informationen om vagtplanen (hvem der arbejder, hvem der har byttet, og hvem der er fraværende) bevæger sig lige så hurtigt som en telefon, for alle involverede og ikke kun for dem, der lægger vagtplanen.

Pointen er enkel: Vagtarbejde foregår væk fra skrivebordet, så de værktøjer, der hører til, skal også fungere væk fra skrivebordet. Alt, hvad der kræver en computer for at blive brugt godt, ender stille og roligt med at blive brugt dårligt.